抗击疫情，医院档案部门应彰显作为

王前 林晨晨 孙玲 郑亚萍

疫情防控工作中形成的档案资料是重要的历史记录，对于体现医院各部门的组织动员力、执行力以及今后开展疫情防控、临床诊疗、病案研究等具有重要价值。因此，在面对重大卫生事件的时候档案部门更应该加强对档案工作的认识，有意识主动承担任务，为医院长远发展作出贡献。此次新型冠状病毒肺炎疫情发生以来，苏北人民医院迅速反应，认真贯彻学习各级主管部门的要求和文件精神，开展了一系列针对此次新冠病毒肺炎疫情的档案工作，不仅有效助力疫情防控，也守护好了此次疫情的重要记忆！

一、医院领导高度重视，促使档案工作顺利开展

新型冠状病毒肺炎疫情发生以来，苏北人民医院档案部门认真学习贯彻习近平总书记重要指示精神和党中央、国务院决策部署，领会精神实质，统一思想认识，牢记初心使命，把疫情防控工作作为档案部门当前最重要的工作来抓。医院党委、院部高度重视疫情期间的档案工作，多次在疫情防控领导小组会议上强调做好防疫档案工作的重要性，要求档案部门在疫情防控工作中自觉扛起责任、脚踏实地、主动作为、超前谋划，做好疫情防控期间档案收集工作。通过学习，医院档案工作人员乃至全院工作人员都提高了对档案及档案收集的认识。疫情期间，一些科室主动把相关资料交给综合档案室存档，还有一些科室有意识地去做记录和总结经验等，使档案部门的各方面工作得以顺利开展。

二、完善档案管理制度，使档案工作规范化、科学化

突发公共事件发生时，以往档案管理环节的一些工作方法已经不完全适应新环境下的需要，过去的档案管理体制、原则、方法与档案工作制度都需要重新考虑，进行新的探索和尝试。因此为了加强医院对重大活动、重要事件档案的管理，确保档案的完整与安全，以更好地服务和促进医院治理体系和治理能力建设，根据《江苏省重大活动和重要事件档案管理办法》，苏北人民医院迅速出台了《苏北人民医院重大活动和重要事件档案管理办法》。该办法明确了各部门分工和职责，提高了档案工作效率，为此次防疫档案工作提供了制度保障，并健全了医院档案管理制度，实现了医院档案工作规范性与科学性相统一。

三、组建防疫档案团队，提高档案工作效率和质量

在医院防疫工作全面启动后，苏北人民医院便成立了由综合档案室专职档案员和各职能处室兼职档案员组成的防疫档案工作小组，充分发挥全院兼职档案员的作用，更好地完成防疫期间各类档案收集工作。综合档案室在第一时间下发了《关于做好新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控期间档案工作的通知》，要求各个部门兼职档案员根据防疫档案归档要求担负起收集各类防疫档案工作的责任，综合档案室专职档案人员全程参与、协助各科室进行防疫文件材料的收集和移交。此外，综合档案室与支援武汉医疗队保持密切联系，医疗队员中专门有一名档案员负责每日医疗队工作情况记录和影像资料拍摄。防疫档案工作团队共同奋战有利于形成团队凝聚力，成员间上下一心，分工协作，确保档案资料收集完整齐全。

四、明确防疫档案归档范围，做到应收尽收、应归尽归

根据江苏省卫健委下发的《关于做好疫情防控相关资料收集工作的通知》以及江苏省档案局、档案馆和扬州市档案局、档案馆下发的《关于做好新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控期间档案工作的通知》具体要求，医院综合档案室在总结以往材料收集归档工作的基础上，制定了适应本院情况的档案归档范围及分类办法。新型冠状病毒肺炎防疫档案具体分为综合类、医学防疫技术类、物资保障类、交流类、科学研究类以及其他六大类。其中综合类包括医院出台的相关防控文件、上级重要批示、讲话和会议纪要、有关疫情防治工作的重要资料以及防疫期间作出贡献的党员模范或是有失职行为进行问责形成的文件材料等；医学防疫技术类包括疫情防治、监测形成的文件材料，医疗资源调配形成的文件材料，以及接收、诊治确诊和疑似病人的情况等材料；物资保障类包括医院医药用品和相关物资保障和生活保障、捐赠物资和财政拨款使用等材料；交流类包括国际疫病防治交流相关材料；科学研究类包括新冠肺炎科技攻关和防治应用取得成果等材料；其他类则包括各项疫情防控工作和活动的照片、录音、录像、磁盘、电子文件和实物等。

