《新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作专题档案整理与移交办法》解读

刘志方

新冠疫情爆发以来，各地纷纷投入到疫情防控应对工作，在疫情防控应对工作中会产生大量的文字、图表、照片、录音录像等原始文件材料。为了能够建立一套收集齐全、分类合理、整理规范的疫情防控工作档案，河北省档案馆制定了《新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作专题档案整理与移交办法》（以下简称《办法》），已由省领导小组办公室转发各地参照执行，旨在规范疫情防控工作专题档案的整理，便于移交和接收。本《办法》从专题档案的角度提出了档案规范整理的要求，对今后其他重大活动等专题档案的整理有较好的借鉴作用。

一、编制依据和适用范围

（一）编制依据

鉴于应对新型冠状病毒感染的肺炎疫情工作领导小组办公室产生的档案门类主要有文书、录音录像、照片、实物等，本《办法》主要依据和参考了《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）、《录音录像档案管理规范》（DA/T 78—2019）、《照片档案管理规范》（GB/T 11821—2002）及《档号编制规则》（DA/T 13-1994）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）等相关标准规范，充分考虑疫情防控工作特点，结合档案整理的要求，对具体问题进行了细化和明确，具有较强的针对性。

（二）适用范围

本《办法》主要适用于河北省级应对新型冠状病毒感染的肺炎疫情工作领导小组（简称“省领导小组”）所产生的文件材料的整理，各市、县的领导小组及其他单位可参照执行。按照《河北省档案收集管理办法》（河北省人民政府令〔2012〕第8号）规定，党委、政府设置的临时机构的档案，国家档案馆应当全部或部分接收。各级应对新型冠状病毒感染的肺炎疫情工作领导小组属于党和政府设置的临时机构，属于国家档案馆的接收范围。为了便于省领导小组的工作人员正确掌握档案整理标准，尽快熟悉档案整理方法，做好档案收集整理工作，确保档案符合进馆要求，起草了本《办法》。

二、部分章节解读

本《办法》主要从文书、数码照片及录音录像、纸质照片、实物等四个门类对档案整理进行规范，主要从分类、组件、编号、编目等步骤结合不同门类档案的具体要求作出规定。

（一）文书档案整理要求

文书档案收集内容主要包括计划、方案、请示、批复、函、简报、统计表、会议纪要（记录）等文件材料，整理按照《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）要求，以“件”为单位进行整理。主要的整理步骤包括组件、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等，各步骤可交叉进行，主要有以下几点需要注意：

1.组件和装订。一般文件如通知、计划、方案等以每份自然文件为一件，简报材料如《疫情专报》等一般一期为一件;会议纪要、会议记录一般一次会议为一件。有些文件可以合并进行组件，比如每天上报的《新型冠状病毒感染的肺炎疫情统计表》等相同类型的报表一般一份为一件，也可按月或周合订为一件，各地上报的相同类型的报表可以一批合订为一件。归档文件以件为单位装订，推荐采用左侧“三孔一线”或左上角“直角装订法”线装法装订。

2.分类和排列。归档文件先按照各成员小组进行分类，成员小组内部按时间或事由结合重要程度排列，如先将省领导小组的防疫处置组形成的所有文件集中起来，然后按照同一事由进行排列，事由之间按照时间排列，会议文件、统计报表等成套性文件集中排列。各市、县的领导小组及其他单位未设立内设机构的可按照问题来分类。鉴于疫情防控工作较为重要，在今后较长时间甚至在人类历史中都有重要的价值，所以省领导小组档案保管期限统一定为永久。

3.编号和编目。为了明确每件档案的排列顺序，确保每件档案的正确存放位置。应逐件在归档文件首页上端的空白位置加盖归档章（样式参见《归档文件整理规则》）。具体要求为：归档章中全宗号、年度、机构（问题）、保管期限、件号以及页数为必备项。省领导小组全宗号由省档案馆确定，各级领导小组档案全宗号填写内容与同级档案馆协商确定;年度依文件盖章的落款日期定，以4位阿拉伯数字标，如“2020”;机构（或问题）按照机构分类填写内设机构名称或简称，如疫情检测组简写为“监测组”三个汉字填入，按问题分类的填写问题类别，如“物资保障”等。省领导小组形成的档案保管期限统一确定为永久，填写“永久”二字;件号按照归档文件在机构内部的顺序排列，从阿拉伯数字“1”开始编写;页数为本件的总页数。

《归档文件目录》由三部分构成：归档文件目录封面、归档整理说明、归档文件目录。目录采用A4纸，页面横向设置，归档文件目录由系统生成或使用电子表格编制打印并备份，按顺序装订成册。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、内设机构。目录说明以文字形式表述，主要内容为：本目录的形成部门、机构代号及档案主要内容、形成数量等。目录内容设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目，归档文件应依据档号顺序逐件编制归档文件目录。档号结构为：全宗号-档案门类代码-机构代码-件号。如：1175-WS-JCZ-0001。其中1175为全宗号，档案门类代码“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识;机构代码或问题代码采用3位汉语拼音字母，如疫情监测组代码“JCZ”等;件号用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。由于保管期限统一定为永久并在目录封面显示，檔号不再设置保管期限代码。

4.数字化要求。出于便于查询利用、加强原件保护的目的，要求对纸质档案进行数字化扫描。扫描过程中不能损害原文件，扫描后文件装订要符合档案整理要求。纸质档案全部采用彩色300DPI分辨率进行扫描，扫描成果文件以单页JPEG格式存储，并制作一套PDF格式文件，每件文件的扫描成果放入同一文件夹，并以档号命名该文件夹。应建立与实体档案相对应的文件级目录数据库。扫描成果采用移动硬盘或一次写光盘作为存储介质。

