基于5W1H分析法实现产品图代号在线自助申请实践

庄蓓蓓 王寸 朱艳芸 胡海平

（北京航天时代光电科技有限公司，北京，100094）

1 原有航天产品图代号申请方法存在的问题

航天产品采用隶属编号和分类编号两种编号方法，通常推荐简单产品采用隶属编号，复杂产品采用分类编号。公司依据QJ 13A—1997《设计文件十进分类编号》的规定，采用根据产品的技术特征 （如结构型式、功能、用途、材料、工艺特征等）的十进分类编号规则编制的图代号。一直以来，产品图代号的申请使用纸质申请、手工编号。即先由设计人员根据新研产品的组成及技术状态填写纸质图号申请单，填写完整后交由标准化人员填写 “特征代号”和 “顺序号”。标准化人员同时在 《产品设计图号登记汇总表》（样式如图1所示）中按 “级”的数字大小顺序排列，不分型号拆分登记汇总表。设计人员复印申请单取回复印件，原件由标准化人员存档。

这种图代号申请方法比较原始，由此带来了几个图号编制不准确的风险：①不同型号同类产品，名称不一致，如产品 “信号处理与接口电路”就有多种名称：信号处理与接口电路板、DSP板、信号处理电路、信号处理和接口电路等等；②存在同一型号、同样产品因由不同人员、不同时间申请而编制了不同图代号，即同一产品不同图号的情况；③编制产品图样及技术文件时，图代号栏是由文件编制人员自行填写的，偶尔会因人为因素等，造成填写错误。

图1 纸质图号申请单模板

近几年，随着业务量的扩大，企业交付产品数量逐渐增加，新设计产品也相应大量增加，交付产品质量要求高、时间紧，出现了几次产品名称不统一、图代号填写不准确带来的产品出入库错误，给研制生产带来了一些影响。为解决这一低层次问题，配合型号科研生产任务顺利完成，迫切需要对型号产品进行进一步规范化管理，充分地利用信息化手段助力产品标准化。

2 任务分析

2.1 初步分析

为实现在线图号自助申请，首先要对项目进行全面的分析，找出解决办法。引入质量管理体系中常用的 “5W1H”六何分析法。 “5W1H”分析法包括 “WHAT—干什么、WHY—为何干、WHO—谁来干、WHEN—何时干、WHERE—在哪干、HOW—怎么干，干到什么程度”[1]，以此来明确工作的目的、任务、时限、标准、程序、责任人等，增强项目工作的前瞻性、主动性和规范性。同时通过 “策划—实施—检查—处置” （PDCA）循环法对整个过程实施控制和持续改进，进而实现方便快捷的产品图代号在线自助申请流程。

2.1.1 关于 “WHAT—干什么”

结合研制生产实际，编制规范化的产品名称，提供给信息化软件编制人员预先录入图号，设计在线申请流程，对相关人员开展广泛培训，确保产品图代号编制人员按标准化的名称选用并申请合规的图号。

2.1.2 关于 “WHY—为何干”

为规范自研产品名称图号，指导设计人员尽可能地选用已有的标准零部组整件名称，减少图代号使用不当带来的产品研制风险，降低设计工作量，减少由于同产品不同图号可能带来的工艺装备的重复设计制造。

2.1.3 关于 “WHO—谁来干”

经领导审批，我们成立 “产品图代号在线自助申请项目”专题项目组，包括各设计部门负责人、标准化、工艺信息化、质量人员，其中标准化人员负责项目组织。

2.1.4 关于 “WHEN—何时干”

经过分析和策划，结合企业商密网及产品生产管理系统建设进度，计划在两年的时间内分阶段、分步骤地开展产品图代号在线自助申请工作。

2.1.5 关于 “WHERE—在哪干”

为方便使用，产品名称和图代号均应不涉密，因此应在企业商密网编制名录，并在PDM （产品数据管理）系统上实现图代号在线申请流程。

2.1.6 关于 “HOW—怎么干，干到什么程度”

