企业合同管理信息化解决方案

张炜钰

在国家全面深化体制机制改革、力求打造一大批具有创新能力和国际竞争力的国有骨干企业的政策机遇下，将现代信息技术与财务管理有机结合，形成按项目事前、事中、事后管控的财务业务一体化管理体系，提高项目信息的及时性、准确性。财务资源作为重要的战略资源，而加强业财融合，提高项目管理的过程控制，是财务风险防控的前提。

以合同审批、计划进度与预算控制等信息化手段为抓手，通过实时的风险预警提示，规范运行管理，提高企业风险防控能力。首先要通过合同管理模块建立企业合同中心概念，其次实现合同立项、审批、生效、履约和结算全周期管理，解决成本控制问题，提升企业运营效益，完成整个业务财务一体化运作，真正将流程、制度的标准规范化嵌入信息化管理，提升企业运行效率。下面分别从技术规格、功能架构、业务流程和功能实现等方面进行分析。

技术规格

本次合同功能搭建业务，仅限于销售合同、合同开票和收款等业务操作。在整个合同管理过程中，共包括13个模块，全部通过配置实现，其功能点如下：

（1）基础功能设置，其特点是增加合同模块功能，在填写时可以在界面仅填写关键字段，后面通过模板自动生成合同正文文本；

（2）项目立项，包括项目的计划、请示、招标和比价等；

（3）合同录入，合同類别要区分框架合同和非框架合同，框架合同金额字段无需填写，非框架合同金额字段必须填写；合同录入目前不需要关联其他系统，后期需考虑与SRM系统对接；合同录入时存在主子合同关系的可以在系统中选择主合同信息；还需录入项目编号、填写具体履约计划；

（4）合同审批，合同审批环节合同管理负责人有权对合同条款进行修改；合同审批流可根据业务需要自定义设置；合同审批可由OA代办完成，实现OA代办提醒；

（5）合同用印，包括我方用印和对方用印，双方用印全都完成后，合同才可归档生效；

（6）系统支持虚拟合同，虚拟合同一样有合同的履约、合同结算、合同发票等信息；虚拟合同可转化为正式合同，支持一对一转化为正式合同，支持多对一转化为一个正式合同，也支持一对多转化为多个正式合同；虚拟合同转化为正式合同后合同的结算情况、发票情况也需根据虚拟合同转化情况，转化到正式合同中；

（7）合同变更，支持关联原合同信息，可以直接在原合同填写界面修改相关信息，修改完毕后系统自动汇总更改内容；合同变更支持上传变更附件（补充协议等）；

（8）合同状态，按审批权限设置，可设置为冻结、反冻结、合同中止等状态，合同冻结、中止后不允许合同结算；

（9）合同结算，支持单合同结算，也支持多合同统一结算（相同供应商信息，相同类别）；系统可以根据合同收票金额、合同已付金额、本次收票金额、本次付款金额自动判断是否需要进行冲预付、冲应付，同时根据系统判断自动生成相对应的报销凭证或冲销凭证；框架合同结算时需引用合同标准单价；

（10）合同收票登记，合同收票需在合同中进行登记；后续SRM完善后可考虑与SRM对接；合同收票需审批，审批完毕后自动生成挂账凭证；

（11）合同开票申请，所有开票业务需通过合同开票申请进行，审批完后由责任人进行发票开具，审批完毕的单据自动生成凭证；

（12）合同收款登记，出纳收到客户款项在合同收款中登记，由业务部门认领，并关联合同号，关联确认完毕后自动生成收入凭证；

（13）合同查询，包括合同台账查询、合同超期查询、合同账龄查询等。

功能架构

首先，对合同中心进行初始设置，包括合同类型、合同模板及合同条款、合同卡片、编号规则及审批流程；其次通过物资管理系统将合同发起，通过全面预算系统将合同进行全生命周期预算管控；最终按项目完工进度进入财务核算系统。也就是说根据企业要求，合同管理将合同按类型分别进行管理，建立完整的合同档案，以合同业务为中心，从项目立项为起始，经合同起草录入、合同审批、合同变更、合同履约、合同结算、合同授权用印、合同预警、合同状态监控、合同查询分析，实现对合同全生命周期、全过程的管理。能够及时跟踪合同进展情况，及时掌握合同结算进度，对合同收付款计划进行自动预警，并提供合同业务的授权、审批、权限控制功能。

业务流程

业务流程包括合同管理流程及合同结算流程。在合同管理流程方面，主要描述为：合同立项-合同录入-合同用印-合同中心（包括合同变更、合同状态管理、合同授权及合同附件）。在合同结算流程方面，主要描述为两方面：①合同付款及收票-合同付款申请-财务稽核-出纳支付-凭证生成；②合同收款及开票-合同收款及开票申请-合同收款确认及合同开票申请确认-财务稽核-凭证生成。

