公众参与档案信息传播活动的提升策略

邢小美

一、引言

我国档案信息传播的发展历经了起步、初级、发展阶段，正在向传播要求的高级阶段过渡，尤其需要注意资源建设和公众导向两方面的问题[1]，即构建高质量的档案信息资源体系、吸纳公众参与档案信息传播活动。

鼓励公众参与档案事业有利于档案信息传播活动的开展。档案信息传播领域的公众参与可以理解为以综合性档案馆为主体的档案部门主动吸纳社会力量进入档案信息传播活动的各方面，实现公众关注、参与档案事业，促进档案事业健康发展的目的。公众参与对档案信息传播活动的促进作用表现在：激发档案信息传播主体活力、推动构建档案信息资源体系及丰富档案信息传播内容、实现受众深度参与档案信息传播活动、鼓励档案信息传播媒介创新、优化档案信息传播效果反馈。其中，公众参与对丰富档案信息传播内容、提高档案信息传播内容质量意义重大。

二、公众参与在档案信息传播活动中的作用

吸纳公众力量参与到档案信息传播活动中能够在传播主体、传播内容、受众参与、传播媒介、传播效果五个维度促进档案信息传播活动的开展，本文重点论述公众参与在丰富档案信息传播内容、提高档案信息传播内容质量等方面的作用，即优化档案信息傳播内容的建设方向，提升档案信息传播内容的服务能力，进而改善馆藏档案信息内容的组织与表现方式，促进档案信息传播活动顺利实现。表现为：

（一）提升档案信息传播内容的传播价值

档案信息传播内容本身的吸引力和开放程度以及传播内容的规范化程度（即是否对信息内容进行加工、组织，使之有序化），都能影响档案信息的传播价值。

公众参与档案信息资源的建设，能够丰富档案信息资源的类型，优化档案信息资源的建设方向，为档案信息传播活动奠定基础，如国外的Ancestry.com家谱网站通过免费提供服务收集用户的家谱数据，用户利用家谱软件可以建立自己的家族树、上传家庭信息、写家庭故事等，为丰富家谱网站数据做出了重要贡献[2]，美国作为典型的移民国家，对于这类见证家族历史变迁和社会发展历程的家谱档案十分重视;我国的沈阳家庭档案信息网则向社会和家庭广泛宣传家庭建档的意义，普及家庭档案知识，在全国推进家庭建档工作，为人民群众服务。家庭类档案与公众的生活关系密切，公众不仅有热情参与到家庭档案信息传播内容的建设中，而且这类档案信息内容的传播对公众有很强的吸引力，所以公众参与能提升档案信息内容的传播价值。

（二）增强档案信息传播内容的易读性

档案信息传播内容的易读性表现在信息内容的易理解性、可读性、真实性等方面，如历史档案虽具有很强的史料价值，但也因其存在文字晦涩难懂、抄写错漏等不足而降低公众利用这类档案信息内容的需求。公众参与档案工作能够提高档案信息传播内容的质量即提高其可读性和易读性，从而提升档案信息内容的传播效果。

英国的档案志愿者项目和美国的公民档案员项目都旨在吸纳公众力量进入档案工作，规范档案信息资源，从而不仅可以增强档案信息内容的易读性，也因对档案信息资源进行了加工处理而提升了档案信息内容的传播价值。例如英国档案志愿者可以利用社交媒体平台做文件著录、加标签等工作，或对难以理解的古老语言进行现代化标注[3];美国的网上公民档案员可以通过将标记放置在左侧和通过“查看/添加贡献”两种方式给文件打标签、对文件进行转录。通过这种公众参与的方式对档案信息进行选择、加工、组织，使得档案信息资源更加规范化，增强了档案信息传播内容的易读性。

三、公众参与档案信息传播活动的阻力

（一）缺乏制度保障

制定规范性文件（如志愿手册）的目的是确保志愿项目能有章可循、有据可依。如英国国家档案馆的志愿者项目就依照《志愿活动政策》这一文件使得档案志愿服务工作有序推进，文件包括档案志愿服务的重要性、国家档案馆与志愿者的关系、版权和数据保护等十三个方面，使档案志愿服务项目进行有了可操作的依据，有利于档案志愿者项目形成常态化工作机制。

