人工智能赋能背景下中外档案管理创新比较与启示

韩洁 史江

摘要：为了解人工智能赋能背景下档案管理工作的基本现状和存在问题，发挥人工智能技术对档案管理工作的积极影响，文章采用比较研究法，分别从档案管理理论创新、档案管理实践创新、档案管理人员角色转变三个方面，分析人工智能赋能背景下我国和澳大利亚、美国等国在档案管理工作中存在的异同，总结国外利用人工智能赋能档案管理工作的一些经验，为我国档案管理工作应用人工智能提供借鉴。

关键词：人工智能；档案管理工作；档案管理人员；比较研究

分类号：G279

Comparison and Enlightenment of Archives Management between China and Foreign Countries under the Background of Artificial Intelligence

Han Jie， Shi Jiang

（School of Public Management of Sichuan University， Chengdu， Sichuan， 610065）

Abstract：In order to understand the basic situation and existing problems of archives management under the background of artificial intelligence enabling， the positive influence of artificial intelligence technology on archives management is brought into play. This paper uses comparative research method to analyze the similarities and differences between China and Australia， the United States and other countries in the archives management work under the background of AI empowerment from three aspects： the innovation of archives management theory， the innovation of archives management practice and the change of the role of archives managers. It also summarizes some experiences of foreign countries in using AI to empower archives management work and provides reference for the application of AI in archives management work in China.

Keywords：Artificial Intelligence； Archives Management； Archives Management Personnel； Com？ parative Research

2017年國务院印发《新一代人工智能发展规划》，明确了我国人工智能发展的战略态势、总体要求、重点任务、资源配置和保障措施，将人工智能发展推向新的战略高度。[1]2019年9月德勤发布的《全球人工智能发展白皮书》指出：随着人工智能技术步入商业化阶段，其将对金融、教育、数字政务、医疗、无人驾驶、零售、制造业、智慧城市等各个行业带来深刻变革。[2]人工智能赋能背景下，如何积极推动人工智能在档案管理工作中的实际应用，值得档案管理理论和实践工作者加以深入思考。文章分别从档案管理理论创新、档案管理实践创新和档案管理人员角色转变三个方面出发，具体分析人工智能赋能背景下中外档案管理工作的异同，进一步发现我国档案管理工作在以上各个方面存在的不足并提出建议，促使我国档案管理工作在技术助力之下朝着更好态势发展。

1档案管理理论的创新

当前，我国学者对人工智能应用于档案管理工作的理论探讨主要集中在以下方面：一是对档案管理工作应用人工智能技术必要性的探讨。刘珂[3]指出随着电子文件数量的增长以及档案馆“智能化、个性化、知识化”服务理念的驱动，应用人工智能技术对于实现档案科学管理具有十分重要的意义。二是对人工智能在档案管理工作中可能应用方面和作用的研究。刘珂[4]提出人工智能可用于电子档案的智能收集、智能鉴定、智能检索、智能服务、智能解读和档案库房的智能管控六大方面。沙洲[5]则认为人工智能可用于网络档案信息资源智能收集、智能分类与检索、智能鉴定、智能化档案安全管理和智能化档案提供利用服务。

国外学者对人工智能应用于档案管理工作也进行了相关理论研究。Gregory Rolan[6]等人指出人工智能在文件保管领域的应用包括：文本分类与分析、文件鉴定、选择、处置与敏感性审查等。同时具体分析了人工智能应用于文件保管工作的一些障碍：一是目前人工智能技术在文件保管领域的应用尚缺乏一些令人信服的案例研究；二是机器学习解决方案耗时长、成本高，使用机器学习技术对数据质量、计算能力提出巨大挑战；三是人工智能技术与以人为导向的工具之间的融合较为困难，例如在对文件的保留与处置进行判定时，与文件内容相关的其他文件记录、文件的形成背景和一些常识也是非常重要的，人工智能技术可能会在这方面存在缺陷；四是不同文件、不同系统和不同机构之间记录数据的异构性也是人工智能应用的一大障碍。

