如何提高改制企业档案的利用价值

马庆华

企业改制工作自开展以来到现在，已跨越了将近20年时间，全国各大城市，每个县域都会涉及。承德青龙县域内涉及改制的企业有几十家，改制企业的档案达数万卷，涉改企业职工成千上万。企业改制之后，他们都会面临退休，面临各种情况的个人档案缺失，涉及招工、改工、调动、特殊工种、病退，涉及解除劳动关系、改制时安置方案、政府批复等等。如何让成千上万的企业改制职工顺利办理退休手续，安享晚年，涉及改制企业的档案问题——档案在哪？档案现状怎么样？档案的最终归宿？档案怎样利用？被提上了重要日程。

一、多方查找，详实了解，改制企业档案的现状

随着涉改企业职工面临退休，与每天来馆查阅档案的人数相比，青龙县馆藏档案已不能满足广大职工的需求，经与人事部门和改制企业主管部门联系，与已顺利办理退休的改制企业职工详细了解，终于捋清了企业改制档案的现存状态：一是原有厂矿存在的继续保留在原地。存放地点门窗损坏，无人管理，档案遭受着风雨侵蚀，虫蚁啃食，谁用谁拿，散的散，坏的坏，丢的丢。二是原有厂矿没有的，存放在主管部门。这部分档案沉寂一隅，有的打包封箱，有的存放在库房，没有整理，没有目录，谁用谁找。随着翻阅人数和次数的增多，原本就很薄、很脆的档案，已不堪重负，字迹模糊，纸张碎裂。

二、主动出击，敢于担当，将改制企业档案接收入馆

在了解到改制企业档案现状之后，为了不让这部分档案再流离失所，漂泊在外，青龙档案人勇敢地挑起了重担，主动出击，迅速与改制企业主管部门联系，全员参与，对企业改制档案进行上门接收。截至目前已完成一建公司、三家金矿、半壁山金矿、周杖子金矿、兴隆沟金矿、公廠铁工艺美术厂、黄金车队、黄金供销公司、外贸公司、糖酒公司、百货公司、五金公司等多家改制企业档案的接收入馆。内容包括文书档案、会计档案、党员档案、科技档案等多个类别。

三、攻坚克难，精挑细选，最大限度延长档案生命周期

如何将数量庞大的改制企业档案管理好、利用好，成为摆在我们面前的又一大课题，争取在最短的时间内满足企业职工利用。一是找重点，攻坚克难，优先抢救。对企业职工利用高的招工表、花名册、调动介绍信、转工登记表、工资表、劳动关系解除通知书等第一时间进行甄别挑选，重点部位，重点突破，找准位置，迅速集中，优先抢救，能装订的装订，能裱糊的裱糊，能分类的分类。二是迎难而上，多措并举，效果明显。面对数量大、种类多、时间跨度大，保存状态糟糕的档案，青龙档案人迎难而上，多措并举，能复印的复印，能拍照的拍照，能誊抄的誊抄，对利用高的部分全部进行了数字化扫描，先后完成了一建公司（1978-2012年）、三家金矿（1971年-2013年）、半壁山金矿（1975年-2001年）、周杖子金矿（1987年-2010年）、兴隆沟金矿（1988年-1998年）、青龙煤矿（1973年-2004年）、经委（54号全宗）、人事局（18号全宗）的数字化扫描工作。企业改制档案的利用从最初的杂乱无章，耗时费力的查阅，到现在的“一键式”“一站式”查阅，不仅节省了时间，提高了效率，还让广大企业职工少走了弯路，在最短的时间内完成了退休手续的办理，得到了广大企业职工的广泛赞誉。

四、增强业务水平，探索民生档案查阅新思路

1.最短时间熟悉新馆藏，做到准确定位，精准查询

所有查档工作人员迅速熟悉新增馆藏，详细了解各个分类。例如：介绍信的查阅。介绍信分为干部介绍信和工人介绍信，又分为大中专毕业生分配介绍信和工作调动介绍信，调动介绍信分县内调动还是跨县调动，县内调动是普通介绍信，跨县调动是商调函，县内调动是本系统调动，还是跨部门调动，本系统调动如县社系统、粮食系统、工业系统、商业系统等等介绍信都存在本系统档案当中，跨部门调动必须经过人事部门办理，介绍信存放于人事部门和调入单位，有的年度没有留存介绍信，会有人员调动、毕业生分配的统计表、花名册。又例如工资表的查阅： 查阅难度最大的是一建公司职工的工资表。一建公司所有职工的工资都是不固定的，工资都不是由公司统一发放，一个年度里会出现多个工地的工资表，基本上谁哪年在哪个工地上班，工资由哪个工地发放，工资随人走、随工地走，虽然进行了详细标注，哪年哪个工地，但让查档当事人回忆起来，难度也是非常大。时间太久，记忆模糊，因些只能按照大概时间进行仔细摸索。

2.热情周到服务，充分展示档案人新风采

退休的企业职工年龄都比较大，记忆力、视力、听力明显下降，查档工作者服务等级再升级，耐心再升级，细心再升级。记忆力下降的要帮着回忆，回忆当年的大事件，涉及工作调动的，回忆什么时候调动，因为什么原因调动的。当事人说穿着棉袄报道的，推算时间在11月份以后，因为我闺女出生所以调回来了，根据孩子的年龄推算调动年度。这样查阅起来会更准确，会更节省时间;视力下降的，为确认是否为当事人，会询问当时厂里是否重名字的，重名字的多大年龄，是否在同一个车间，对照符合的信息进行查阅利用;听力下降的 “喊着”说会成为标准音量，面对当事人的问询，认字的可以写给当事人，不认识字的“嚷着”和他讲话。

五、以点带面，开拓创新，为档案事业更美好的明天努力奋斗

本着对历史负责、本着对成千上万的企业职工负责的态度，力排众议，勇于担当，冲锋一线，赤膊上阵，对改制企业档案进行了全盘接收、抢救、利用，深感了不起，意义重大，值得骄傲和自豪。通过改制企业档案的接收、抢救、利用等工作，可以体会到，对重点部门档案时刻关注、早联系、早动手、启动跟踪工作模式，特别是对涉及广大人民群众切身利益的档案及早接收，以点带面，才能带动档案各项事业蓬勃发展。

作者单位：青龙满族自治县档案馆