无论是英国的档案志愿者项目还是美国的公民档案员项目，都通过规范性文件如志愿活动政策、志愿手册、转录技巧等来规范档案志愿服务工作，英国制定的志愿手册，为用户提供在国家档案馆志愿服务时所需要获知的信息、用户提供志愿服务的收获、国家档案馆对志愿服务用户的期许等;美国也通过在公民档案员官网“资源”版块通过提供下载文件的方式，帮助志愿者着手转录、打标签等工作以及查找信息。与英国相比，美国档案志愿项目提供的文件更微观、具体。

反观我国，尽管在吸纳公众力量进入档案事业有一些积极尝试，如黑龙江省档案馆就招募了一些懂满文的群众，对满语进行一系列录音保存活动[4]、沈阳大东区档案馆吸纳离退休老同志组成档案法规报告团[5]，这些尝试一方面比较初级，一些针对志愿者开辟的网上志愿项目并未出现;另一方面，因为并没有政策、标准的支持，没有实现长久坚持或向外推广。

（二）实践内容和形式不够深入

真正面向公众开放全部属于开放范围的档案信息资源是公众能够参与到档案事业的基础。英国国家档案馆专门制定志愿活动政策表现了对档案志愿项目的重视、美国称公民档案工作者为利益共享者和局内人，认为公众的贡献对于揭开历史的神秘面纱大有裨益。

正是以互联网为代表的信息技术的发展，极大地拓展了公众参与档案活动的深度和广度，也使得档案志愿项目成为可能，我们在利用互联网的便捷、交互性强等优势的同时，也不可避免要面对互联网的匿名性、虚拟性等劣势。目前在我国，公民档案员这类档案志愿项目形式的公众参与未形成气候也有一部分原因是档案部门对公众参与的最终结果缺乏信心，固守“档案保管员”的角色，认为保证档案安全是档案管理的首要职责，因而不愿开放档案信息资源，没有尝试深入的档案志愿服务形式的热情和动力，使得档案资源的真正价值难以发挥。

（三）公众参与意识和能力不强

吸纳公众力量参与档案事业，关键在于公众的热情和能力能否充分展现。社会公众的参与意识影响他们对公众参与档案信息传播活动重要性的认识，一定程度上决定着能否实现公众的长期参与以及他们对档案信息传播内容价值的理解是否客观，从而间接影响档案信息传播活动的效果。社会公众的参与能力直接决定公众参与档案信息传播活动的质量，即决定了公众参与在优化档案信息传播内容的建设方向、提升档案信息传播内容的服务能力等方面的价值能否充分发挥。

目前我国社会公众的参与意识和能力都亟待提升，如某家庭档案网就存在网站家庭档案质量参差不齐、格式不规范等问题，虽然家庭档案网上会提供建档指南和家庭档案常识，如关于家庭档案的含义、范围的介绍，但并不代表访问该网站的用户会主动关注、遵守这些说明，一个比较极端的例子是该网站上存在一张用户上传的微信头像，且并无其他说明，这类照片并不具有档案的性质;即使用户确实上传的文件确属家庭档案，也往往因为缺少准确、充分、便于理解的描述而不能发挥其价值，笔者注册了家庭档案网的会员，通过尝试上传功能，发现上传页面只有填写文件主题（必填项）、填写详细内容、选择家庭档案属性三个功能选择，不能满足要深入理解該档案所需了解的内容需要;公众参与意识不强，导致网站因缺乏新鲜血液的注入而更新周期长，缺乏有吸引力的传播内容。

（四）缺乏对社交媒体平台的关注

英国和美国都充分重视利用社交媒体平台实现公众参与，英国国家档案馆已经在14个社交媒体平台上开设官方账户，开展相关志愿服务活动[3]，利用互动性强、便捷的社交媒体平台，丰富公众能够参与档案志愿服务的形式，降低公众参与档案志愿服务的成本，更能促进志愿活动的持续进行。