从档案管理相关理论研究来看，我国学者基于信息链和档案管理全流程视角，探讨人工智能在电子档案收集、整理、鉴定、保管、检索、利用中的应用和作用，国外学者则结合档案管理工作中应用人工智能的具体实践，主要关注文件的分类、鉴定、处置环节。总的来说，人工智能赋能背景下档案鉴定理论、分类方法和保管方法尚未形成新的理论成果，相关理论研究仍处于初始阶段。而这一被工业界称为第四次工业革命的人工智能技术必然会带来档案管理理论的重大变化，影响档案管理的目标、档案的鉴定理论和分类方法、档案利用服务工作等，因此还需要中外档案学者继续深入研究，帮助更好地指导档案管理实践工作。

2档案管理实践的创新

2.1档案管理项目的建设

在人工智能助推档案管理方面，2019年8月中国知识管理论坛上，中国人民大学信息资源管理学院与科大讯飞共同签署战略合作协议并建立“人工智能与数据管理联合实验室”，未来双方将紧密开展教学科研合作，共同推动人工智能技术在档案、数据管理等方向的创新应用。[7]这是我国档案管理领域推动人工智能应用的一项重要战略规划，未来将会在这一领域产生专门的研究成果。

国外档案管理领域目前已经开展了多个专门的档案管理项目，通过利用人工智能技术推动档案工作的进步和政府透明度的提升。由罗马第三大学和梵蒂冈秘密档案馆共同开展的Codice Ratio跨学科项目，旨在利用人工智能技术和光学字符识别软件实现对梵蒂冈秘密档案馆珍贵历史档案的开发利用。[8]该项目的参与者主要有罗马第三大学人文工程系的教授和梵蒂冈秘密档案馆的馆员，以及一些高中生，他们共同构成了档案馆、高校和社会力量参与的合作模式。澳大利亚的档案部门、业务部门和技术部门也利用人工智能共同进行了档案信息资源管理与开发利用的实践探索。澳大利亚维多利亚公共档案馆基于Proof of Concept（PoC）项目，利用机器学习技术实现对维多利亚州政府大量非结构化电子邮件的鉴定、处置和敏感性审查，其目的在于满足用户的信息利用需求，提高政府的透明度和可问责性，维护政府的声誉。澳大利亚政府财政部门在Proof of Concept（PoC）项目的基础上继续深入开展文件管理自动化实践。澳大利亚新南威尔士州档案馆也借助内部试点项目，利用机器学习技术，解决了州政府部门大量非结构化数据集的分类问题。[9]美国斯坦福大学开展的ePADD项目受美国国家历史出版和记录委员会（属美国国家档案馆）及博物馆和图书馆服务研究所基金资助，主要负责人是斯坦福大学计算机科学领域的博士和图书馆文献特藏部的专员，通过利用多项人工智能技术，对斯坦福大学图书馆馆藏著名文学人物的电子邮件进行保存与管理，旨在充分发挥文学遗产的历史和文化价值。[10]

人工智能赋能背景下，中外档案管理项目建设存在显著差异：一是在项目参与度方面，我国目前形成了企业——高校共同研究的合作模式，缺少档案管理实践部门和社会力量的直接参与，不利于将教学科研成果转化为档案管理工作变革的助推力量；相比之下，国外在现有项目中已经构建了全方位、多领域的合作体系，参与主体包括：档案学者和档案实践工作者、技术部门、业务部门、企业及社会力量，在档案管理具体工作中也能进一步利用好已有项目的研究成果，推动档案管理工作的进步。二是在项目建设目标方面，我国档案管理领域致力于推动人工智能在档案管理和数据管理方面的创新应用，切实提高档案工作的智慧化水平，国外档案管理领域应用人工智能技术的着眼点不仅在于推动档案管理水平和利用水平的提高，同时希望为提升政府形象、建设透明政府做出贡献。三是在项目进展方面，我国利用人工智能助推档案管理还处于战略计划初步建构阶段，没有专门项目的实施，而国外档案管理领域则比较注重专门项目的部署和推进，往往从少部分具有重要利用价值的档案开始，探索人工智能赋能背景下档案管理工作的变化和发展。

