档案管理中的电子信息化管理模式建设及应用

摘要：随着科学技术的不断发展进步，人们对信息的重要性有了更加清醒的认识，那么，在档案管理中运用电子信息化管理模式无疑让信息的提取与整合能力更为便捷、高效，从而有力推动城市的现代化进程。

关键词：档案管理 电子信息化 管理模式

一、档案电子信息化管理模式的优势

随着互联网时代的到来，计算机成为人们不可或缺的生产工具，将包含图片、文字以及视频等信息的档案内容传输到计算机中，使档案以数字化形式展现，较之传统档案管理模式具有更为便捷、分享更为及时、储存更为安全等优势。

（一）档案的共享与办公自动化

随着办公自动化的广泛应用，使得录入资料变得极为容易，办公系统与档案管理系统可以实现良好的对接，实时进行资源共享、信息一体化。与此同时，档案进行实时归档，与档案整理同步进行。这样不仅对档案的利用与整理十分有利，而且还可以促进办公自动化的发展，进一步提高了工作效率。

（二）检索档案更快捷

电子信息化最为显著的优势就是效率高。以往在查询信息时，不仅速度慢，在正确率上也差强人意，而在当前档案管理实现电子信息化的情况下，不仅快捷而且准确，错误出现的频率也微乎其微，在进行操作的过程中，有精确与模糊查找两种形式，较为便捷。工作效率得到了很大的提升，相关工作人员的负担也相应减轻了。

（三）时效性和管理效率得到提升

以往的档案管理模式在操作流程上过于烦琐，不仅使成本增加，还导致使用者大量流失，由此可以看出档案管理效率低下。然而，电子信息化档案管理正好解决了这些问题，管理流程得到了优化，管理效率大幅提升，档案从产生到使用更加具有准确性、快捷性。档案管理系统的应用，实现了档案的管理与录入，人工操作环节被大量削减，失误也随之变少，这样档案管理的效率就得到了显著提升，档案管理人员就能够有更加充足的时间对档案的真实性和质量进行有效的保障。

（四）精简管理流程，增加信息储存量

档案管理由于涉及许多领域，所以是一项极为繁复的工作。以往的档案管理工作主要是由档案管理人员在庞大的档案库中进行反复的整理和查询，最终找到所需的档案，这样的直接结果就是误差偏多以及浪费时间等，工作效率显而易见。此外，在储存档案的过程中，由于传统档案管理系统的复杂性导致录入极为困难，同时存在录入的信息量过少以及大量信息很难录入等情况。而电子信息化档案管理系统则有效解决了这些问题，其可以对信息的录入和查阅做到高效、精准。另外，其读写便捷的优势，使得在信息量庞大的情况下也能够极为轻松地录入资料库，进而收录到档案管理系统。

（五）先进的存储媒介

传统档案管理多以纸质作为存储媒介，文件在体积上较大，极其容易受潮和燃烧，又不容易备份、保存以及转移等，这就导致档案容易受到自然灾害的影响发生丢失、毁坏现象，这对档案管理工作的順利开展极为不利。而电子信息化档案管理的使用，使得信息资料更加容易备份，并且硬盘储存具有体积小、容量大以及重量轻的优点，一旦遇到灾害的时候也极易被转移；即便发生被水浸或是被切割等情况，也可以采取相应的技术措施进行修复；通过互联网进行相关信息的存档备份，这样可以最大限度地保存资料。

二、电子信息化档案管理的应用

（一）收集与整理信息

通过计算机系统，可以将收集到的信息录入网络，存储为电子档案。不断完善网络电子档案相关工作，创建档案信息库，实现资源上的共享，从而形成具有移动性的档案库。此外，在对电子档案进行收集的过程中，对其进行整理，之后进行编号，制作逻辑目录，采取一系列有序的处理，各个环节有效对接，密切相连。

（二）对档案系统进行维护以及加强保密性

在计算机系统中，档案管理硬件方面出现问题的概率很小，但是一旦出现就很难得到有效的解决，这就需要做好相关的备份处理工作。此外，在软件方面必须进行定期调试，安排专业人员实施维护，只有这样才能使档案管理系统保持高效、稳定的运转。值得注意的是，档案系统的保密性尤为重要，要避免档案信息被黑客恶意篡改、利用。由此可以看出，加强档案管理系统的保密性是重中之重。

（三）强化对电子信息化系统的利用率

档案管理中的根本环节是利用环节，也就是说对电子信息化系统加以充分的利用，这样能够让档案管理与互联网进行有效的结合，可以使查阅、阅读以及检索方式变得更加多样化。

三、结语

综上所述，在当前互联网迅速发展的形势下，传统档案管理系统已经无法满足社会的发展需要，因此，必须紧跟时代步伐，而电子信息化档案管理系统的建设及应用正好解决了这一问题，成为大势所趋，并为人们提供了更加便捷、高效的服务。

参考文献：

[1]李静.浅谈电子信息化管理模式在档案管理中的作用[J].中国管理信息化，2019（10）.

[2]于朝波.电子信息化管理模式在档案管理中的作用[J].科技经济导刊，2017（34）.

[3]郑亚琳.电子信息化管理模式在档案管理中的作用探究[J].科技资讯，2019（24）.

（作者简介：王春梅，女，大专，榆树市文化馆，研究方向：档案管理）（责任编辑 刘冬杨）