大智移云时代高校收费业务存在的问题与改进

杨柳菁

关键词：大智移云  高校  收费

一、大智移云时代的高校财务收费工作概述

大智移云时代上是指大数据、互联网、物联网等信息技术与人工智能、移动互联网结合形成的全新信息技术新时代。大智移云时代的到来给高校财务工作带来了翻天覆地的变化，推动着财务管理理念和会计核算方法的变革。高校收费是一件琐碎而又要求精确的工作，尤其是在学生收费上要区别学生类别、收费项目、学费减免、各种补贴、国家政策、学费缓交、多次交费、欠交清收、票据打印、财务对账、学费上缴、学费统计信息通报等纷繁复杂的具体情况，收费工作充满挑战。因办学规模扩大、国家经费投入增加、高校经济活动日益复杂等原因，高校收费岗位面临着的人员不足，疲于应付日常的困境。传统的现场缴费、银行划扣、银行代扣代缴等手段已经不能满足收费工作的需要，基于“大数据”、“人工智能”、“移动客户端”、“云服务”等数字信息技术的发展，各高校纷纷推出各式基于新的信息技术的“校园收费平台”。但因思想观点转变较慢、学校信息化的基础差、财务治理体制机制落后、人才结构不合理等方面的原因，很多高校在上线的“校园收费平台”，仅实现了缴费渠道从财务处柜台变成了移动客户端，没有进行收费工作其他环节的信息化配套改革，收费平台的作用没有得到充分的发挥。本文以广东省某高校的“校园收费平台”运行为研究对象，探讨运行的现状、目前存在的问题，梳理出“大智移云”时代高校收费工作信息化中的难点和困境，提出从学校智慧校园的建设、财务处内部岗位职责的优化、业务流程再造等角度去优化收费工作的建议。

二、高校收费工作的现状及存在的问题

某高校是广东省省属重点高校，国家“双一流”学科建设高校、广东省高水平大学建设单位，目前全日制在校生约17000人，非全日制学生约20000人，年收入约10亿，其中行政事业收费约2.6亿，学费、住宿费收入占行政事业收费收入的90%。某高校于2014年开始启动财务信息化建设，分步推出了预算信息系统、核算信息系统、薪资管理系统、网上预约报销系统，并于2018年正式上线了校园收费平台。在收费平台运行后，某高校的收费工作取得了很大的进步，改善了以往学生扎堆来财务处柜台排队缴费的状况，收费工作突破了时间空间的限制，但因业务流程、学校整体信息化程度、人员岗位设置等原因也暴露出以下问题：

第一，学校层面收费工作管理缺失，职能部门之间协同性差。校园收费内容繁多，有学费、住宿费、仪器设备使用费等各类收费，涉及众多职能部门，如学生处、教务处、国际交流合作处、资产与实验室管理处、研究生院、继续教育学院、学生宿舍服务中心、医疗保险办公室等。某高校每个职能部门都有自己的工作方法，信息化程度不高，未实现职能部门之间的数据共享。此外，职能部门对收费工作的认识不足，认为收费都是财务处的工作，不愿意承担收费基础数据管理职能，报送财务处的收费数据不准确、不及时、不完整的情况经常发生，给学校收入确认带来很大风险。

第二，收费岗位的人力资源配置不足，职责不明确。某高校当前的收费岗位只安排了一人负责学生收费管理，其他收费职责分散在核算科的审核岗。但审核岗报销任务繁重，在处里水电费、培训费、仪器设备使用费等日常收费工作时，审核岗位负责收费的人员仅起到开票员的职责，负责根据缴费通知开具发票后移交给出纳收款，后续的核算、入账、预算分配都没有人跟进，导致各类收费款项长期挂账。

第三，尚未建立全过程校园收费平台全过程管理体系，未实现收费平台和其他财务信息系统的对接。校园收费平台由某高校提出需求，信息技术公司负责建设，这个过程中难免出现财务人员不能深入理解信息技术，建设公司又不了解学校收费管理的矛盾，导致收费平台目前仅实现了单一的收费方式的转变，没有体现其作为管理工具的价值。当前，尚未建立起基于校园支付平台的收入预算管理、票据管理、账务处里、查询分析等全过程管理。尚未建立起信息系统的风险防控机制，没有根据收费系统的特点更新收费工作的监督、稽核机制，也没有和其他模块的财务信息系统对接。收费管理工作中具体存在以下问题：

一是校园平台收费无预算管理环节，导致发生平台收取的款项无人认领、无法入账、无法进行收入结算分配的现象。对通过校园平台收到的款項，当前该高校采用的是T+1到账模式，每天的银行收款财务人员都采用挂账方式，全部列入其他应付款，大量收入在往来科目无法及时确认。二是校园收费平台和电子票据开票系统没有实现对接。目前仍然使用传统的纸质票，电子票据系统还在上线运行初期，没有和收费系统的缴费数据实现对接。目前在校园平台的缴费除学费住宿费之外大多没有开票，开票了也没有合适的途径下发给缴费人，只能将开好的票据放在出纳，等待认领，时间一长非常容易丢失票据。学费住宿费由专人通过学费系统开具纸质收据，整理分发到各个学校，每学年多达五六万份的纸质票据，需要经过打印、盖章、分类登记、签收等环节，在此过程中经常出现票据遗失的情况。三是缺少对平台收费数据的统计分析。因观念落后、人手不足等原因，一直未对校园收费平台的收费数据进行统计分析工作，没有开展收费进度、收费时间分布、收费收入结构等分析利用工作。四是缺少退费有关的管理办法，未开通平台直接退费功能。某高校因学籍异动、宿舍调整等原因经常有退费业务，但目前校园平台并未开通这个功能，退费还需通过银行代付、个别汇款等方式。例如某个学生因退学需要退费，需要本人凭借教务处的退费申请来财务处柜台办理，学生提供银行卡，月底通过银行代发的方式退回。很多退费人员都没有指定银行的账号，跨行退款目前又无法实现批量操作。五是校园收费平台的风险防控机制不完善，校园收费的数据安全性、不相容岗位职责的分离、稽核监督机制还是在空白。