2.2档案管理工作的开展

随着有关档案管理项目的建设和档案部门的逐步探索，人工智能应用为档案管理工作带来了一些实际成效，具体体现在档案管理的几大环节。

国内部分档案部门利用人工智能技术开展了档案管理的新实践。例如，江苏省太仓市档案馆利用智能代理技术，实现了对馆藏档案的全文检索，同时该馆还采用了人脸识别和虹膜识别的门禁系统以及能识别和定位人与物的监控跟踪系统，提高了馆藏档案的安全性；[11]北京市市场监督管理局利用图像识别技术和信息抽取技术，实现档案的精细化检索，精确检索率已经超过90%，同时结合专家系统，北京市市场监督管理局还研发了某些类型档案的页面公开级智能鉴定工具，进而能够实现对企业登记档案的智能化鉴定。[12]

国外档案管理实践领域也对人工智能技术应用进行了探索。Codice Ratio项目通过利用人工智能技术和光学字符识别软件（OCR）帮助识别梵蒂冈秘密档案馆手写卷宗中的文字。项目组成员借助拼图分割的方法，用OCR软件将每个单词进行分割并自动绘制生成不同样式的拼图碎片，之后该项目组引入一群高中生参与，主要负责对OCR软件生成的拼图组合进行判断，告诉软件哪些猜测是正确的哪些是错误的，锻炼机器的学习能力。当训练到一定阶段后，软件可以独立拼图并判断字母的位置，对手写字母的判断准确率达到96%。[13]澳大利亚维多利亚公共档案馆借助Nuix eDiscovery工具，利用基于规则的专家系统、统计模型和深度学习等技术，对维多利亚州政府大量非结构化电子邮件进行鉴定、处置和敏感性审查。澳大利亚政府财政部门利用微服务架构技术和关联数据技术，按照文件处置方案对电子邮件进行分类。新南威尔士州档案馆通过文本提取、数据清洗、文本矢量化、特征提取和分类等过程，实现对本州某一政府部门全部文件的分类处置，准确率可达84%。[14]斯坦福大学图书馆研发的ePADD软件，通过利用自然语言处理、自动元数据处理和机器学习等人工智能技术，能够实现对五位当代文学人物的电子邮件的鉴定、处理和访问。[15]但是该软件目前还不能完全识别出电子邮件中的机密信息，需要借助人工力量进一步判断。

总的来说，在人工智能技术具体应用和实际成效方面，与国外相比，我国档案管理工作中利用人工智能技术的层次不高，没有真正利用机器学习、深度学习等人工智能核心技术解决档案管理工作中的重点和难点问题。具体体现在：重保管而轻利用。即过于重视档案和档案库房的安全管理而忽视了档案管理工作的重心——分类鉴定以及开发利用，因此对档案管理工作的质量和效率没有明显的提升，也不能很好地满足档案用户的信息需求。究其原因，主要是我国档案管理部门及人员对人工智能技术的应用范围认识不清，档案馆的电子文件管理数据基础和软硬件设施建设有待进一步提高。在人工智能技术应用范围方面，国外档案管理实践者通过参与并开展多个“人工智能”主题档案管理项目，正确认识到人工智能赋能档案管理工作的核心在于帮助解决文件分类、鉴定、私密信息审查以及提供利用等问题，借此推动档案管理实践取得实质性进展。目前我国真正利用人工智能技术的档案管理机构和部门较少，已有的几个也是单独探索，力量薄弱，认识有限。在电子文件管理数据基础方面，人工智能技术的应用对数据质量的要求比较高，一般需要被处理数据是数字化形式、被清洗、标签化并且保持格式一致，才能进行下一步训练和测试。澳大利亚要求2015年以后档案馆只接收数字格式的文件归档，美国要求到2022年底，美国联邦机构所有涉及档案的业务以及与NARA之间的工作将全部转为在线进行。目前我国数字化转型国家战略进展缓慢，电子文件管理的数据基础相对比较薄弱。在软硬件设施建设方面，人工智能技术的应用对计算环境要求较高，档案馆通常需要依托开源技术、大数据技术和云服务平台，对实现效果进行多次检验，耗时长，成本高。当前我国档案管理部门还主要把精力集中在数字档案馆的建設和维护方面，没有更多的财力物力投入到人工智能技术的利用中。

