PDCA循环管理在提高轨道物流小车有效使用率中的应用

李桂明，李翠萍

广州市番禺区中心医院设备科 （广东广州 511400）

随着国内医院现代化医疗事业的发展以及人力成本的不断上升，物流传输系统在医院的应用越来越广泛[1]。临床越来越依赖轨道物流带来的各种便利，使用轨道小车传输物品逐渐成为一种便利的工作方式[2]，但实际工作中，因为人员操作管理不到位以及系统功能不完善等问题导致的小车资源被浪费、使用率低等情况普遍存在。PDCA循环管理是20世纪50年代美国质量管理专家戴明根据信息反馈管理提出的一种全面的质量管理方法[3]。我院在加强轨道物流小车使用管理的基础上，结合PDCA循环管理方法，通过数据的分析和归纳，找出影响小车使用率的根本因素，并进行针对性整改，从而提高了轨道物流小车的有效使用率，也使医院的轨道物流小车管理更加科学、有效和规范。

1 轨道物流小车的使用现状

我院共有74台轨道物流小车，站点44个；其中，洁车50台，污车24台。但在使用过程中，部分科室反馈难以调配污车使用，需要人工配送，但医院启用轨道物流小车后，人工配送员已基本取消，只保留部分人工配送。

2 PDCA循环管理方法

2.1 制定计划（P）

2.1.1 现状调查

2019年6月，科室反馈调配不到污车的次数为31次，调配不到污车的具体时间段（排除系统故障情况）见表1（数据取样为2019年6月30个工作日的小车运行数据）。

表1 调配不到污车的时间段及次数

由表1可见，调配不到污车次数最多的时间段为11:00～12:00。临床科室不能及时调配污车使用，对急诊标本运送、输血等造成较大影响，导致时间的浪费，影响患者治疗。

2.1.2 分析原因

设备管理部门召集设备厂家、护理人员、设备维护人员召开分析会议，针对调配不到轨道物流污车的统计情况进行讨论研究，采用根因分析法，从小车配比数量、人员操作、设备系统、使用管理4个方面绘制出鱼骨图[4]，见图1。

图1 调配不到污车的因素分析

经分析，调配不到污车的原因如下。（1）小车配比因素：全院配有轨道物流小车74台，其中污车仅24台；考虑到手术室、健康管理中心以及新增门诊2、3楼抽血站点使用污车频繁，为保证门诊检检结果的及时性，分配了5台污车作为专车使用；因此，仅有19台污车供全院其他32个科室使用。（2）人员因素：操作人员对轨道物流小车的操作不熟悉或熟悉程度不够[5]，存在反复调配现象，导致资源浪费；另外，部分操作人员对小车到站移动报警器的使用不熟悉，处理常见问题的能力较差。（3）设备系统因素：小车到站提醒功能不完善，操作人员调配小车后，无法把握小车到达科室的时间，可能会因忙于其他工作而不能及时使用小车，导致小车长时间停留在科室；另外，部分污车经常发生故障，处于停运状态。（4）管理制度因素：针对长期占用小车的处罚不足，未能引起科室足够重视；虽然规定小车停留科室不能超过15 min，但后台数据统计显示，仍有较多科室存在调用小车后未及时发车或小车到站接物后未及时发走的现象，造成小车长时间停留在科室,其中小车停留科室超40 min统计数据见表2。

2.2 实施阶段（D）

2.2.1 针对小车配比因素的改进措施

设备管理部门决定调整洁污车比例，将5台洁车改为污车，并增加污车停车位；另外，不定期通过后台实时查看使用专车的站点有无占用多台小车的情况。

表2 轨道小车停留科室超40 min统计

2.2.2 针对人员因素的改进措施

为避免医护人员操作因素的影响，医院从强化培训考核、规范操作、增强交流等方面着手，加强对操作人员的相关培训[6]；临床科室人员流动性较大，新入职人员要通过反复多次培训，并采用“以老带新”的方式增强其对轨道物流小车操作的熟悉程度，减少误操作[7]；并对出现次数较多的误操作以及注意事项进行汇总、分析、讲解，如洁污车的区分、移动报警器的常见故障（电池、电源、开关位置、断电复位）及处理、如何退出界面以及密码与站点代码选定的区别。

2.2.3 针对设备系统因素的改进措施

需改进的设备系统功能如下。（1）完善显示小车到站时间功能：原显示时间仅可显示5 min内到站的小车，通过联系厂家重新设置程序，现可显示15 min内到站的小车，科室能更好掌握小车到站时间[8]，及时做好小车的接收和发送工作。（2）延长移动报警器的到站提示时间：原到站提示时间仅5 s，现延长至1 min，可更好地提醒护理人员取物后及时存车或小车到站后及时发车[9]。

此外，为保证轨道物流小车的正常使用，维保人员需做好日常维护保养及维修工作[10]，具体见表3。

2.2.4 针对使用管理因素的改进措施

设备管理部门制定不规范使用小车的处罚制度，明确不规范使用行为及处罚内容，如将轨道物流小车的使用纳入科室绩效考评[11]；加大公示处罚力度，如每周在医院中层管理干部群、院务会成员等领导群进行通报，促使科室加强重视与管理。公示内容见表4。

2.3 检查阶段（C）

经过改进，在轨道物流小车系统无故障情况下，科室反馈未出现调配不到污车的情况；另外，对污车运送车次进行统计发现，在高峰时段，污车使用车次明显提高，污车日均使用车次约提高50车次，其中使用频次明显增多时间段及增加频次，见表5。

表3 轨道物流小车预防性保养内容

表4 各科室轨道小车停留超时15 min次数

表5 整改前后污车各时段使用频率比较（次）

2.4 处理阶段（A）

设备管理部门根据实施过程中总结的经验整理记录，最终形成《轨道物流小车违规使用处置管理规定》，使各项改进措施得以固化，以确保此活动的长效性，进一步提高轨道物流小车的使用效率。

3 总结与讨论

设备管理部门利用鱼骨图方法，找出导致轨道物流小车使用紧张的因素，结合PDCA 循环管理方法，使污车难以调配的问题得以解决，但科室超时占用小车问题仍有较大改进空间。PDCA 循环管理是呈现螺旋式上升的管理方法[12-13]，设备管理部门日后还要继续根据PDCA 循环管理方法不断持续改进，加大对轨道物流小车系统使用者的培训及监管力度[14]，进一步提高小车的使用效率；同时，未来物流系统需要继续完善调车功能，更多地与医院信息系统连接，达到可以追本溯源的效果，这也是未来医院物资管理的发展方向[15]，让医院轨道物流小车管理工作更科学、更规范[16]。