浅谈文秘人员沟通能力的提高

2020-04-10张洪源

职业·下旬 2020年2期

张洪源

摘要：本文拟通过对现阶段文秘人员面对不同群体人员的沟通能力进行研究，希望能够对未来文秘工作的开展提供帮助。

关键词：文秘沟通能力技巧思考

对于文秘人员来说，在日常的工作中最为重要的能力就是与人进行沟通。文秘人员不仅要快速了解领导的需求，同时也要认真地倾听对方的表述。在实际的文秘工作中，针对沟通过程中表述能力、倾听能力以及语言设计能力的养成就显得愈发重要。由此，本文着眼于现阶段文秘人员面对不同人群的沟通能力进行研究，希望能够对做好文秘工作提供帮助。

一、文秘人员与领导层之间沟通的能力

1.文秘与领导之间沟通存在的不足

通过对以往文秘工作的研究发现，文秘人员在与领导的沟通中，往往会因从自身定位、能力水平、领导性格等多方面综合考量领导的意图，进而实现后续的沟通目标。其不足大都集中表现在如下几个方面。

在实际的文秘人员工作过程中，很容易出现文秘人员私自行事的问题，所以，和领导的沟通环节，文秘人员应明确自身辅助者的定位，积极完成领导交给的任务，避免过分干涉领导的私生活，避免私自处理领导交代的职能范围以外的事情。

在与领导进行工作沟通的过程中，文秘经常会接触到性格不同的领导.这就需要文秘人员在面对不同性格的领导者时选择不一样的沟通方法。就目前来说，很多文秘人员会选择应用同一种沟通方式来面对不同的领导，继而无法实现预期的沟通目标，影响实际的沟通效果。

在与领导的沟通过程中，传达领导的意图也是沟通过程中十分重要的组成环节之一，由此就需要文秘人员针对领导所交代的事项予以聆听，提炼其中的重点同时进行转述，在进行转述的过程中会存在侧重点偏颇的问题，影响沟通的效果。

2.适应领导需求的沟通能力

根据上述研究，就能够适应领导需求的沟通能力来说，本文认为应从以下几个方面入于提升文秘人员的能力。

就文秘人员来说，应明确自身的实际定位，锻炼自身沟通的能力，及时发现领导言语中意会的内容，同时切实满足领导的需求，实现领导布置的工作目标。例如，在开展文秘工作的过程中，文秘人员应积极做好领导交代的分内事情，做好事前询证、事中汇报以及事后总结等多方面工作，同时实现沟通效能的最大化。

文秘人员应在沟通的过程中根据不同领导的性格、秉性等特征调整工作方法，从而实现针对性的沟通，同时调节好沟通过程中的整体氛围，不擅自做主。例如，在面对性格爽朗的领导时，文秘应及时提出自身对于工作的意见，与领导进行沟通，同时实现工作效果的最大化。

应针对文秘人员的道德素养要求进行规范，确保其能够在遵纪守法、爱岗敬业的前提下开展相应的工作。例如，文秘人员在实际工作过程中难免会受到各种各样的诱惑，在这一背景下，坚持原则、保汪本心，自觉地抵制工作过程中可能会存在的不正之风，就成为了现阶段文秘工作开展过程中不可忽视的重要事项之一。

二、文秘人员与公司员工之间沟通的能力

1.文秘人员与公司员工之间沟通存在的不足

就目前常见的文秘工作来说，其本质是与公司的领导和同事沟通，并作为企业运行过程中的重要纽带，确保公司的正常运行。目前，文秘人员在与公司同事的沟通过程中存在的问题大都集中表现在如下几个方面：

（1）部分文秘人员对于自身的定位不准确。无论是普通员工还是文秘人员其本质都是企业的员工，都需要完成领导交代的事项，由此，文秘人员和其他员工应该通力协作完成企业的日常工作，而非对立的两方。很多企业员工认为文秘人员的主要工作就是“打杂”，这不仅影响了员工对于文秘人员工作的重视程度，同时也限制了实际沟通过程中文秘人员的工作力度，影响后续沟通开展的效果。

