提升档案管理效率的若干思考

林智

摘 要：档案管理工作对企事业单位的高效运转具有十分重要的作用，基于信息时代的背景之下，档案部门要积极完善档案管理工作细节，结合信息化建设，创新管理服务模式，加强专业人才培养，持续提升档案管理效率。本文就提升档案管理效率的相关途径展开探讨。

关键词：档案管理;提升;效率

档案管理主要就是收集各种各项的信息和资料，并对其进行整理和分类，妥善存储，以能够方便工作人员随时查阅，确保相关决策的科学性，促进企事业单位的顺利发展。随着信息技术的发展，档案管理工作变得更加的繁琐和复杂，给工作人员提出了更高的要求和挑战。如何发挥好档案管理的作用，提升其管理效率，对于档案管理部门有着重要意义。

1 实施制度化管理

基于現有的档案管理制度体系上，档案管理部门要完善标准化的工作流程，立足于宏观角度上，以国家颁布的法律法规作为基础，深切剖析档案管理中存在的问题，从而有针对性的提出解决对策，让档案管理工作更加的清晰化和规范化。同时，将管理制度具体化，将各项职责落实到人头上，从而提升工作人员的责任感，降低日常管理工作中失误的发生。从档案的收集到整理、再到分类保存等各个环节，档案管理部门还需要实施严格监督，将各项工作细化，开展合理分工，确保每一位工作人员都能够保质保量的完成自己的工作任务，并深刻认识到真实性才是档案管理工作的核心内容。结合部门实际发展需求，制定完善的考核评价体系，将质量和数量共同作为测评标准，定期对档案管理工作的各项内容进行打分，按照相应的奖励和惩罚制度，全方位开展内部工作。将工作人员的工资奖励和考核结果挂钩，以此来增强工作人员的积极性，对于任何人有调用档案的需求，也要严格按照规章制度进行登记审查，不能够随意操作，保证档案管理工作的有序进行，形成良性循环。

2 合理引入信息技术

信息技术的发展其已经被广泛运用于各行各业之中，为了保证档案管理工作能够和时代发展接轨，管理部门还要积极引入信息技术，切实增强档案管理工作的效率。在实际的应用过程中，首先，档案管理部门需要加大投入资金，引入大量先进的设备，并合力分配物资，以时效性作为基础，保证具体的数据信息在收集、整合与反馈过程中能够更加准确与有效。其次，做好日常的维护和管理工作，确保档案管理工作的安全性，借助信息技术不断提升数据文件的保密程度，设立身份验证和防火墙等，对重要的数据资料进行加密和更新，通过数据资料的保密程度来进行差异性的存储。不断加强工作人员的监督力度，结合地区的实际情况，合理划分档案管理办公区域，以此来避免无关人员随意翻阅信息。针对出现违规违法行为，要加强惩处力度，依据法律制度，真正做到档案管理有法可依。在具体的保管过程中，工作人员还需要将不同的档案分为短期、长期和永久三个部门，不仅能够大大缩减人工存储时间和档案空间，还能够避免档案信息发生外泄情况。

3 创新管理服务手段

由于在个别档案管理部门中，很多员工对于这类工作没有引起足够重视，认为档案管理工作可有可无，只是一个收集资料的工作，所以常常敷衍了事。所以，档案管理部门必须要加大宣传力度，提升内部工作人员的科学认知，重视档案资料的重要性，进而在日后的工作中才能够更好的和相关部门联系，形成自下而上的档案管理改革机制。为了提升调用次数，还可以建立云端共享服务器，给企事业单位的内部工作人员建立档案查阅账号，并按照审查等级划分，在一定程度上提升数据信息的共享程度，最大限度的发挥档案的利用价值。提升服务质量，当有人无法调取到需要的档案时，相关工作人员还需要亲自操作、耐心解答，让档案服务工作更加便捷、流畅的开展。运用数字化技术进一步优化数据资源的利用效率，形成稳定的信息传输模式，提升档案管理效率。

4 提升工作人员综合素质

高质量的工作队伍能够有效提升档案管理效率，所以必须要加强人才的培养，定期开展讲座、外出培训，增强工作人员的理论知识。加强工作实践，将理论联系实际，积极学习信息技术，明确信息技术所起到的重要辅助作用，并在日常工作中不断总结经验，实现信息化和创新性的有机融合。与此同时，要求员工用信息化的思维和手段来对待工作，用信息化的方式来保证人事档案管理的真实性和有效性，在提升员工工作效率的同时，还要将档案管理的机密性、及时性和功能性等多个有点发挥到最大，确保人事档案管理工作能够完美的适应信息化时代的发展，进而将档案管理工作做到更加的全面、便捷。此外，还要增强工作人员的安全意识和主人翁意识，学习《保密法》等相关规定，在工作中树立安全保密意识，并能够严格按照工作流程审批档案，不随意对外泄露。

5 结语

综上所述，要想提升档案管理工作效率，就必须要实施制度化管理、合理引入信息技术、创新管理服务手段、提升工作人员综合素质。采用信息化的辅助方式，革新工作手段，提升档案利用价值，保证其真实性和完整性。

参考文献

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