3档案管理人员角色的转变

我国部分档案学者从理论探索的角度对人工智能赋能背景下档案管理人员的角色转变和能力要求进行了研究。沈牡丹、范智新[16]指出在人工智能技术背景下，档案工作者要发挥主观能动性，积极开展档案编研工作。李子林、熊文景[17]提出人工智能在档案界的发展将助推档案管理人员的改造和升级，档案管理人员需要具备长远的战略眼光和高位的职业定位布局。冯永光、张海婷[18]指出档案工作者要转变档案管理理念，做档案的整合者、共享者以及档案安全的守护者。张会超[19]提出档案人员要关注人工智能技术的变化和影响，加强研究，促进人工智能与档案领域的良性融合。

国外档案管理工作中档案管理人员直接参与人工智能技术的应用，推动档案管理工作的进步。在实际参与过程中，档案管理人员的素养得到提高，主要体现在：一是管理方式的转变。国外多以专门研究项目的方式开展人工智能技术应用实践，参与者不仅包括档案部门的管理人员，还包括档案学领域和计算机科学领域的专家、企业以及社会力量，在促进人工智能技术应用方面，档案管理人员的参与度和包容度较高，与其他领域的人员开展了良好的合作，取得了良好的管理效果；二是管理能力的增强。人工智能赋能背景下，档案管理人员能够从当前档案管理工作的现状和需求出发，发现自身岗位在引导技术应用和弥补技术不足方面存在的优势。在人工智能技术发展尚不成熟的情况下，档案管理人员能够对使用人工智能技术处理后的结果进行再审查，确保档案鉴定、分类、保管、利用工作的高质量开展。

总的来说，我国档案学理论研究领域已经认识到人工智能赋能背景下档案管理人员的角色应当及时调整与转变，但在档案管理实践领域，档案管理人员的管理思维、管理方式、管理能力并不理想，不能主动参与到“人工智能”主题档案管理项目研究中，也没有清楚认识到如何借助人工智能技术开展档案管理工作，难以应对技术变革带来的挑战与冲击。

4国外档案管理创新对我国的启示

基于以上三个方面的分析，进一步总结出国外档案管理工作中利用人工智能技术的经验对我国档案管理工作具有以下几个方面的启示：

4.1正确认识人工智能赋能档案管理工作的聚焦点

从国外对人工智能赋能档案管理工作的认识过程和结果来看，国外档案管理部门和机构通过参与一些“人工智能”主题的档案管理项目，正确认识到将人工智能应用于档案管理工作的核心环节，主要利用自然语言处理、专家系统、机器学习、深度学习等人工智能技术，开展档案识别、分类、鉴定、审查和利用工作，在注重档案保管的同时也注重档案利用。因此，我国档案管理工作不应只局限于档案和档案库房的安全管理方面，而是应该聚焦于如何借助人工智能技术，在保证档案安全性的基础上，利用人工智能赋能档案分类、鉴定、保管工作，加快对馆藏档案信息资源的开发利用，提高档案机构的管理和服务水平。

4.2完善我国电子文件单轨制管理战略布局

通过分析人工智能在澳大利亚、美国档案管理工作中的应用状况发现，澳大利亚、美国实施数字化转型策略、全面迈向电子档案管理时代，为人工智能技术的应用建立了良好的数据基础、技术基础和管理基础。全面电子档案管理时代产生的大量电子文件对档案管理工作提出巨大挑战，而人工智能正在这一时期有了“用武之地”。我国目前已经在理论层面提出要向单轨制电子文件管理模式转型，部分省市也做出了相应的实践探索，但是实行单轨制电子文件管理还没有真正成为国家战略。从未来技术应用和档案工作的发展趋势来看，我国要积极推进单轨制电子文件管理，并在法律、政策、制度、技术方面保障电子文件的“四性”，才能为人工智能技术在档案管理工作中的应用建立良好的基础。

