论电子档案的有效管理

杨海燕

【摘  要】办公自动化条件下，办公系统的广泛应用，产生了大量的电子文件，这些电子文件就是电子档案的前身。电子档案的管理有别于传统的档案管理模式，在保证电子档案安全管理提升利用服务质量的原则下，强化电子档案的管理体制机制，加强档案管理人员的综合素质提升也显得尤为重要。对此，作者对电子档案的有效管理进行分析。

【关键词】电子档案;管理;措施

档案管理是单位管理工作的一部分，是单位工作的客观历史记录，记载着单位各项工作的历史发展轨迹，是单位历史面貌的真实展现。这些真实记录对单位各项工作的开展可以提供有效的经验借鉴和工作指导，是单位的重要财富。档案管理人员应加强对档案的管理，制定规划和有效措施，运用先进手段，不断加强档案各项规范化建设管理工作。

一、档案信息化管理的意义

传统的档案管理是纸质手工管理，这个过程人为因素容易导致纸张撕裂损坏，并且纸质档案占用存储空间大，保管场所面积要求难以实现。将档案实施信息化管理，形成数字化复制件形式，存储于专用的数据库，实施专用系统加密匙权限管理，更有利于档案的安全管理，免遭人为因素对实体档案的损坏，节省了档案实体存贮空间，减少了纸张耗材成本。实施信息化手段管理档案管理更加便捷高效，减少了人员和工作量，提高了工作效率。

档案电子化管理可以方便实现共享平台建设，扩大利用受享面，实现快速管理利用。比如，单位本身或者有关上级业务部门需要利用一份档案数据资料，如果不实施档案电子化管理就需要人工查找目录，然后到库房翻阅档案原件，再从原件中查找具体内容所在的页码位置，工作费时耗力，谈不上什么工作效率的问题。通过建立电子档案信息平台，可以轻松地在电脑前完成查找提供工作，输入需要查询的内容，很快就会查到所需信息，极大地提高了工作效率，方便了利用者。

二、档案电子管理存在的问题

虽然电子档案管理具有很多的优势，但也不可避免的存在很多值得改进提升的方面，主要表现为：

（一）电子档案管理体制机制不健全。电子档案管理需要制定系列符合电子档案自身管理要求的制度，保障各项管理正常开展，但是目前存在制度不健全、制度体系不完善，存在管理漏项等问题。例如，电子档案的具体管理责任人不明确，任务分工不清晰，工作开展中出现无人负责的情况，影响了正常管理工作。此外，电子档案的分类缺乏科学标准性，一定程度影响了电子档案的规范管理，分类的交叉包含，让电子档案管理面临较大的管理难度。

（二）电子档案管理存在安全风险。电子档案的形成和管理，离不开计算机和系统软件，因计算机或系统自身就存在一定的安全风险，如，随着互联网技术的活跃，计算机可能会非法不正常运行，系统遭破坏导致瘫痪等，出现电子档案无法利用和有关信息被篡改非法复制的问题。这些问题一旦发生就会导致严重的后果，电子档案的管理优势也将荡然无存，影响单位甚至社会发展的安全。

（三）电子档案人员素质不高。目前，很多从档人员年龄偏大，学历层次普遍不高，导致学习能力降低，对新兴事物排斥思想明显，信息专业人员和档案管理人员综合性人才严重缺乏，影响了电子档案管理和運用工作的开展。

三、电子档案管理的措施

结合以上存在问题和实际工作，从三个方面提出具体的提升管理措施。

（一）加强电子档案管理机制建设。电子化办公管理形势下，电子档案管理要充分运用大数据核心技术平台，按照单位管理特点，加强电子档案的管理结构体系设计。一是要明确主体责任。单位要进一步制定落实档案管理体制机制，采取得力措施，细化管理责任，具体工作量化制，做到工作有安排部署，有督导检查，将电子档案管理工作要求落到实处，使档案管理工作有序进行。二要加强财力保障，确保电子档案管理工作的开展正常，保障有力，也为单位信息化开展提供辅助效应。三要及时开展电子文档数据挖掘。充分运用电子档案的数据信息载体，结合大数据信息平台的应用，对电子档案数据信息挖掘汇总，科学分析，形成成果汇编，进一步提升电子档案管理精准性和有序性，保证电子档案管理综合质量的提升。

（二）确保电子档案管理安全。电子档案安全管理事关单位整体利益，必须从思想上认识到电子档案安全管理的必要性。要严格落实电子档案安全管理制度，按照制度要求规范操作流程，实现电子档案全过程可控管理利用。要加强安全管理知识培训，避免出现违反规定或者不懂技术导致的安全情况发生，同时要加强对新技术能力的提升学习，提高档案管理人员熟练管理电子档案的基本能力，保证电子档案管理严格规范，打牢电子档案管理的安全根基。

（三）加强专业队伍建设。是否具备一定的信息化和电子应用技术，是做好电子档案管理的前提。要从提升档案管理人员实际操作管理能力入手，加强档案队伍建设，积极引进高层次档案管理人员，定期对档案管理人员开展业务能力提升培训。通过学习教育引导档案人员工作学习积极性，打造一支懂技术会电子档案管理的专业化档案管理队伍，为档案信息化管理水平的不断提升储备人才资源，集聚技术优势。

四、结束语

信息时代，现代新技术的应用发展，为档案管理带来了好的机遇和条件，档案管理工作要乘势而上，充分借力信息技术和大数据平台，做到融合发展，共同提升;要积极应对电子档案管理过程中遇到的问题，确保电子档案信息的安全，积极为社会发展注入现代档案信息元素，实现档案信息化高质量发展。

参考文献：

[1]刘玉芬. 新时代电子档案安全管理问题[J]. 科学导报，2018（S2）.

[2]王芳. 加强电子档案管理策略[J]. 社会科学，2017，23（7）.

[3]肖丽静. 浅析新形势下档案管理工作的规范化[J]. 科学与财富，2018（9）.

（作者单位：潍坊市奎文区招生考试研究院）