企业档案数字化建设的实践研究

魏薇

摘要：企业财务、人事、科技等各类档案是记录企业发展历史、还原经营过程的重要载体，因此必须做好档案管理工作。但传统的纸质、实物等形式的档案存在安全风险大、查询速度慢等诸多问题，运用数字化手段对档案进行保存和转换可以有效解决上述问题，本文专题阐述了企业档案数字化建设的主要目标、内容和重点解决的问题，为企业档案数字化建设提供了实践案例。

关键词：企业档案;数字化建设

一、传统企业档案管理模式存在的主要问题

创立时间早、发展历史长的企业不可避免要形成大量的科技、财务、文书等资料，经整理归档后一般会保存在本企业档案库房，以供企业内部各部门、各单位查询使用，为企业的生产运营决策提供支持，而传统的档案管理工作主要以手工方式完成，工作量大且效率低下。随着档案利用频率的增加，档案管理及电子文件标准化管理要求的提高，手工管理档案的方式已经不能满足企业发展的实际需要了，产生了不少亟须解决的问题，主要体现在以下几个方面：

1.实体档案数量规模逐年增加，库房存放压力持续增大，面临着新建或改造库房的问题。

2.档案电子化管理是技术发展趋势，而老企业普遍没有建立规范的电子化管理体系，使实现企业档案电子化管理的目标受到阻碍。

3.企业发展历史越长，档案年限越久远，档案数量规模巨大。传统档案管理以手工为主，无论立卷或调档都手工来完成，造成手工查询起来非常困难，工作量大效率低下，耗费的人力物力等成本居高不下，更无法提供优质的服务。

4.传统档案管理模式的库存档案以纸介质为主，且大都不能复制，一旦损失无法弥补，安全性低，给档案永久真实性保存带来困难;同时，纸质版严重影响档案调阅利用效率。

综上所述，为保证档案管理工作与企业发展相适应、相协调，急需建立一套全新的电子档案管理体系及系统，以实现档案传输网络化、档案管理自动化、档案信息利用在线化，充分发挥档案部门的信息服务功能，为企业生产运营管理、重大事项决策提供优质的服务。

二、档案信息化管理系统的建设目标

根据国家和地方主管部门对档案管理工作的要求，依照西北某煤炭企业信息化建设的整体规划，通过对档案信息化管理系统的建设，实现全公司档案全程电子化管理的总体目标。

1.完善电子档案管理体系和标准。结合国家及档案管理部门制定的专业标准，从公司管理和应用角度出发，建立起一套完善的电子档案管理体系和标准，来规范目前电子档案在接收、保存、利用等环节的标准化管理。

2.完成档案信息资源库的建设。将企业多个档案库房的图纸及1990年以后的文书档案完全信息化，建立完整的檔案信息资源库。

3.实现档案业务的信息化管理。实现电子档案移交、审查、接收、整理、归档、统计、借阅、鉴定、销毁等业务的全程信息化管理，建立起规范化、流程化的电子档案管理流程。

4.实现档案网络化查询利用。实现电子目录和电子档案的网络化查询、利用，实现档案信息共享利用，提高档案的利用效率，实现档案异地查询使用。

5.实现文书、科技、合同等档案的一体化管理。通过与其它业务系统的无缝链接，接收OA等业务系统所产生的文件、图纸及资料，避免重复性输入工作，实现文书、科技、合同等档案的一体化管理。

三、档案信息化管理系统建设内容

依据上级有关部门“统一管理、统一平台、统一标准、资源共享”的建设原则，企业档案信息化管理系统采用“一套标准、两个平台，两个中心”的建设方案，一套标准为电子档案管理标准，两个平台为档案管理平台和信息采集平台，两个中心为档案查询检索中心和档案资源中心。