4.3構建以档案管理部门为主、多元主体协同参与模式

国外档案管理部门通过开展项目合作的方式，积极促进人工智能技术在档案管理具体工作中的实际应用，助推档案管理质量和效率的提升。针对当前我国档案管理部门存在的对人工智能的应用范围认识不清、档案馆的电子文件管理数据基础和软硬件设施建设较差等问题，档案管理部门应该树立对人工智能技术的正确认识，与高校、企业和社会力量共同参与并开展人工智能在档案管理工作中的研究与应用，构建以档案管理部门为主、多元主体协同的参与模式。一方面，档案管理部门凭借其保管的大量档案信息资源和长期积累的档案管理经验，在整体协作中发挥主导作用，通过与高校、企业和社会力量的协作，档案管理部门可以借助其提供的知识、资金和技术支持，解决部分管理难题，实现对馆藏档案的有效管理和开发利用；另一方面，多元主体通过协作的方式，借助档案管理部门这一大平台，能够将实践中的教学成果和科研成果尽快推广应用到档案管理工作中，成为档案管理工作发展的助推力量。在这一过程中，通过与其他领域人员的交流，来自档案学界、档案管理实践界以及技术领域人员的信息素养将得到进一步提升。

4.4发挥档案管理人员在人工智能技术应用中的能动性

人工智能赋能背景下，档案管理工作既不能“固守传统”，也不能“唯技术论”。从国外档案工作者应对人工智能技术挑战的状况来看，档案管理人员并不是技术时代的妥协者，技术只能帮助解决部分问题，档案管理人员在档案管理工作中仍然处于主导地位。在档案分类和档案鉴定方面，目前利用人工智能技术进行档案分类、鉴定和私密信息审查还存在一些失误和漏洞，需要档案管理人员根据自身知识基础和管理经验对以上工作做出进一步判断。在档案编研与利用方面，由于人工智能技术的局限性，目前档案管理工作中没有出现借助人工智能开展档案编研的具体实例，还有一些机密文件与档案的提供利用，也只能由档案管理人员根据实际状况进行灵活判定。因此技术不能完全取代档案管理人员的位置，技术变革对档案管理人员的素养提出了更高的要求。档案管理人员应该在这一方面有清晰的认识，不断提高自身素养，在档案管理工作中充分发挥主观能动性。

注释与参考文献

[1]国务院关于印发新一代人工智能发展规划的通知（国发〔2017〕35号）_政府信息公开专栏[EB/OL].[2019-12-07]. http：//www.gov.cn/zhengce/content/2017- 07/20/content_5211996. htm？from=timeline&isappinstalled=0.

[2]德勤：2019全球人工智能发展白皮书-Useit知识库[EB/OL].[2019-12-07].https：//www.useit.com.cn/thread-24766-1-1.html.

[3][4]刘珂.人工智能在档案管理中的应用探析[J].兰台世界，2019（2）：19-23+12.

[5]沙洲.人工智能在档案工作中的应用研究[J].档案与建设，2018（2）：36-39.

[6][9][14]Rolan G， Humphries G， Jeffrey L，et al. More human than human？ Artificial intelligence in the archive[J].Archives and Manuscripts，2019（2）： 179-203.

[7]中华人民共和国国家档案局.高校联手企业力推人工智能应用档案管理研究[EB/OL].[2020- 02- 09].http：//www.saac.gov.cn/daj/dfdt/201909/ d147e4cb3ad7454489f06 b2c74404c03.shtml.

[8][13]In Codice Ratio： OCR of Handwritten Latin Documents using Deep Convolutional Networks（PDF）[EB/OL].[2019-12-07].https：//www.researchgate.net/publication/322096820_In_Codice_Ratio_OCR_of_Handwritten_Latin_Documents_us -ing_Deep_Convolutional_Networks.

[10][15]Schneide J， Adams C， DeBauche S，et al.Appraising， processing， and providing access to email in contemporary literary archives[J].Archives and Manuscripts，2019（3）： 305-326.

[11]陈亮.人工智能技术在智慧档案馆建设中的应用初探——以太仓市档案馆为例[J].档案与建设，2016（7）：80-82.

[12]陳会明，史爱丽，王宁，金文光.人工智能在档案工作中的应用实践与挑战——以北京市市场监督管理局为例[J].档案与建设，2019（7）：53-56.

[16]沈牡丹，范智新.人工智能时代档案工作如何寻求新发展[J].兰台世界，2018（5）：77-79.

[17]李子林，熊文景.人工智能对档案管理的影响及发展建议[J].档案与建设，2019（6）：10-13+9.

[18]冯永光，张海婷.人工智能时代档案工作者角色的新探索[J].潍坊工程职业学院学报，2019（1）：107-108.

[19]张会超.人工智能与档案管理论析[J].兰台世界，2019（2）：13-18+12.