企业采购与付款业务的内部控制问题探究

郭秀慧

摘要：企业经营管理模式是应对市场竞争的重要途径，而内部控制就是提升经营管理水平的重要制度。现代化企业已经广泛的通过内部控制管理来达到提升经营管理水平的目的，通过该方式能够提升管理质量，满足企业规模不断发展的需要。本文选择企业采购与付款环节作为具体研究对象，分析采购与付款环节内部控制对于企业整体发展的作用，对采购与付款的内部控制管理问题进行挖掘，总结出改进措施便于企业强化采购与付款环节的内部控制管理水平。

关键词：采购付款;内部控制;企业管理

内部控制对企业的健康稳定发展至关重要，建立内部控制体系是企业良好运行的基石。随着现代企业对于内部控制重要地位的凸显，许多企业开始重视内部控制水平的提升。采购是现代企业的重要工作内容，采购与付款环节不仅牵涉到大宗资金支出，而且对公司整个运营有重大影响，加强内部控制十分必要，必须吸取国内外企业的经验教训，从强化内部控制入手，避免风险事件发生。

一、采购与付款流程内部控制具体理论

（一）內部控制概述

内部控制通常是指受到组织架构、生产运营、经营管理等多方因素下强化企业管理的综合性管理制度。但是内部控制的定义是十分广泛的，并不是特别具体，因此许多企业在应用内部控制时往往很难进行深入的理解。内部控制通常涵盖三类目标，第一就是对于企业的总绩效、利润以及资源的保障;第二是确保管理以及其他相关信息的真实性，避免粉饰披露的情况产生;第三就是确保企业的运营管理流程都是符合法律规定的，降低法律风险。

（二）采购与付款环节内部控制主要目标

针对采购与付款环节进行内部控制的研究是十分有必要的，不仅是为了企业采购与付款环节管理水平的提升，更是为企业资金的运用提供保障。需要结合企业采购与付款环节的特征制定内部控制的具体目标。首先就是要确保资金的安全性，避免资金管理存在漏洞;将各项采购申请目的、可行性以及实际调研情况进行审查，并且确保审批人员的审批权限;落实验收环节，在采购入库过程中要严格质量标准，形成信息化档案;入库结束后需要根据要求进行票据审核以及完成付款，强化后续发票、退货管理机制。其次就是提升企业运营效率，创造更好的经济效益，通过有效的采购制度为企业生产提供不间断的优质材料，避免采购环节停滞影响整个生产运营流程;最后就是发挥资金的最大效用，有效付款内部控制能够帮助企业加强对资金的管理，提升资金周转速度。

二、企业采购与付款环节内部控制存在问题

（一）内部控制基础环境薄弱

内部控制环境是内部控制落实的重要基础，可以说制度应用的环节决定着该制度能否发挥出效用。只有在企业团队当中形成内部控制氛围，内部控制工作在执行上更加符合要求。影响采购与付款环节的内部控制环境是因素是多方面的，比如：企业文化、公司治理、合理的组织架构和明确的职责权限，尤其是采购、财务部门组织架构的设置情况。是否将两个部门纳入到内部控制制度当中;而且相应的采购、付款流程的信息化基础可以为内部控制提供技术基础么？这些都是影响采购与付款环节内部控制质量的重要问题。

（二）风险评估困难

企业内部控制是离不开风险评估过程的，然而采购与付款环节的风险评估往往困难重重。由于采购与付款环节牵涉到企业的原材料、资金等重要资源，通常所面临的风险是十分多样化的。比如采购过程中，原材料的市场环境出现大幅度变化，会对企业生产产品的成本与销售价格形成重要影响;采购原材料成本的增加会引发产品生产成本增加的风险，而且供应商选择风险直接影响原材料的质量也会直接影响到产品的最终质量，这些对于采购环节风险评估来说是一项极大的挑战。后续的付款环节如果脱离实际情况，应付与预付账款管理直接会对企业的财务管理形成不利影响。因此要想对采购与付款环节的风险进行有效的评估就需要构建审核、付款、质量评估以及市场应对措施，才能够针对相应的缺陷进行解决。

