大数据背景下人事档案电子化管理和探讨

张勇

摘要：做好人事档案管理工作，可以帮助企业更好的了解企业内部的员工，进而制定出科学合理的人才选拔机制以及培养机制。大数据时代的到来，使得企业的人事档案管理工作面临着更大的挑战，实现人事档案的电子化管理成为未来的发展趋势。基于此，本文重点针对大数据背景下人事档案电子化管理进行了详细的分析，以供参考。

关键词：大数据：人事档案;电子化管理、

人事档案管理主要就是对企业员工的基本信息进行详细的记录和保存。通过对人事档案的阅读，就可以直接了解一名企业员工的基本信息。以此為基础实施各项管理工作，就可以显著提升管理效率与管理质量。但是在实际的人事档案管理工作中，还有很多问题没有得到解决。只有加大信息化技术的应用，通过电子化管理模式来提升人事档案管理的工作效率以及工作质量，才能促进企业的发展与进步。

一、大数据背景下人事档案管理过程中存在的问题

1.缺乏较高的素质的人事档案管理人才

目前，依然有部分企业没有意识到人事档案管理工作的重要性，人事档案管理人员除了人事档案管理工作之外，还兼职了其他很多工作。这样一来，他们就无法全身心地投入到人事档案管理工作中。另外，还有部分人事档案管理人员年龄偏大，受教育程度不高，没有较高的学习新技术的能力，很难运用信息技术开展工作，所以也就无法实现人事档案的电子化管理。还有部分人事档案管理人员虽然具有多年的管理经验，但是始终没有接受过系统的培训，常年使用陈旧落后的管理方法，也没有对人事档案的电子化管理引起足够的重视，使得人事档案管理工作出现了很多问题。

2.缺乏先进的管理技术

在人事档案管理工作中，管理技术不够先进也是一个非常突出的问题。首先，部分人事档案管理人员只是了解一些简单的管理技术，并没有与时俱进，实现档案管理的网络化发展以及数字化发展。其次，与人事档案管理有关的基础设备比较落后，管理软件落后、管理人员数量有限。最后，档案管理技术不够先进，再加上有限的计算机信息储存量以及过于复杂的计算机操作步骤，严重降低的人事档案管理的工作效率。

二、大数据背景下人事档案电子化管理的策略

1.提高人事档案管理人员的综合素养

在大数据背景下，要想实现人事档案的电子化管理，就必须要提升人事档案管理人员的综合素养，通过培训使人事档案管理人员掌握最先进的计算机技术，为实现电子化的档案管理打好基础。首先，对现有的人事档案管理人员进行系统的培训，使其掌握与人事档案管理有关的基本管理知识。其次，在保证人事档案管理人员掌握了最基础的答案管理知识之外，还要教会其计算机技术以及信息化管理手段的使用方法，提升人事档案管理人员的信息素养。最后，引导人事档案管理人员树立“终身教育”的意识。只有这样，人事档案管理人员才会积极主动的配合企业组织开展的各种培训，人事档案管理人员的工作潜能才能得到充分的挖掘，人事档案管理人员的综合素质才能得到明显的提升[1]。

2.完善激励机制和考评机制

在大数据背景下，要想实现人事档案的电子化管理，就必须要完善激励机制和考评机制。首先，企业只有对企业员工的个人利益引起重视，制定有效的激励模式，将企业员工的个人利益与企业的利益紧密的联系在一起，才能够充分激发出员工的工作激情与热情。只有这样，人事档案管理人员才能够全身心地投入到人事档案管理工作中，保证工作效率与工作质量的提升。需要注意的是，激励模式要以严格的奖惩机制为基础，针对表现优异，达到奖励标准的员工，要进行大力的奖励;如果发现员工工作消极，频繁出错，那么就要予以严厉的处罚。其次，还要完善企业的考评制度。因为大数据时代的到来使得人事档案管理工作呈现多元化发展其实，企业只有制定相应的考评制度，才能提升员工的工作效率，减少员工出现失误的几率。

3.加大人事档案管理的技术支持

在大数据背景下，要想实现人事档案的电子化管理，就必须要加大人事档案管理的技术支持。首先，建立完善的安全保护制度，根据企业情况制定出针对性的漏洞检测模式，进行防火墙程序的设置，为企业内部各项数据信息的安全性提供保证。其次，将科学技术应用到人事档案管理工作中，通过先进科学技术的应用来实现人事档案的电子化管理。

4.完善人事档案管理体系

在大数据背景下，要想实现人事档案的电子化管理，就必须要完善档人事档案管理体系。首先，针对于人事档案有关的各项管理工作，制定一套统一的管理制度，重点强调档案管理工作的重点与难点，提升人事档案管理工作的科学性。其次，在归档方面，要积极地向发达地区借鉴经验，并结合企业内部的实际情况，制定出一套独特的归档方案。最后，请求第三方机构的帮助，通过第三方机构，了解到各种归档方式的优势与劣势，然后对企业内部的归档方案进行优化[2]。

三、结论

综上所述，大数据背景下，企业人事档案管理工作，还存在着缺乏较高的素质的人事档案管理人才、缺乏先进的管理技术等问题。要想解决这些问题，实现人事档案的电子化管理，就必须要提高人事档案管理人员的综合素养、完善激励机制和考评机制、加大人事档案管理的技术支持、完善人事档案管理体系。

参考文献：

[1]倪瑾瑾，大数据背景下人事档案管理的创新路径探讨[J].企业改革与管理，2019（22）：68+71.

[2]周华，大数据背景下人事档案电子化管理研究[J].文化产业，2019 （21）：50-51.