干部人事档案信息化建设实践探讨

摘 要：随着信息技术快速发展，在社会经济发展进程中扮演着极为重要的角色。社会经济发展进程中，干部人才在其中发挥着重要作用，考虑到干部队伍的流动性问题，必须针对干部人事档案实施行之有效的管理，为更好地发挥干部人力资源的价值做出积极贡献。在信息技术日愈提升的当下，干部人事档案必须朝着信息化方向发展，此乃必然趋势。然而，当前干部人事档案信息化建设在实践中尚处于初级阶段，仍存在不少亟待解决的问题，使得干部人事档案管理水平大打折扣。文章将围绕着干部人事档案信息化建设进行探讨，以期能为提升干部人事档案管理质量做出积极贡献。

关键词：干部;人事档案;信息化

在信息技术快速发展和广泛运用的当下，人事档案管理必须顺应时代发展趋势，转变以往传统落后的人事档案管理模式，立足实际对其进行合理调整和改进，明确信息化属于现下干部人事档案管理的必然发展态势。实践表明，通过实施干部人事档案信息化建设，有利于为单位人员开展相应工作做出积极作用，对实现提升工作效率及质量的目标大有裨益。故而，通过针对干部人事档案管理实施信息化建设，属于当今时代发展的必要趋势。文章将立足于当前干部人事档案管理的实际情况，分析当下干部人事档案信息化构建中存在的不足，并以此为基础研究切实有效的应对措施。

一、干部人事档案信息化管理的必要性

（一）能够让档案查询更为便捷高效

通过实施干部人事档案信息化管理，属于对传统档案管理模式的改革创新，有助于提升档案管理的效率及水平，具有更为便捷、智能高效的突出优势。在传统档案管理中，主要为纸质档案材料，对档案存储空间的要求相对较高，在开展档案查询工作时往往存在效率低下的问题，且运用其中的分类方式相对固定，难以满足实施大量数据筛选的要求。实施干部人事档案信息化管理的突出特点便是，将纸质档案转化为电子档案，此举能够提高档案信息的录入数量，并能够在计算机等设备的辅助下，实施快速高效地档案查询工作，此举能够大幅度提升档案查询效率，对提高档案资料的利用率具有积极作用。

（二）能够让档案管理更为规范合理

通过加快干部人事档案信息化管理的建设步伐，科学发挥电子技术在其中的价值，有利于提升档案信息管理的规范化水平。在实施纸质档案管理工作时，考虑到纸张大小、材质、装订方式等存在一定差异，故而难以依据统一的管理标准对其实施管理工作，在实际管理过程中容易出现纸质档案残缺、受损等诸多问题。通过将纸质档案有效转化为电子档案，以上提及的问题可以在一定程度上有效规避。第一，在实施电子资料填写工作时，需要依据相应要求制定统一的填写规范，对填写字体、内容要求、格式等予以明确规定，以有效降低在录入环节出现的问题。第二，有关工作人员要在实际需求的指导下，从技术层面进行调整和改进，并针对档案库内的相应数据信息实施定期更新和维护，立足全局，切实保障干部人事档案管理的规范性和严谨性。

（三）能够让档案存储更为安全高效

在纸质档案存储环节，若遭遇火灾、暴雨等天灾人祸时，纸质档案可能遭受毁灭性损毁，档案管理人员若在实际管理环节出现工作失误，也可能导致档案管理遭受难以挽回的影响，不法分子还可能处于私利或私心，不惜冒着触犯法律的红线窃取档案信息。通过实施干部人事档案信息化管理，将纸质资料有效转化为电子资料，能够将干部人事档案资料在内部网络内得到妥善储存和管理，并针对专业资料实施更为严谨专业的管理，对其实施加密处理，此举有利于提升干部人事档案管理的规范性和安全性。另外，相应工作人员还需针对档案库实施定期管理和维护，对系统进行更新升级，科学发挥网络化信息技术在其中的价值，并将其上传到云端实施严谨细致的管理，在一定程度上有利于实现永久保存的目标。通过有效整合电子档案和纸质档案这两种管理方式，对保障档案管理的安全性大有裨益。