功能实现

1.订立前的合同管理

企业的合同管理是从合同订立前开始的，合同订立前的管理是企业合同管理全过程的基础和起步阶段，对做好合同管理工作意义重大。在浪潮合同管理软件中，订立前的合同管理主要包括：职责、岗位、用户权限的划分、基础数据的设置、项目立项管理、合同立项管理四个部分。现分别描述如下：

（1）职责、岗位、用户权限划分

集团企业的授权管理是分级管理的。比如集团的管理员，直接负责分配和维护集团下级公司的人员权限是不合适的，因为一是工作量大，二是集团管理员不了解各个组织的具体情况，此外沟通较困难，应该是集团内的各个单位各自有系统管理员岗位，集团管理员分配各个下级组织的管理员，然后下级管理员去做各自单位具体的权限分配和维护。职责、岗位定义标准化等可以由集团统一管理。

（2）基础数据设置

合同管理的基础数据设置是一个标准化的过程。合同管理软件中，关于合同管理的基础数据设置主要包括：合同编码结构定义、合同条款分类、合同条款字典、合同类型字典、往来单位地区、往来单位类别、单位目录、业务部门目录、员工类别、员工目录、期初合同录入、单据编号定义、审批流定义、计量单位目录、计量单位维护、合同印章定义、附件类型设置、单位权限设置等，在合同管理系统的初始阶段完成合同管理权限的分配。

合同初始信息中的合同类型指采购合同、施工合同、分包合同和租赁合同等；合同条款指为合同模版设置提供条款资料，对应每条条款需要标明该条款所影响的对象，如单价、金额、数量、时间等；合同编码指用户自行定义合同编号的编码长度、分段并定义其所代表的含义；期初合同指系统开始时还没有执行完的合同信息输入系统。

合同管理软件中，所有功能模块和重要数据的权限划分是在整个系统的初始过程中统一设置的。针对合同管理的权限划分，主要是要求不同的人可以看到不同的合同。初始设置主要包含五部分功能：

①合同类型定义：定义合同的分类，如技术服务合同、销售合同、租赁合同、采购合同、承包合同、商务合同、聘用合同等类别。②合同属性定义：用户自定义合同卡片上的扩展属性。③结算方式定义：针对收付款的结算方式进行分类，如现金、汇款、支票、商承等。④合同预警定义：对于即将到期的合同、结算计划给出预警信息。⑤合同编号规则形成定义：定义合同编号的形成法则，合同编号不允许录入。

（3）合同立项管理

合同立项满足合同签订前的立项录入与审批，以及审批单据的打印。

2.订立阶段的合同管理

（1）合同授权管理

提供合同签订资格的法人授权的审批与授权单的打印功能。在合同用印时可以根据合同的签订人检查合同签订的权限资格。

（2）合同中心管理

通过浪潮合同管理系统对分散的合同进行集中管理，减少信息的重复录入，实现信息共享；满足从合同录入、合同用印、合同附件、合同变更、合同状态、合同预算分摊初始到合同信息调整处理的全生命周期的管理。该功能主要包含两个方面；第一，自定义合同模板；第二，依据系统预制的合同模板或者用户自定义的合同模板起草合同。起草合同后生成Word格式的合同文件，用户可以根据具体的情况修改生成的合同文档条款信息，最后形成正式的合同，这个文档可以作为合同录入中的合同文件。合同卡片信息体现了系统集中管理，包括主管部门、各级部门、项目办、关联合同、预算项目等控制所需的关键信息均来自于相关系统，方便合同控制和费用归集。可以为该合同添加附件（Word、Excel、txt、rar、pdf等常规的文件格式），完成合同电子信息的集中管理。合同收付款节点，是为了方便形成企业的资金使用计划，及时安排资金及收回款项，既保证按时守信，又合理充分利用资金，降低执行风险。合同条款是合同签订及收付款过程中的文字保证，约定了双方交付的内容和资金的分配情况。关联合同是建立合同之间的关联关系。合同信息调整是合同审批后、签订前的基本信息的调整。合同综合信息是合同执行期间所有信息的体现，可联查变更单、状态申请单、合同结算单。

3.执行阶段的合同管理

（1）合同结算处理

合同的结算处理主要包括：合同的付款申请、合同收款、开票申请、财务稽核、出纳支付、凭证生成、导出格式定义、支付明细导出等相关信息，该功能主要完成合同结算收付款录入，包含合同付款金额、发票金额、合同的付款计划、发票号等信息，既能处理发票业务，也能处理现金业务。合同收款是收款合同收款时生成，由财务发起，业务人员对照合同填写信息。开票申请是收款合同需要开票时生成，包含开票金额、应税明细的信息。财务稽核是对合同结算业务原始单据的财务稽核处理。出纳支付记录合同现金流的付款情况。凭证生成是合同结算单审批通过或财务稽核后，通过凭证模块自动生成财务模块的记账凭证。