（三）控制活动内容繁杂

企业采购与付款环节的控制活动主要目的是确保企业生产经营能高效稳定运行，提升资金的使用效率。通常需要企业各个部门、岗位协同合作才能够落实采购与付款环节的控制活动，在联合调动上存在较大的困难。企业采购与付款环节的内部控制涉及到请购、审批、合同签订、入库验收、付款对账与发票等，整个流程需要标准化的业务处理程序才能够提升控制活动的效率。正是因为控制活动的复杂性，许多企业在采购与付款环节的内部控制往往存在“偷工减料”的情况，存在管理漏洞。

（四）监督体系的欠缺

企业在应用内部控制过程中必定需要监督体系作为保障，只有拥有监督体系才能够及时的发现内部控制流程所存在的缺陷，为内部控制的有效应用降低风险。企业通过监督体系能够针对内部控制流程进行及时的修正，调整内部控制的应用方向有利于内部控制与企业发展更加契合。但是具体到采购与付款环节的监督体系上，忽略采购人员与供应商关系的监督，双方人员合作损害企业采购利益。而付款环节的监督则体现在财务会计信息质量上，对于每项采购的付款金额要进行实时的记录、统计，便于发现采购合同金额的问题。另外需要针对付款环节资金运用情况进行监督，但是付款环节的资金运用通常关注按合同规定的时限安排付款，而对于付款过程的实际情况很难进行实时的监督。极易使得企业采购与付款环节处于内部控制监督失效状态。

三、优化企业采购与付款环节内部控制的措施

（一）完善内部控制制度建设

企业采购与付款环节的业务流程需要都纳入到内部控制范畴中，从请购、审批等等后续流程着手，确保整个采购与付款环节处于内部控制体系中。相关的内部控制制度需要从职务分离、订货报价、付款稽查等角度出发，形成严格的、相互制约、监督的采购与付款环节内部控制体系。首先需要形成科学的内部控制责任机制，主要是将采购与付款流程的各个参与岗位的具体职责进行明确，针对采购人员要形成岗位轮换机制;其次是要强化财务会计工作，通过严格的财务管理制度落实会计记录信息的真实性建设，确保各个付款流程符合财务管理制度。

（二）积极构建严密的风险防范体系

内部控制与风险防范有着直接的联系，当企业风险评估环节存在困难时，需要加强风险防范体系的建设，做好事前控制。针对采购与付款环节的风险防范体系需要从“控、堵、审”三个方向出发，逐渐形成严密的采购与付款环节的风险防范体系。“控”就是要针对采购与付款流程进行控制，要形成标准化的采购与付款流程，避免擅自进行流程的调整给采购与付款环节带来风险;“堵”则是针对采购与付款环节所存在的漏洞进行弥补，例如对某些岗位职权进行限制，堵住其徇私舞弊的心思;“审”就是针对采购与付款环节各项资料进行严格的审查。通过多角度的方式形成严密的采购与付款环节的风险防范体系有利于内部控制的持续运作。

（三）控制活动信息化建设

企业采购与付款環节内部控制活动繁杂将会影响到采购与付款环节的运作效率，采购与付款环节通常是企业生产运营的开端，如果缺乏效率会影响整个生产的效率。因此企业采购与付款环节的内部控制活动应该注重效率的提升，通过技术手段将繁杂进行去除。最主要的方式就是进行信息化建设，可以针对企业采购与付款形成集合平台，各项业务流程直接嵌入到平台中，各个岗位的人员就可以直接在网上完成具体工作，而且还能够达到留痕的目的，便于责任的追溯。控制活动信息化的建设有效提升采购与付款环节内部控制效率。

（四）完善内部控制监督体系

内部监督的关键在于监管措施的健全、完善、有效实施。首先要有内控委员会，定期组织内控的自我评价，评价结果要纳入年终考核体系并与业绩挂钩。二是需要对采购与付款环节的各项流程进行监督，只有确保流程的规范性才能够避免操作风险的出现;而且需要发挥采购与付款环节各个岗位上职工监督职能作用，能够形成有效的制约的监督体系。三是则是对采购与付款环节的工作业绩进行监督，主要依靠绩效管理，通过绩效管理能够及时的发现存在问题，能够有针对性的提出优化策略进行解决。

参考文献：

[1]王海燕，郭意辉.公司采购与付款内部控制探讨[J].金融经济，2016 （08）：175-178.

[2]高强，李秀莲，曲家奇.AB公司采购与付款内部控制分析[J].大连民族大学学报，2016，18 （04）：347-350.

[3]刘银玲.西安开米采购与付款业务内部控制研究[J].内蒙古科技与经济，2018 （15）：48-49.