二、当前干部人事档案信息化建设的实际情况

依据我党十八大精神的相应要求，干部人事档案管理必须顺应时代发展要求，对其进行合理调整和改进，将信息技术合理运用其中，提高信息化在档案管理中的运用范围，切实提升干部人事档案管理的效率及质量。我国在人事档案信息化管理中取得杰出进展，但在实践中仍存在不少亟待改进的问题，并主要体现在以下方面。

（一）相应资金投入与实际要求不符，未能准确认识到其重要性

为实现干部人事档案信息化管理的目标，一方面需要配置相应管理软件，一方面需要配备健全的硬件设备，从软硬件设备上为落实信息化管理予以保障。为实现这一目标，前期对所投入资金的数量要求相对较高。然而，不少单位在实际建设环节，在人事档案管理方面做出的预算投入，往往与实际要求存在较大差距，使得人事档案信息化管理在具体实践中，往往受到软硬件设施的局限。此外，有些单位未能准确认识到干部人事档案管理的价值及作用，仍未此项工作无足轻重，不值得在该环节投入过多，且此种观念相对普遍。这与人事档案管理工作往往不能直接和工作效率及业绩水平挂钩具有密切关联，故而在一定程度上也严重制约了干部人事档案信息化建设的步伐。

（二）所采取的管理方式相对单一，信息化建设相对薄弱

不少单位在日常管理工作中，往往容易忽视干部人事档案管理的价值，在具体管理实践中处于弱势地位，当期沿用传统单一的管理方式，在实际运用中缺乏创新和改进，使得信息能否确保其准确性受到干扰。此外，不少单位在实际发展进程中，将现代化信息技术合理运用其中，但在实际运用环节多侧重于表面，所发挥的实质作用相对有限，未能切实展现出现代化技术手段的优势。有关人员在实施信息平台管理工作时，缺乏相应管理技巧及能力，在一定程度上致使档案信息化构建开展地步履维艰。

（三）档案管理人员的综合素养参差不齐

为保障干部人事档案信息化建设顺利开展，需要以具备相应实力及资质的档案管理人员为支撑，对其实践操作能力及知识储备具有相应规定，故而必须组织档案管理人員开展强有力的软硬件操作及运用培训，组织提升相应工作人员的综合素养。然而，当前不少档案管理部门在人员配置上存在不足，尤其是欠缺高技术人才，故而在一定程度上制约了档案管理质量。

三、干部人事档案管理信息化建设的可行性对策

在当前干部人事档案管理中，通过践行信息化管理理念，有利于提升档案管理水准及效率，属于一种新型高效的档案管理模式，属于当今时代发展形势下不可避免的趋势。为贯彻落实干部人事档案信息化管理的目标，必须将现代化管理理念落实到位。

（一）基于干部人事档案管理构建专门的电子信息系统

依据干部人事档案管理的要求及特点，构建具有针对性的电子档案系统，凭借其强大而又全面的功能，能够为档案管理工作开展提供便利。人事部要经过多方比较和筛选后，挑选出具备相应资质的人员，在各部门兼任档案管理职责，并组织这些人员开展专业系统的培训，为顺利开展各部门档案管理创新奠定基础。从事档案管理工作的人员需要及时处理档案信息，并灵活运用现代化信息技术，在相应技术及设备的辅助下，确保电子资料录入的准确性和高效性，致力于完善部门内部档案管理信息系统，为更为便捷高效地运用相应数据信息奠定基础。通过对比纸质档案和电子档案，可知后者在时效性和准确性方面具有明显的优势。

（二）针对干部人事档案信息化管理制度对应目标

在干部人事档案信息化管理建设进程中，需要对纸质资料实施电子化处理，配置满足信息管理的软硬件设施配置。将纸质资料进行电子化处理属于第一步，相应工作人员需要将文本资料、图片表格等准确录入其中，并依据相应要求开展分类工作，结合实际情况选择适宜的索引形式，且划分不同等级，设置具有针对性的管理权限，致力于完善人事档案管理系统构建，将现代化信息技术等合理运用其中，科学整合各种数据，为实现信息化奠定基础。