首先，组织梳理各级各类自研产品，按零部组整件编辑成册，规范产品名称图号，编制 《产品命名指南》。其次，提炼名称和图号对照表，编制图代号自助申请流程，给软件人员预置产品生产管理系统。第三，对相关人员充分培训后，开展图代号自助在线申请试运行。最后，总结运行经验，针对性修订标准、完善流程，改进提高。具体流程如图2所示。

图2 “产品图代号在线自助申请项目”建设计划

为提高项目团队人员的积极性，项目启动时即确定：①本项工作将列入企业标准化年度工作计划，进行专项考核；②参与本次工作的人员优先考虑纳入标准化师队伍，享受相应级别岗位补贴；③词条编制人员、部门负责人、信息化项目实施人员将有专项奖励。

2.2 局部细化分析

工作耗时最长、工作量最大的是编制企业标准 《产品命名指南》的阶段，将其进一步细分为4个小阶段，见表1。

2.2.1 第一阶段：现有产品名称注释阶段

组织各设计部门确定编制工作负责人，标准化人员将现有图号经挑选后下发给设计部门负责人，负责人将表格分发给各技术组，由相关型号设计人员在已有图号申请栏 “属性”栏做简单属性注释，“注释人”栏写明本人姓名。预计2个月完成。

表1 《产品命名指南》编制阶段工作计划

2.2.2 第二阶段：基本产品名录形成阶段

标准化人员将注释过的 “产品设计图号汇总表”整理后反馈给各设计部门负责人，指导相关人员剔除命名不规范的产品名称，提炼出基本产品名录。预计完成时间2个月。

2.2.3 第三阶段：产品名录词条编写阶段

a）标准化人员汇总基本产品名录，确定名录词条编写格式，各设计部门挑选词条编写人，开始准备词条编写。预计2个月完成。

b）设计部门负责人汇总本部门词条，经部门领导审阅后上交，标准化人员将词条分别提交至企业标准化技术委员会相关专家审阅。预计1个月完成。

c）专家意见反馈给词条编写人修改，后再次提交至标准化人员，由标准化人员按企业标准模板形式编写 《产品命名指南》 （初稿）。预计2个月完成。

2.2.4 第四阶段：标准评审报批阶段

按企业标准编制流程，完成征求意见稿、送审稿编制，组织专家评审会，形成 《产品命名指南》报批稿，及时发布实施。预计3个月完成。

3 项目实施

3.1 形成基本产品名录

以企业现有的 “产品设计图号汇总表”5300余图号电子版为基础，用3.5个月的时间完成了以下工作。

a）标准化人员首先进行初步筛选，每一产品名称只保留一个型号记录条目，将产品名称缩减至231条，下发给部门负责人，部门负责人均为兼职标准化师。

b）部门负责人组织对本部门研制产品的梳理，相关设计人员进行二次筛选，去掉今后不会继续使用的名称图号，在保留下来的图号条目申请“属性”栏做简单属性注释，返回标准化人员汇总。

c）标准化人员收集各部门注释过的产品设计图号，提炼汇总后形成 “产品设计图号汇总表”，再次反馈给各负责人，指导相关人员剔除命名不规范的产品名称，提炼出企业基本产品名录共115条。

3.2 编制基本产品名录词条

标准化人员参照 《惯性技术词典》，以 “光纤陀螺仪”为例编写规范的词条模板，包含产品名称、产品图代号、产品基本组成及功能等。将词条模板格式及相关要求发给各设计部门负责人，部门确定词条编制人，并编写词条。部门负责人汇总本部门词条，交由部门主管领导审阅后，由标准化人员编辑汇总。词条按惯组类、仪表类、电路类、测试设备类、电压/电流类、器件类排序，现已有独立结构、独立功能的产品分类，共有16种产品，包含零件、部 （组）件、整件词条合计115条。词条合辑初次提交企业标准化技术委员会相关专家审阅，标准化人员按反馈意见指导词条编写人修改。