应建立内部奖惩监督机制，营造全员终身学习的氛围，鼓励大家积极学习信息技术，为积极学习账务信息技术的员工的职称晋升、个人职业发展提供支持

三、高校收费工作的改进思路和建议

高校的收费平台是“大智移云”时代背景下的产物。优化高校的收费工作，需用更长远、更深刻、更全面的角度去理解收费平台的本质，而不仅仅是将收费平台作为现场刷卡缴费的替代。大智移云时代下高校财务学生收费工作的改进是一个长期复杂的系统性工程。要改进的收费工作，需要学校层面、各个职能部门和财务处本身的共同改进与配合。

第一，增加收费业务的人员配备，提升人员专业技术能力。“校园收费平台”运行的好坏关键在人。财务人员应改变思维观念，用开放的心态拥抱“大智移云”时代的到来，应认识到大量基础的会计工作被人工智能取代，高校财务工作转变为分析、管理、预测、决策，主动适应时代的变化，更好的去理解和认识校园收费平台的本质。首先，应优化岗位设置，将收费数据导出和账务处里等不相容岗位分离。其次，要增加收费系统维护、运行的职责，注重网络安全。再次，引进拥有计算机技术、人工智能、网络安全等背景的人才加入某高校财务处收费岗位，为收费工作配置好人力资源。建立内部交流培训机制，通过校外培训、邀请专家校内培训、线上网络培训等各种方式加强对财务人员的培训。最后，还应建立内部奖惩监督机制，营造全员终身学习的氛围，鼓励大家积极学习信息技术，为积极学习账务信息技术的员工的职称晋升、个人职业发展提供支持。

第二，加强校園收费平台和其他财务子信息系统的对接。首先，应增加校园收费平台的电子票据功能，完善收费平台收入的项目管理。应在校园收费平台上开通电子票据服务，对不同收费业务设置不同的票据类型，缴费人员缴费完成后即时生成电子票据。其次，做好平台收费的项目管理工作，实现收费平台和预算管理信息系统的对接。对校园收费项目进行科学的设置，并对对接好项目的预算管理、结算提成。

第三，理顺收费业务的各个节点，进行流程再造。校园收费平台带来的不单是缴费方式的变化，还涉及更深层次的收费业务流程再造。校园收费平台的全过程管理，参与的人员有收费人员、票据管理人员、账务处里人员、缴费人员等。收费流程的起点是收费单位，有收费项目的单位将经过审批的收费内容、收费名称、收费时间、收费标准和收费范围通过收费平台提交给财务处;财务处收到职能部门的申请后，在收费平台上生成缴费项目、设定收费时间、票据类型;缴费人员登录校园收费平台，选择缴费项目，通过支付宝、微信、网上银行进行支付;财务处根据银行的收款回单和收费平台数据核对，进行账务处里、收入管理等工作;终点是结合职能部门提供的收费信息，将校园平台的收费收入通过预算的形式进入到学校的各类项目，上缴财政或者在校内进行结算提成，职能部门通过校园收费平台查询到有关财务项目的信息和收费明细，进行跟踪管理。

第四，推进学校层面的信息化建设，促进职能部门之间的协同。大智移云时代要做好高校收费工作，有赖于学校层面智慧校园的建设，有赖于各个职能部门的密切配合。收费工作的理念、组织形式、操作方法要实现智能时代的变革，需要招生、教务、人事、后勤、资产等部门的协同，实现各个职能部门数据的对接。如后勤系统学生住宿状态的改变，教务系统的休学、复学、转专业都涉及到收费数据的变动。为此，需要通过智慧校园的建设，实现各部门数据的互通共享，财务处才能及时获得收费相关的基础数据，辨别所收款项的归属，并快速对收费项目和收费变动做出处理。

四、结束语

某高校在2018年推出“校园收费平台”后，收费工作取得了很大的进步，但其中也暴露出缺乏信息化的收费人才、缺乏职能部门之间的协同、缺乏收费全过程管理、缺乏风险防控机制等问题。大智移云时代下的做好高校收费工作关键在人。当前财务人员普遍缺乏与信息技术有关的视野和知识，收费管理工作还停留在“收到钱”这个阶段，缺乏预算、核算、管理一体化的思维。针对存在问题，短期通过要优化财务处内部的管理、提升学校层面的信息化建设来解决，长远看还需要加大复合型财务人员的引进和培养。

参考文献

[1]蔡雪辉.大智移云时代高校财务工作的挑战与创新[J].会计之友，2018（27）：64-68

[2]金舜.搭建高校校园收费管理平台的思考[J].中外企业家，2019（22）：33.