利用社交媒体平台支撑公众对档案事业的参与，一方面扩大了档案部门影响力;另一方面，社交媒体本身就是我们进行档案信息传播活动的一种媒介，如果科学、合理地利用好社交媒体平台，如提供最真实、感人的宣传事例，能为展示公众参与档案信息传播活动的成果提供可利用的广阔舞台，实现面向互联网所有用户展示档案信息传播内容的高质、规范的目的。

仍以家庭档案网为例，该网站的宗旨虽说是为全国乃至全球的家庭档案建立档案，但其网站上的内容目前还是集中于沈阳市范围内的家庭档案，影响没有波及更大的范围，而该网站除了在网站首页的论坛和博客，甚至没有官方微博、微信公众号等社交账号，可见其对社交媒体平台的关注之不足。

四、公众参与档案信息传播活动的提升策略

（一）加快规范性、标准性文件的制定

英美国家都是由国家档案馆制定规范志愿者项目的标准和手册，我国可采取由国家档案局（馆）向各地方档案馆征求意见的方式，研究制定统领性文件，如对吸纳公众力量参与档案事业的意义概述、档案志愿项目进行中的权责问题、档案志愿项目中档案开放范围等作出具体规定，档案志愿项目的具体实施办法可由各档案部门按照实际需求自行选择，坚持集中领导、分散管理的原则，为公众参与提供理论依据和支撑。

（二）加大对公众的信任，创新公众参与形式

任何事物的发展都需要经历一个逐步完善的过程，不能因为畏惧向公众开放档案信息内容可能引发的一些问题，就放弃我国巨大的互联网人口红利，只有对人民群众有信心，才有可能出现人民群众的聪明才智在档案工作中集体迸发的繁荣局面。此外还要扩宽公众参与档案工作的渠道、丰富公众参与档案工作的形式，如社会公众在非物质文化遗产档案化保护中发挥着独特作用，是非遗的知情者、培育者、受益者， 在非遗档案的收集、鉴别、组织、宣传等方面有着先天优势[6]。因而可以充分动员公众力量参与非遗档案化保护。

（三）创新激励方式，强化审核和监管职能

公众参与档案工作要形成长效化机制，能持续推进，我们不能仅依靠公众出于自身的兴趣爱好或想学习一些史学或档案学方面的知识和技能的需求来维持，而忽视物质奖励或实质性奖励，如以积分作为志愿活动的报酬，用户可利用积分兑换档案复制品，或得到免费浏览收费资源的机会[7]。

为了与公众的参与能力匹配，推出的项目要体现能力层级，让用户有选择的余地，同时应通过提供操作手册、常见问题答疑、培训等方式提升参与公众的能力;加强监管和审核，如将网民自评价和专家评判相结合，如对项目的结果要评价，当志愿者发现原有结果中存在差错的时候，可先进行纠错，如遇到多方争执、难以定夺的问题，便可交给专家团来商议解决[7]、家庭档案网借鉴网站管理员审核和其他用户监督相结合的方式进行内容控制，对不符质量要求、格式规范的文件不予通过审核等。

（四）充分利用社交媒体平台进行宣传

英美国家对社交媒体的重视是其档案志愿项目蓬勃发展的重要原因之一。如英美国家主要利用社交媒体互动性强的特点宣传档案志愿项目，并且效果显著，我国沈阳市家庭档案网可以采取将家庭档案中的故事、网站组织的特色活动、优秀档案专题通过大众传媒的方式如官博、官微等社交工具推介出去，让更多的人了解家庭档案，在保护好用户的权益、对家庭档案进行合理组织挖掘的基础上，宣传家庭档案中蕴藏的温情，不仅是给予上传家庭档案用户的精神慰藉，也更能吸引对家庭档案感兴趣的用户;利用社交媒体的移动性、大众性，扩大家庭档案的影响范围，吸引更多地区的家庭投身于家庭档案建立的事业。

五、结语

在档案信息传播活动中，档案信息传播内容是我们需关注的重要内容，它决定了我们能向受众展现什么样的档案信息。公众参与能在优化档案信息传播内容的建设方向、提升档案信息传播内容的服务能力，提升档案信息传播效果，因而，理清公众参与档案信息传播活动的作用以及当前在实际工作中面临的阻力，并采取措施消除公众参与档案信息传播活动的种种阻力，能为档案信息传播工作的开展提供动力，具有一定的现实意义。