3.3 《产品命名指南》编写报批

为了固化成果，更方便地供设计、工艺、生产等人员查阅、使用基本产品名录，标准化人员将词条汇编以企业标准格式重新整理，并对所有词条进一步统一编写格式，规范各部门不同词条的标准必备要素，增加对产品图号等要素含义的解释，形成 《产品命名指南》征求意见稿。以文审形式向企业12位技术委员会专家征求意见后，共收到40余条反馈意见。组织公司技术委员会相关专业专家及标准编制组主要成员，召开标准预审会和标准审查会，最终形成标准报批稿。所列产品以惯性测量系统、惯性仪表、测试设备、光传输设备、光纤温度测量装置、电压/电流传感器、光电器件分类，共计20种产品，138条词条。

3.4 嵌入产品生产管理系统

标准正式发布后，标准化人员逐项整合提炼出产品名称图号对照表，共161条。与信息化人员及PDM系统软件编制人员充分讨论需求及实现途径后，经过三轮修改，将产品名称图代号对照关系嵌入系统，实现了图代号在线自助申请，实现示例如图3所示。

图3产品图代号在线自助申请PDM系统实现示例

组织全体标准化师召开 “《产品命名指南》标准及PDM系统图代号申请流程宣贯会”，对标准文本重要章节及PDM系统操作步骤、注意事项等内容进行了集中培训，并要求标准化师会后负责对本部门相关人员逐一宣贯到位，保证需要的人员均能及时知悉。

3.5 试运行

标准正式发布试运行后，要求企业所有新研型号重新设计产品时，按标准内现有词条申请图号，在设计、生产、检验、出入库、交付全过程中唯一使用。系统内以汇总表形式保存申请数据，格式如图4所示，可随时查询。标准化人员定期在PDM系统中生成汇总表，二次核对并在本地电脑保存备份，操作过程如图5所示。

图4 产品图代号汇总表示例

图5 产品图代号汇总流程示例

3.6 修订标准，完善流程

经过6个月的试运行，对提交过 “目录外图号申请单”但不包含在标准中的28个产品名称，与设计人员讨论后，整理出了6个出现频次较高的名称，组织设计人员按标准词条格式编写词条内容，修订了 《产品命名指南》。今后还将根据科研生产的实际情况定期补充完善。

4 工作效果

通过提炼基本产品目录、编制基本产品名录词条、编写 《产品命名指南》，将产品图代号在线自助申请嵌入PDM系统，系统运行后主要取得了以下成效。

a）有效节约设计师图号申请时间。使用纸质图号申请单时，设计人员需打印纸质单据并逐一填写，再到标准化管理部门排号、登记，申请一个图号约需1小时，大部分时间浪费在找人打印审批和找标准化人员登记的过程中。PDM系统中实现产品图代号在线申请，尤其是对申请审批流程进行了优化，减少了一级审批节点后，大大缩短了时间，申请一个图号5分钟内即可完成，效率至少提高90%。

b）提高收集产品名称标准化需求便捷性。通过信息系统可以很方便的了解到产品名称标准化需求，尤其是针对不同部门同类专业组研制产品名称的标准化需求，便于标准化部门在小型化、集成化趋势下新设计产品的标准化工作方向。

本文使用了质量管理中常用的5W1H六何分析法，精准做好项目策划，明确参与人员范围及责任人，按计划开展工作。并在试运行后及时总结，优化流程，完善文字材料，做好持续改进工作。

启用产品图代号在线申请流程后，减少了不规范的产品名称，降低设计工作量，提高了图代号申请效率，最重要的是系统中一旦申请了某一型号某产品图代号，图样、技术文件全流程唯一使用，大大降低了因图代号使用不当带来了设计错误，一定程度上降低了研制风险，有利于提高产品可靠性。