（2）部分文秘人员在日常的工作中并没有起到沟通桥梁的作用，而是充当了领导的“眼线”。没有实现领导和员工双方层面的协调沟通的作用，而是激化了员工与领导之间的矛盾，从而失去了沟通的意义。

2.适应公司员工需求的沟通能力

对于员工群体来说，文秘人员沟通能力的侧重点应把控好，明确自身的职业定位，尤其要消除在沟通过程中文秘人员潜意识中的“优越感”，以平等的心态与员工进行沟通，传达领导的理念，以合理、高效地解决问题为核心，避免在沟通的过程中出现居高临下的状态，造成员工的不满。

在文秘人员与员工的沟通过程中，文秘人员也应着眼于从情感层面与员工进行沟通，及时发掘企业发展过程中员工心理状态的变化，协作、帮助员工完成领导交代的各项事务，为后续的良好沟通打下坚实的基础。

对于文秘工作来说，由于各企業岗位职责划分的不同，在实际的工作中文秘人员不仅要具备单一的文秘工作能力，还要根据企业运行的实际情况掌握多方面的知识，取他人的长处，弥补自身在文秘工作中的不足，最大限度地发挥文秘人员的桥梁作用。

三、文秘我员与客户群体之间沟通的能力

1.文秘人员与客户群体之间沟通存在的不足

在实际的文秘人员工作过程中，与客户群体之间的沟通也是文秘人员沟通能力的重要考量环节之一，尤其是在现阶段经济竞争的环境下，企业与企业之间的竞争愈发激烈，在这一背景下，如何充分发挥文秘工作的重要作用，积极帮助客户解决其在工作中出现的问题，提升自身企业形象也是文秘工作的重要工作内容。在这一环节中，文秘工作存在的不足大都集中表现在如下两个方面。

（1）部分企业的文秘人员除了面对日常的沟通环节，还需要针对日常公司外部的来访者进行沟通。这时候文秘人员的状态、仪表在很大程度上影响着公司的整体形象。由此，在这一环节要求文秘人员能够综合客户的需求，及时做出应变，进而实现沟通效果的最佳化;但是，在实际的沟通过程中，这种能力往往是很多文秘人员所欠缺的，因而影响了企业为客户留下的第一印象。

（2）就目前来说，企业在日常经营过程中可能会面对的客户群体多种多样。然而目前从事文秘工作的群体专业性和文化水平也相对较低，造成他们在实际的工作中应接不暇、工作效率工作不高，影响后续文秘工作的开展。

2.适应客户群体之间沟通的能力

根据上述研究，本文认为要想在文秘工作过程中更好地贴合企业客户的切实需求，文秘人员就需要不断提升自身的沟通能力。

应转变对于原有文秘工作的认识，积极提升自身的专业素养，应用积极、优雅的礼仪来接待每一位到访的客户，积极地去聆听客户的切实需求，对于自己不了解的事项，则应积极地去与相关人员沟通，及时将结果反馈给用户，从而实现与客户之间沟通的根本目标。

作为文秘人员，应不断提升自身的能力水平，接受新鲜的文秘工作知识，同时创新原有的文秘工作思维，在最大程度上帮助企业树立良好的行业形象。企业可以组织文秘人员定期参加专业能力的再教育，使其能够将社会发展中的新型文秘知识、理论应用在日常的工作中，同时实现提升沟通能力的目标。

四、小结

本文从企业领导、员工以及客户这三个层面对文秘沟通能力的需求进行研究，希望能够在一定程度上帮助文秘人员提高素质水平，工作质量。

参考文献：

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[2]陈佳玲，浅谈秘书与领导的关系及沟通策略[J].今日财富（金融发展与监管），2011（12）.

[3]谭海军，对做好企业办公室文秘工作的几点认识[J].现代经济信息，2018（10）.

[4]史炜炜，关于新时期企业文秘工作的若干思考[J].商场现代化，2013（30）.