档案安全体系建设中存在的问题及对策

楚艳苓

摘 要：档案管理工作作为一项重要的信息保存工作，其重要性不言而喻。因此，做好其安全体系建设工作对于保证档案的安全性具有非常重要的作用。通过做好档案安全管理工作，可以保证档案实体和信息安全，保证基础设施及制度的完善。而档案安全体系建设工作就是为了保证档案的安全性，是一项系统的工程。为此，研究和探讨档案安全体系建设是非常有必要的。本文从档案安全体系建设的内涵出发，分析了目前影响档案安全的问题及成因，基于此，重点的探讨了确保档案安全体系建设的有效对策。最后得出：只有不断的创新档案安全建设思路，将档案安全体现建设列入重要的安全建设工作中，同时要求每一个档案管理人员重视档案安全管理工作，提升信息化管理水平，将档案安全工作作为一项重要的安全工作来抓，积极的制定有效的安全管理制度，并严格的规范管理方案，将档案有效的进行归档，做好留存工作，保证每一份档案都处于安全的管理体系中，让档案安全管理工作越来越规范，越来越好，以此保证档案的安全性。

关键词：档案管理;安全管理;信息化;规范化

一、档案安全体系概述

档案安全体系是一项系统工程，旨在确保档案实体和信息安全具有完整的基础架构，完整的系统和标准化的操作。档案安全包括档案安全政策和法规，材料保证，机构保证和机构保证，档案建设，档案救援和保护，对档案工作紧急情况的应急响应，档案信息安全管理以及合理的档案公开使用。基础设施是基础，系统监管是关键，基础业务是前提。档案安全体系的建设包括三个层次：第一，确保档案实体的安全，不被损坏或丢失。第二，确保档案信息的安全性，不被泄露，不被泄露;第三，确保档案的完整齐全并尽量延长档案实体和信息的保存时限。

二、当前档案安全体系建设中存在的问题

当前档案安全体系建设中存在的问题主要包括以下几点：针对档案库房的设计方面，其规范性有待进一步提升;针对档案装具、防护设施方面，其完善性仍不够;针对安全管理制度建设方面，其制度空泛、随意性较大;针对档案安全预案的建设方面，资料针对性不够。

（一）针对档案库房的设计方面，其规范性有待进一步提升

目前档案库房设计方面主要存在的问题主要包括选址不够科学、设计不够合理两个方面。针对选址不科学方面，档案管理部门在档案库的选址上要尽量避免容易发生自然灾害的地段，同时关键要因地制宜的选择档案库地址。

（二）针对档案装具、防护设施方面，其完善性仍不够

第一，档案装具品种种类过多，质量不能保证;第二，很多的档案库缺少防火、防盗报警系统，同时很多档案库没有安装监控系统，无法保证其安全;第三，地处雷电频发地带的档案馆，档案库房没有防雷避雷装置，容易遭受雷击引发火灾。

（三）针对安全管理制度建设方面，其制度空泛、随意性较大

档案安全管理制度虽然已经编制，但存在不够完善，执行力度不够的情况，随意性较大，需加大编制力度，保证制度的合理性，同时保证其能够按照制度严格执行。

（四）针对档案安全预案的建设方面，资料针对性不够

安全预案作为档案安全管理的最后一环，是保证一旦出现安全事故尽可能减少损失的环节。所以其重要程度也很高。然而目前很多应急预案设计不合理，缺乏针对性，也缺乏相应的演练。

三、提升档案安全体系建设水平的策略方法

提升档案安全体系建设水平的策略方法包括以下几个方面：提升档案管理人员的档案安全体现建设思想认识工作;提升档案管理人员对于档案管理工作的责任心和使命感;有针对性的做好档案突发安全事故的应急预案工作，并做好演练;从基础建设做起，提升业务能力，推进规范化建设。

（一）提升档案管理人员的档案安全体现建设思想认识工作

档案安全一旦出现问题就会造成重大的损失，并且损失是无法弥补的。所以档案安全工作的重要性是显而易见的。所以做好档案安全的基础建设工作，做好保障能力，抵御自然、人为灾害的侵袭是非常关键的。基于此，档案管理部门必须从基础出发，对于档案库的选址方面、档案库的现场管理方面等都要做好建设，保证档案的安全性，让档案免受外界条件的侵袭。这就需要全体档案管理人员高度提升自身认识，认识到档案管理工作的重要性，积极的保证档案管理工作的有序进行。

（二）提升档案管理人员对于档案管理工作的责任心和使命感

档案管理工作的有序进行，安全体系建设的合理推荐，关键执行者就是档案管理人员，因此，必须有效的提升档案管理人员的工作责任心和使命感，才能让档案安全体系建设工作有条不紊的进行。基于此，档案管理部门必须通过多种方式积极的调动档案人的工作积极性，让其充满责任心和使命感。具体的做法可以从思想意识培训，绩效管理等方面进行。通过思想意识的培训工作，可以让档案人充分认识到自身工作的重要意义，使其有成就感，这样其工作责任心和积极性就会不断提升。

（三）有针对性的做好档案突发安全事故的应急预案工作，并做好演练

档案安全体系建设工作中，安全事故的应急预案及演练工作是非常关键的。只有做好应急预案并定期进行演练，才能在出现重大的档案安全事故时，第一时间保证档案的安全，尽可能的挽回损失。具体的做法如下：根据档案的实际情况，制定行之有效的应急预案，并定期的进行演练工作，通过预案的演练发现应急预案内容的不足，定期进行预案的修订。

（四）从基础建设做起，提升业务能力，推进规范化建设

档案标准化认证是加强档案管理，促进档案健康发展，提高档案管理水平，依法实施档案管理的重要措施。档案工作的好坏，只有等级证书才能做出判断。单位的认证可以促使许多单位效仿和学习，并且可以帮助整个地区的档案工作向前发展。存档安全性只是存档标准化级别的认证之一。

四、总结

只有不断的创新档案安全建设思路，将档案安全体现建设列入重要的安全建设工作中，同时要求每一个档案管理人員重视档案安全管理工作，提升信息化管理水平，将档案安全工作作为一项重要的安全工作来抓，积极的制定有效的安全管理制度，并严格的规范管理方案，将档案有效的进行归档，做好留存工作，保证每一份档案都处于安全的管理体系中，让档案安全管理工作越来越规范，越来越好，以此保证档案的安全性。

参考文献：

[1]胡惠萍.基于规范化综合档案室的建设实现科研单位档案可持续发展[J].办公室业务，2017（02）.

[2]狄瑜，李姗敏，徐奕.创建规范化综合档案室 促进科研单位档案发展[J].农业科研经济管理，2015（01）.