1.建立标准的电子档案管理体系及标准。建立涵盖公司各业务部门的电子档案管理体系，完成电子档案管理制度、归档流程、归档范围、归档标准的制订。

2.搭建档案信息化管理平台。全公司采用统一的档案管理平台，设计规范的系统架构及模板，制定规范的数据收集、管理标准，实现电子档案移交、审查、接收、整理、归档、统计、借阅、鉴定、销毁等业务的全程电子化管理。

3.建立档案信息收集平台。建设开放的档案收集平台，能够与OA系统无缝链接，实现文档一体化管理，实时接收即时归档，保证公司信息化大平台的数据完整性，避免信息孤岛出现。

4.建立档案查询检索中心。建立面向全公司的档案查询检索中心，提供分类检索、组合检索、全文检索等多种检索方式，实现电子目录和电子文件的检索，完全实现文件及图纸的网上查阅、打印、下载等利用。

通过先授权后利用或先申请再授权的权限策略，来保证档案在利用过程中的安全，采用文件加密、水印、防扩散等技术手段，使电子文件在浏览、打印、下载过程中既能满足安全保密要求，又能实现最大限度的网络化利用。

5.建立档案资源中心。采用国际、国内行业内推荐的文件存储格式，对库存档案进行数字化加工处理，将图纸、文件以电子格式存入档案信息库，保证档案的真实性、有效性、凭证性，为将来公司实现知识管理提供可靠的信息资源。

四、档案信息化管理系统建设成效

为提高企业档案管理水平，实现档案管理的规范化、标准化，逐步实现文档的一体化管理、快速查阅检索，使档案数字化管理与智能化矿山、矿区信息化建设同步发展，在对现有档案进行实地调查研究的基础上，实施档案数字化建设的甲方企业与专业的信息技术公司洽谈签订档案数字化建设项目合同。由专业化信息技术公司为甲方企业提供电子档案管理系统、硬件设备、档案数字化录入及相应的技术服务。并在专业化服务支持下，完成档案录入工作、信息系统建设，进入系统试运行阶段。

系统建设主要完成了基础设施、基础资源、应用系统、规章制度等重点任务。

1.基础设施=网络建设+服务器系统+存储系统+微机+数字化设备。

2.基础资源=现行归档文件+馆藏档案+文件+资料等，数字信息表现形式可以有图形图像文件、字处理文件+视频数据文件等。

3.应用系统=系统平台软件+档案信息管理应用软件+其它应用系统接口+其他产品和技术的集成。

4.规章制度=标准化+科学管理模式。

在档案数字化系统建成试运行阶段，结合国家及上级主管部门制定的行业和技术标准，从公司管理和应用角度出发，一是建立了一套完善的电子档案管理体系和标准，规范电子档案在接收、保存、利用等环节的标准化管理，实现全流程的标准化操作。二是实现了电子档案移交、审查、接收、整理、归档、统计、借阅、鉴定、销毁等业务的全程信息化管理，建立了运行规范化、流程化的电子档案管理流程。三是实现了电子目录和电子档案的网络化查询、利用，实现档案信息共享利用，提高了档案的利用效率，实现了档案异地查询利用。四是通过与其它业务系统的无缝链接，接收OA等业务系统所产生的文件、图纸及资料，避免重复性输入工作，实现了文书、科技、合同档案的一体化管理。

档案数字化建设项目的实施，使西北某大型煤炭企业1990年至2019年的文书档案、科技档案全部实现了文档一体化管理，实现了光盘存储，查阅检索快捷，也使该企业的档案数字化管理与智能化矿山、矿区信息化建设同步发展，有效提高了整个企业的档案管理水平和信息化建设水平，提高了档案管理工作水平和工作质量，为企业平稳运行提供了基础保障。

参考文献：

[1]杨公之.档案信息化导论[M].中国档案出版社，2001.

[2] 贾阜冰 . 浅析矿井的信息化改造 [J]. 中国科技博览，2011（32）.

[3]贾阜冰.信息化环境下做好思想政治工作的几点思考[J].内蒙古煤炭经济，2015（10）.