人事档案管理在中学人力资源管理中的作用分析

【摘要】中学是教育的主要场所之一，随着学校教育不断改革，学校人事变动也比较频繁，加强人事档案管理在学校人力资源管理中具有十分重要的作用。本文对人事档案管理在中学人力资源管理中的作用和应用策略进行分析，旨在提高中学人力资源管理水平。

【关键词】人事档案管理，人力资源管理，作用，措施

随着经济全球化和信息化时代的到来，人事档案对单位的发展具有十分重要的作用，具有保存和参考价值，中学人事档案记录着学校中每一个人的成长经历和工作表现，是人力资源管理的重要资源。对于中学而言，人力资源管理是十分重要的管理内容，有助于人力资源管理部门对学校的员工进行深入了解，开发员工潜能，增强学校核心竞争力，提高学校教育水平。同时，人事档案管理又是人力资源管理中有效识别、选拔以及使用人才的关键依据，所以，加强人事档案管理对中学人力资源管理具有十分重要的作用。

一、人事档案管理在中学人力资源管理中的作用

（一）有助于最大限度地发挥人力资源的效力

中学是教书育人的地方，在学校内，不仅有行政职能人员，还有教师队伍，一个学校的人力资源丰富多样化，每一个人都需要在自己的岗位上发挥作用。科学合理的人事档案管理，可以让中学管理者更好地发现人才，启用人才，减少学校的优秀员工的流失，而且学校内部对于干部的评定，对员工的工资福利待遇的分配也是基于人事檔案基础之上的，加强人事档案管理，可以最大限度地发挥人力资源的效力。

（二）有利于人力资源的合理配置

人事档案管理可以促进学校的各个部门之间实现资源共享，从而对学校的人才进行合理配置。每个员工都有自身的特点，能力亦不相同，在进行管理的时候，必须要借助人事档案，才能更好地了解员工的特长、专业等信息，从而将员工安排在更合适的岗位上，实现人力资源的合理配置，让每个人在不同的岗位上发光发热，发挥自己的潜力，提高学校的教育质量和教育水平。

（三）直接关系员工的切身利益

中学员工所享受的福利待遇与自身的工作经历是息息相关的，人事档案体现的是员工对单位的信任感、归属感，而且也会增加员工的凝聚力与向心力，由于学校的人事档案具有一定的变动，加上人才流动，这些档案就成了确定员工福利待遇的重要依据，所以，加强人事档案管理，才能给员工制定出更加科学、合理的薪酬福利待遇制度，进而激发员工的积极性。

（四）有利于开展员工培训

中学是育人的地方，教师是中学里的主要角色，教师不仅要教育学生，自己也要不断学习、进修，才能不断更新教育理念，对学生进行教育的时候应用先进的教学方法，提高教学质量，促进教育改革。所以，在中学发展过程中，也要定期对学校内的员工进行培训教育，尤其是教师，必须要接受定期培训，人事档案记录了教师的各种信息，对这些信息进行汇总和分析，可以给员工培训提供资料，有助于学校设置差异性的培训项目，对每个员工进行培训和教育。

二、中学人事档案管理面临的问题

（一）人事档案管理理念比较陈旧

学校改革虽然一直在进行，但依旧有部分工作人员的观念没有转变过来，比较陈旧，对人事档案管理的重视程度不够高，信息化意识不强，在人事档案管理的时候依旧采用传统的管理方式，对各种人事档案资源的利用不多，很多时候只将档案收集整理出来，并没有真正加以利用，没有发挥出人事档案的作用。

（二）人事档案管理制度不健全

中学员工多，人事档案众多，档案管理是一项十分复杂的工作，在管理过程中还有很多问题，比如没有形成一套科学规范的管理制度，人事档案管理比较混乱，所收集的资料不齐全，档案信息内容丢失等，影响人事档案管理效率的同时，还导致人事档案管理出现的错误较多。

（三）档案人员水平不高

在档案管理工作不断创新的背景下，人事档案管理必须要从技术创新为出发点，才能真正提高档案管理水平。而档案管理工作必须要依赖于专业的档案管理人员，其综合能力水平直接影响档案管理工作质量，由于因为没有进行专业的培训，加上一部分档案管理工作由其他部门的员工兼职完成，所以很多时候没有意识到档案管理的重要性以及档案资源的价值，在进行档案管理的时候出现较多问题，比如档案不齐全、不真实、档案文件质量不高等。

三、中学人事档案管理对策

（一）创新人事档案管理理念

人事档案管理对中学的人力资源管理有十分重要的意义，随着信息化技术的出现和发展，人事档案信息化成为可能，新形势下应该要加强人事档案管理信息化发展，对档案管理人员进行教育，让他们逐渐意识到信息化技术在人事档案管理中的作用，对未来人事档案管理的发展趋势进行分析，对新技术、新方法等进行利用，不断提高档案管理水平，发挥出人事档案的价值。

（二）不断完善中学人事档案管理制度

完善中学人事档案管理制度是提高人事档案管理水平的关键，由于档案管理制度不健全，所以很多时候导致档案管理工作落后。在人事档案管理过程中，必须要加强人事档案管理责任制度的建立。有责任才能工作得更细致，对于档案工作而言，责任意识十分重要，在档案管理过程中要建立完善的责任制度，每一个人事档案管理人员都应该要担负一定的责任，对人事档案人员的工作职责进行明确，一旦出现人事档案遗漏、错误等，要及时找到责任人，对人事档案问题进行处理。

（三）提高档案管理人员的业务素质

随着档案管理现代化水平不断提高，以前的管理技术和管理模式已经不再适用，必须要加强档案管理人员的培训教育，提高其业务素养。一方面，可以引进更多高素质人才，充实到档案管理部门，另一方面，要对员工进行培训教育，从技术和职业道德素养两个方面着手进行培训，使档案管理人员适应新形势下的要求，端正其思想，增强服务意识，提高档案管理水平。

四、结语

人事档案管理工作与中学的人力资源管理是相互作用的，起着独一无二的作用，一方面可以确保学校的人事管理决策更科学合理，另一方面也可以为人力资源的合理配置提供支持与帮助。在中学人力资源管理过程中要结合人事档案，学校也要不断加强人事档案管理力度，提高人事档案管理水平。

参考文献：

[1]何菁霞.人事档案管理在中学人力资源管理中的作用分析[J].卷宗，2015（4）：39-40.

[2]王晓芳.浅谈人事档案管理在学校人力资源管理中的作用[J].新课程（中学），2014（12）：136.

[3]李葆华.如何优化中学人事档案管理工作之我见[J].时代金融，2016（35）：370-371.

作者简介：

吴晶（1979-），女，重庆人，本科，经济师，重庆市辅仁中学校，研究方向：人力资源。