（二）数码照片及录音录像档案整理要求

随着时代的发展，数码设备越来越多的得到应用，我们工作中会产生大量的数码照片、数码录音录像等电子文件。这些文件材料能够更形象、更生动的展现重要的场景、记录关键的时刻，是档案的重要内容，也是其他档案门类所无法替代的。为了确保档案的长期保存和方便利用，对数码照片、录音录像档案的格式、元数据等提出要求。

1.文件格式要求。照片类电子档案以TIFF、JPEG格式保存，其可交换图像文件（EXIF）应保存完整，像素数不低于300万;录音类电子档案应以WAV、MP3格式保存，音频采样率不低于44.1kHz;录像类电子档案应以MPEG2、MPEG4格式保存，比特率不低于4Mb/s。

2.数码照片及录音录像档案整理步骤。将收集到电子文件先按数码照片、录音、錄像进行分类，每一类按照事由结合时间顺序进行排列。原则上照片类档案、录音录像类档案以一次活动为单位整理，采用档号作为唯一标识符对电子档案命名，档号采用“全宗号-门类代码-活动序号”的形式，如855-ZP-001，其中电子档案的门类代码可设置成录音（LY）、录像（LX），每个活动建立一个文件夹，文件夹名称以档号命名，将本次活动的同类型的电子文件存入其中，按照时间进行排列，并建立目录。比如某次会议形成所有归档照片整理好后存放到一个文件夹中，然后给这次会议的活动序号为001，那么这个文件夹名称即为855-ZP-001。下次活动或会议活动序号为002，以此类推。

3.数码照片及录音录像档案的目录格式要求。档案目录文件命名为“文件目录.XML”，存放有关档案的目录信息，用专门档案管理软件或电子表格软件编制均可。数码照片档案目录著录项目包括：全宗号、保管期限、年度、内设机构、活动名称、活动序号、张号、题名、摄影者、时间、文字说明、文件格式等，录音录像档案目录著录项目包括：全宗号、保管期限、年度、内设机构、活动名称、活动序号、顺序号、题名、录制者、录制时间、时长、文字说明、文件格式等。

4.数码照片及录音录像档案载体的整理。为了方便保存和移交，数码照片、录音录像档案须在脱机载体上保存一套，推荐使用移动硬盘或一次性写光盘。每件载体要单件装盒保存，并附上标签（见附图1）。

（三）纸质照片档案整理要求

目前越来越多的照片采用数码方式拍摄和保存，但数码照片查阅需要设备支持，为了查阅利用的方便和长期保存的安全，建议将较大活动的照片，选择有代表性的照片转换成纸质照片。主要包括：1、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片;2、领导和著名人物参加疫情防控工作活动的照片;3、其他具有重要价值的照片。纸质照片档案根据《照片档案管理规范》的要求进行整理，主要步骤包括编号、入册、编写目录等。

照片编号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号、档案门类代号（ZP）、册号、张号组成。顺序为：全宗号-ZP-册号-张号。照片档案册一般由297mm×210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。应按照排列顺序即照片号顺序将照片固定在芯页上，组成照片档案册。

以照片的自然张或若干张（一组）为单位著录成为照片档案目录的条目。照片档案案卷目录的必备项目是：序号、档号、案卷题名、起止时间、立卷单位、备注，可根据需要增加项目。卷内照片目录组成项目是：照片号、题名、时间、页号、摄影单位、摄影者、备注。卷内目录的条目应按照片号排序。卷内目录位于卷内最前面。

（四）实物档案整理要求

实物档案能够直观地真实地记载和反映抗击疫情工作的具体细节，主要包括证书、奖牌、印章及书画作品等，收集保存它们，具有特殊意义和价值。

实物档案相对来说数量较少，整理相对简单，基本要求为有编号、有标签、有目录。实物档案应以“件”为单位进行整理，成套的实物以一件计。一般先按实物的形状和质地分类，可分为证书、奖牌、印章、字画等几类，然后按实物授予或创作的时间或重要程度依次排列。按照分类的结果，先给每类实物一个代号，同一类中再按时间或重要程度顺序排列，实物总量不多的也可排一个流水号。为了做到每件实物档案都能完整的描述其基本属性，要求每件均需粘贴标签。标签主要内容有类别号、时间、件号、题名等（见附图2）。制作完标签后，将每件实物档案的基本属性进行汇总，就形成了实物档案的目录。实物档案目录应按件编制，每件编写一条目录，内容应包括：类别、件号、题名、时间、保管期限、备注等。

三、其他工作要求

（一）编写档案全宗介绍（整理说明）

为了全面反映立档单位情况、档案内容、整理方式等，便于今后档案馆对该档案的管理和社会的利用，在档案整理完毕后，要形成全宗介绍（整理说明）书面材料，主要内容包括机构设立情况、主要职能及档案整理标准、主要内容、门类、数量等。在移交时要将全宗介绍（整理说明）与档案、目录（2份纸质、1份电子）等一并移交。

（二）明确档案归属流向

按照《河北省档案收集管理办法》（河北省人民政府令〔2012〕第8号）规定，各级应对新型冠状病毒感染的肺炎疫情工作领导小组应当在工作结束后将整理完毕的档案向同级国家综合档案馆办理移交。其他单位形成的档案在疫情结束，将规范整理后的档案向本单位档案室移交，根据实际情况设置专门类别。

作者单位：河北省档案馆