（三）基于干部人事完善和改进管理制度

各部门在实施档案信息化管理的进程中，通过健全和完善对应制度体系，能够对其建设提供助力，对其具有积极的推动效果。为深化对传统管理制度进行创新和调整的目标，必须顺应当前干部人事档案管理的要求，找出传统管理制度中存在的不足，有针对性地调整和改进，及时废除不合理的管理条例。故而，在实施信息管理网络构建工作时，必须妥善应对传承和创新之间的关联，合理引进现代化管理理念及制度，合理整合这两部分内容，而不是全面否决前期内容。另外，要将关注点放在体系规划上，对相关部门是否具备良好的策划能力予以高度重视，围绕着工作系统制定整体规划方案，从制度层面入手，让相应工作人员的权益得到保障，在对相应制度进行创新和调整的同时，致力于调解工作进度，切实保障信息化在各个环节得以稳步开展。

（四）依据时代要求对信息化建设予以理论指导

在信息时代背景下，各种现代化信息技术纷纷涌向，传统人事管理方式面临着创新和改进。然而，当前不少人事管理部门未能灵活准确地运用相应管理理论，或所借鉴和学习的例子尚不成熟，致使干部人事档案信息化管理在建设实践中暴露出诸多不足，未能准确抓住问题的症结所在，使得在实际发展进程中缺乏头绪。为此，领导干部要做好模范带头作用，从意识层面正确认识到该工作的必要性，在十九大对党建工作的指导下，于信息化管理中有效融合工作理念及要求，致力于寻求全面发展，并组织各部门人员开展专业化技能培训，致力于改进和完善档案信息递送机制，对人事档案管理部门的工作机制进行改进和优化，以科学理论作为指导目标，并始终保持创新，于实践中逐步改进和优化信息化建设。

（五）注重对干部人事档案管理模式的创新和改进

在干部人事档案管理工作中，采取何种管理模式，直接关系到各部门的工作效率及水准，若在实际管理环节，长期沿用传统单一的管理方式，迟迟不对管理模式进行创新，则容易影响所制定决策的有效性，使得工作人员接收的目标模糊不清，使得基层管理水平大打折扣，难以获得理想的管理效果。基于此，各部门必须注重对人事档案管理工作方式进行创新和改进，依据时代发展要求，全面落实创新理念，依据实际工作需求，对管理模式进行创新和改进，并依据相应要求适当加大投入。

（六）制定健全的干部人事档案管理安全准则

为切实保障纸质资料转化电子资料的准确性，档案管理部门必须针对该工作的各个环节制定对应规定，推动人事档案信息化建设顺利开展。在干部人事档案信息化建设中，必须将安全管理落实到位，在我国相关法律法规的要求下，选择符合相应要求的材料。考虑到电子资料和纸质资料在安全管理中各种侧重，就纸质资料管理而言，侧重于保障实体资料的日常保养及存储安全。而对于电子资料管理，侧重于对其进行加密处理，避免出现数据外泄等诸多问题，主要采取密码、指纹识别等方式。另外，在档案安全管理的规定下，完善相应制度法规，依据信息化建设要求进行合理调整和改进。

四、结语

在当今时代发展形势下，信息技术在各个行业领域均扮演着重要角色，各单位要想寻求长足发展，必须顺应时代发展需求，明确干部人事档案管理的价值及意义，对档案管理理念进行调整和改进，致力于改进干部人事档案信息化管理质量，综合考虑各要素后构建专业系统的档案管理系统，为当今社会经济发展提供助力。对于从事人事档案管理工作的人员，必须准确认识到本职工作的要求及重难点，并基于实际要求，将信息技术合理运用其中，致力于全面增强干部人事档案管理水平。

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作者简介：邹文华（1968.12- ），男，云南红河人，本科，中学高级教师，研究方向：人事档案管理。