用好Excel特殊日期提醒更智能

俞木发

范例使用的数据非常多，而实际提醒只要部分的数据即可，因此我们可以先为智能提醒制作一个专门的工作表，新表中的数据借助VLOOKUP函数从原始表中ABCD列的数据提取。按提示新建一个“提醒表”，复制A1～D1表头数据，接着定位到B2，输入公式“=IF（LEN（$A2）=0，""，VLOOKUP（$A2，Sheet1！$A$1：$D$15，COLUMN（B2），0））”，然后将其向右填充到D列，向下填充到15行（图2）。

这样我们只要在A2单元格中开始填充员工的工号数据，上述函数就会自动引用原来的表格数据。以后在原始数据表中添加其他员工信息后，我们只要在这里继续填充相应员工的工号即可自动调用数据（图3）。当然这还是个查找器，如果员工很多，只要在A列输入工号即可快速找到该员工的信息。

因为是员工入职周年提醒，我们需要先计算员工的工龄，工龄借助INT函数来计算。定位到E2单元格并输入公式“=INT（（TODAY（）-D2）/365）”，向下填充后就可以自动显示员工的工龄了（图4）。

示例要求是需要在员工入职周年日前两天进行提醒，周年是按照员工入职月份为准，因此还要计算截至今天为止，员工入职月份和今天日期的时间差。这个时间差通过DAYS函数计算（入职月日-今日的月日），定位到F2单元格并输入公式“=DAYS（TEXT（D2，"mm-dd"），TODAY（））”，下拉即可（图5）。

最后是提醒语句的设置，语句可以借助IF函数设置。定位到G2单元格并输入公式“=IF（F2=2，C2&"的"&B2&后"天入职"&E2&"周年"，""）”，然后下拉，这样符合条件的员工在G列就会出现提醒语句（图6）。

在示例中还需要为提醒语句填充底色，这里借助条件格式完成。选中G列数据，点击“开始→条件格式→突出显示单元格规则→为包含以下文本的单元格设置格式”，在打开的窗口中包含文本输入“周年”，点击自定义格式，选择填充黄色底色的设置（图7）。

完成上述设置后，以后我们只要每天打开这个文档，如果有符合条件的员工，那么在G列就會自动出现填充黄色底色的提醒语句，根据这个提示安排相应的活动即可。为了方便书写，这里还可以只保留G列提醒并在G2单元格直接使用IF嵌套E、F函数。只要将函数更改为“=IF（DAYS（TEXT（D15，"mm-dd"），TODAY（））=2，C 15&"的"&B15&"后天入职"&INT（（TODAY（）-D15）/365）&"周年"，""）”即可（图8）。

因为TODAY日期是动态变化的，上述提醒借助函数和条件格式可以实现动态计算日期。大家可以举一反三，制作类似员工生日、公司周年庆、高考倒计时等智能提醒。