五、全方位开展防疫档案收集，将档案工作贯穿于医院防疫全过程

苏北人民医院在疫情发生后第一时间启动了此次疫情防控档案资料的收集工作，并将档案工作贯穿于医院整个防疫过程。和以往归档时间不同，防疫工作开始的同时综合档案室与兼职档案员就通过微信工作群、邮箱、电话等多种形式，对疫情期间各项档案的收集工作沟通和交流，指导兼职档案员和支援武汉前线档案员及时收集相关材料，发现材料收集中存在的问题及时给予提醒。初期，我们的工作重点主要放在与疫情防控有密切联系的档案收集上，以便于为早期疫情防控提供决策服务；中期，我们开始全面地收集与疫情有关资料，以探索其中的联系和规律，协助疫情防控工作顺利实施；到了后期依然不能懈怠，要开始系统地、全方位收集具有档案价值的文件资料、影像资料和实物等，做到应收尽收、应归尽归。多措并举，统筹推进，为详细、真实地还原医院在此次抗击疫情各方面工作的全过程提供了有力保证。

六、重视防疫病历档案管理，确保档案及时安全归档

病历档案是全面反映患者在住院期间一切诊疗活动的第一手资料，是此次新冠肺炎防控档案中不可或缺的一部分。为了确保防疫病历档案质量，从疫情初期我院病历档案工作人员就以高度负责任的态度和严谨的工作作风加强防疫病案管理工作。根据国家卫健委和国家医保局联合发布的《关于印发新型冠状病毒感染相关ICD代码的通知》并结合苏北人民医院实际情况，立即按国家卫健委要求增加相关诊断类型，如新型冠状病毒肺炎、新型冠状病毒感染、新型冠状病毒肺炎临床诊断病例、新型冠状病毒疑似病例。同时，迅速对临床医生进行新冠肺炎确诊病例、疑似病例的编码进行指导，提高了临床医生疾病诊断准确性，保证了新冠肺炎病案统计数据的完整性与准确性。另外，医院档案室与新区分院（扬州市第三人民医院，定点收治全市新冠肺炎病人）建立档案管理互动机制，实现垂直化管理，及时提醒隔离病房做好确诊新冠肺炎或疑似新冠肺炎病历档案及时归档和消毒处理工作。新型冠状病毒感染患者的纸质病历回收到病案室后，置于中温消毒柜中进行消毒，消毒温度不低于60°C，不高于100°C，消毒时间不短于30分钟，杜绝出现病历没有及时被消毒导致档案室工作人员以及密切接触医护人员感染新型冠状病毒风险，保障病历档案及时安全归档。

七、加大防疫档案开发利用，助力新冠肺炎疫情防控

公共卫生事件档案的价值在于记载了事件发生的全过程，通过对以往疫情的防治措施、防治成效进行分析，得出事物发展规律，能够对未来的疫情防治提供科学依据。当发现本次疫情与当年“非典”疫情非常相似时，医院档案人员迅速查找到2003年苏北人民医院抗击SARS时期所有档案资料，包括2003年医院出台的抗击SARS发文5件、所有重大事件新闻报道12篇以及照片30余张。这些展现了医院在抗击SARS中所开展的一系列工作，包括成立非典型肺炎防治领导小组和防治专家组、申请“非典”专项经费、制定“非典”防控预案等。档案人员及时将这些资料筛选提炼，把最重要的信息反映给医院有关领导、重要医师，帮助他们进行重要决策以及疾病防治。随后院党委、院部迅速成立了抗击新型冠状病毒肺炎领导小组，建立例会制度，有序开展各项防控工作，组织院内防控知识培训，各职能部门各司其职负责各自防疫工作，迅速出台了医院此次防控工作相关制度和规定，各项工作扎实有效开展，使得目前扬州疫情得到有效控制。

由于此次疫情重大，新型冠狀病毒肺炎相关档案一经收集便需要进行整理和利用。因此在归档的同时，医院综合档案室还及时将重要的疫情防控手段和措施及时整理并发布，以供其他地区同行参考、交流和学习。并且时刻关注外界各地报道，包括有关重要档案信息发布平台，及时学习并改进工作。国家、省、市档案局、档案馆和档案权威杂志等对苏北人民院加强档案利用，发挥档案价值的做法进行了报道。

八、规划疫后档案建设，立足医院长远工作发展

此次新型冠状病毒肺炎疫情防控行动规模之大、影响之远，将成为我国防疫史上一次壮举，也是全国传染病防治的重要案例，因此苏北人民医院已规划对此次疫情建立专题防疫档案，更加系统地收集、整理、保管此次事件中的各类文书资料、音像视频等，协助分析评估事件过程中各部门工作绩效，帮助后续形成各类调研、专题报告。这将有助于医院医疗事业发展，同时也向公众宣传档案工作，使更多人认识到档案的价值，提升档案工作的影响力。