（2）合同变更

合同变更指合同在执行过程中由于种种原因，双方达成一致意见，需要更改合同，此时执行合同变更功能，修改合同中的部分内容。合同变更前后的内容都要保留，并有合同变更说明，方便今后查询了解合同的全过程。进行合同变更时，对已经审核完成或正在执行的合同进行修改，变更内容包括合同概要信息、标的信息、条款信息等内容。合同的其他信息不需变更，可以在原合同的基础上进行修改。对于要变更的合同，允许用户增加标的分录，允许增加合同条款分录。

合同的进展变更模块主要包括：合同的结算计划、合同标的、合同条款、项目信息等功能。编制合同的结算计划，做到事先对合同的整个过程进行分析，提高合同的可控性。系统可以清晰的记录合同变更的原因、变更类型、经办人的具体事项。

合同审批表包括合同基本信息（合同名称、合同编号、计划编号、合同类型、承办单位及人员、对方单位、对方单位注册资金）、合同有关条款（价款合计、签订日期、履行期限）、内部审查意见（部门领导、部门会签及合同管理员）及单位领导审查意见等信息。

4.合同履行后的管理

（1）合同状态处理

合同状态管理主要实现对合同状态进行统一管理，合同状态包含：待签、生效、冻结、终止、变更中和归档。该功能主要是对待签、生效、冻结、终止、完成和归档几种状态进行相互转化，处于冻结、终止、变更、完成和归档状态的合同不能进行日常的合同业务，如：付款申请、合同收款和开票申请等。

（2）合同查询分析

提供合同台账查询、标的信息查询、合同结算查询、合同变更查询、项目汇总查询及合同多维分析。

系统提供了多种查询组合方式以便对大量的合同信息进行快速的检索。查询合同及其明细情况，可以按照合同的不同类型、往来单位或日期等条件来查询合同的整体情况，合同执行过程中发生的收付款（在收、付款单据中录入合同编码作为关联）情况，以及合同变更等情况在相应的报表中都可以查到，方便合同的管理。提供合同台账信息的查询。合同管理通过与财务和业务系统的连接，可以实现实时的查询合同的收付款情况，及时了解合同履行的情况，分析合同的执行情况，展示符合条件的合同数量、合同金额与执行数量、执行金额的对比信息。分析合同收/付款情況。展示合同的收付款计划、合同金额、已经收付金额、收付金额占合同金额的比例、收付日期情况、计划收付日期、合同标的明细信息情况。在合同查询、统计汇总分析功能上进一步优化，为所内经济运行体系提供决策依据。

合同管理软件提供了针对合同管理的完善的权限管理体系，可以详细的定制哪一类合同甚至是哪一份具体合同的权限划分。合同管理软件提供了统一的工作流平台，本单位可以方便灵活的定制跨部门、跨单位的合同审批流程。

（3）合同预警设置

可根据即将到期的合同或者结算业务进行预警，发出预警信息。比如，合同付款计划预警、合同计划进度预警等。

5.价值分析

（1）合同生命周期管理。规范合同管理流程，对合同全生命周期的合同录入、审批、用印签订及合同付款计划、合同结算、合同变更等管理活动能够按照公司合同管理制度纳入规范化管理，从而提高管理效率、防范法律风险，全面提升整体管理能力与核心竞争实力。

（2）合同信息集中管理。建立合同管理基础数据库，实现企业各级合同文本信息的结构化、集中管理，减少合同信息的重复录入，充分有效地实现合同信息共享，实现在合同管理部门、财务部门、合同执行部门及领导授权范围内的信息共享，工作协同。

（3）合同预警功能。定制符合需求的合同预警周期、预警方式、预警条件、预警标题、预警信息内容、预警次数等。能够按照合同信息、合同进度、合同结算预警。

（4）符合客户简洁、直观、易用并能兼顾日常管理习惯。提供合同文档支持如jpeg、bmp、doc等多种格式，并能够完好保存合同电子版本和合同相关附件，方便合同的归档整理。

（5）提供灵活丰富的统计报表，动态及时掌握合同情况，包括合同业务台账查询、合同结算查询、合同变更查询、合同标的查询及合同多维分析。

（6）与其他业务系统的一体化集成，为将来预算、核算、预算控制、合同管理以及决策支持五大系统实现预算管理数据、核算系统数据、合同管理系统数据的有效集成打下基础，最终结合企业信息化建设的具体情况，整合预算管理、集中核算、合同管理的数据资源，高效、准确地实现单位内部预算管控，通过系统可快速汇总、统计、分析、审核、调整，及时提供合同状态、合同付款情况，形成合同统计和分析数据，提高合同管理水平和效率。通过合同分析为领导提供决策参考依据，并为考核评价各责任主体工作业绩提供依据。