大数据时代提高高校办公室管理服务水平的思考

陈洁

摘   要：本文阐述了大数据技术为高校办公室管理服务水平的提升带来机遇，从网站服务水平有待提高和办公室信息数据相对独立的高校办公室管理目前的现状入手，进一步提出全方位提升高校办公室网站建设，加强办公室网站服务能力;建立统一的信息共享数据标准，实现信息资源跨部门互联互通，充分发挥办公室综合管理和信息服务的职能，促进高校教育与管理工作的高质高效科学发展。

关键词：大数据  高校办公室管理  服务水平

随着信息技术的飞速发展，计算机技术的发展和应用，使得行政办公方式发生巨大的变化，高校教育模式和管理方式也随着信息化建设不断改善，尤其是在大数据时代背景下，顺应时代的发展要求，借助大数据技术提高高校管理服务的效率和速度，提高高校管理服务的质量和水平，为师生提供更优质的服务，是值得深入思考的问题。

1  大数据与高校办公室管理

大数据，字面理解为规模宏大的数据。大数据的战略意义不在于拥有庞大的数据信息，而在于对这些信息进行采集、分析、预测和评估，从而提炼出具有潜在知识价值，提供准确的数据服务。大数据时代，高校教育数据信息成为宝贵的资源，通过对教育和管理工作中大数据资源的挖掘，从而为教育改革和创新发展注入了强大的动力，大大提高了高校教育和管理服务的质量和水平。

高校办公室的管理是一项综合性服务，服务对象是高校所有教师和学生。高校办公室是学校的重要职能部门，发挥着承上启下、协调各方、联系内外的枢纽作用。随着大数据技术的发展，高校办公室应顺应时代的发展要求，借助大数据技术来提升管理服务功能，为全校师生和社会提供全面优质的服务和保障。

2  高校办公室管理服务水平的现状

2.1 办公室网站服务水平有待提高

目前高校办公室网站建设以信息公开为主，网站框架结构规划单一，大都仅提供办公室相关的办事流程和办事文件下载服务，网站提供的信息大多处于静态，不能及时更新信息，与师生交互性较差，缺乏人性化。特别对于办公室的窗口科室，办公室网站没有可以提供很好地信息化支撑，仅仅依靠窗口人工管理和重复劳动的传统的行政办公方式，服务方式落后，行政管理工作效率低下，工作质量不能让高校师生满意。

2.2 办公室信息数据相对独立

高校办公室工作很多数据和信息都具备相关性，由于管理数据和信息的主体不同，数据的跨部门合作中的信息无障碍流动显得尤为重要。目前办公室的信息数据相对独立，信息零散，使得信息资源无法实现共享影响了整个办公效能的发挥，信息孤岛问题严重，反复的数据征集严重影响办公室人员的工作积极性和产生倦怠情绪，更重要的是影响数据的准确性。

3  大数据为高校办公室管理服务水平的提升带来机遇

高校办公室管理是一个动态的过程，它要求高校办公室不仅要提供丰富的服务内容，满足师生的不同需求，而且要采取多样的服务方式。提供優质服务是高校办公室管理的一项重要职能，这意味着不仅要提升高校管理服务水平，而且要提升高校行政办公效能。大数据时代的到来，为实现这一目标注入了强大的动力。大数据的应用能使管理服务依据的丰富性和准确性得到显著提升，进而为管理方式的改进与优化提供更加科学与严谨的基础，减少跨部门合作中的管理层级，推进管理服务精细化人性化，为管理服务水平的提升提供了重要支撑。

4  大数据时代提高办公室管理服务水平的思考

4.1 全方位提升高校办公室网站建设，加强办公室网站服务能力

结合高校办公室服务内容，构建完善的信息化网络平台，促进信息公开，推动在线服务，加强师生互动交流。

信息公开服务：健全数据信息系统，丰富办公室的服务资源，办公室网站为师生提供精准有效、内容丰富的信息资源，允许师生通过多种方式在网站平台获取与他们密切相关的重要信息事项。提升信息系统分析能力，通过对信息资源的获取大数据的分析，提前把握或定期统计分析师生的信息资源需求，变被动为主动，变单一为多元服务，提升办公室监测、预警和防范管理，不断提高信息公开服务质量和水平。

在线办事服务：以办公室网站为平台，向师生提供给不同的服务项目，建立完善的会务申请、车辆安排、公共通知、公务接待、文件流转等相关信息库，把涉及办公室服务的数据集成化和标准化，利用大数据平台共享交换，让数据信息多跑路，让师生办事少跑腿。通过简化服务事项、优化服务流程，避免服务对象重复提交材料，降低行政成本，促进跨部门沟通，提高服务效率，为师生方便、高效、精准的服务，促进办公室服务智能化、人性化。

互动交流服务：为师生提供精准有效、内容丰富的服务的同时，通过领导信箱、师生心声、意见征集、留言板、动态评价等方式，网站平台另外建立与师生的互动交流平台，集思广益，有效保障师生的各项事务参与，加强师生的使命感和对学校的归属感，有效促进服务透明化。如果没有师生的参与，办公室无法了解到最新的服务发展需求，建立动态互动的网站平台，及时掌握师生需求，及时改进管理中的不足，及时改进和完善，减少不必要的问题，便于师生服务。

4.2 建立统一的信息共享数据标准，实现信息资源跨部门互联互通

基于合作模式的不同建立跨部门协同服务信息共享平台，将分散在各部门的数据信息汇聚，通过收集、梳理、分类、传递和反馈，形成信息数据合力，并能够使信息数据在各部门顺畅传递，实现跨部门合作中的信息无障碍流动，共同推动信息数据服务效率的提升。

要形成一个系统化的信息数据库，避免重复征集，首先要建立统一的信息共享数据标准，使得各部门相关信息数据规范化和标准化。标准格式的信息数据采集的建立，最大程度打通各部门数据错位乱象，解决部门间信息数据互不兼容的问题，进而实现信息数据的交流与共享，促进跨部门合作。

5  结语

随着大数据时代的到来，大数据给高校办公室管理服务水平的提升带来了机遇，促进办公室服务人性化、高效化，信息资源跨部门互联互通，充分发挥办公室综合管理和信息服务的职能，促进高校教育与管理工作的高质高效科学发展。

参考文献

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[4] 陈洁.基于知识管理的高校办公室信息化建设思考[J].科技资讯，2019（4）：106-110.