事业单位档案信息安全管理工作探究

黄成涯

摘要：事业单位是指由国有资产出资建立的非盈利法人组织或者机构，这些单位的主要业务包含文教、医疗、科技和文化等方面，这些单位最显著的特征就是以所、站、馆和协会作为单位名称的后缀。事业单位档案指的是记录了在历史发展中某单位的发展历程，重要历史事件的各种文字、音像等资料，其中还包含了单位人员的详细资料。档案管理则是对这些资料进行收集、整理和保管的一系列工作。随着社会经济发展、科学技术进步、事业单位人员调动频繁和事业单位改革的不断深入，事业单位档案管理工作也必须跟上时代的发展，不断创新管理的手段和方法。

关键词：事业单位;档案管理

1机关事业单位档案管理基本概述

档案管理是机关事业单位的一项非常重要的基础性工作，对机关事业单位的运作起到很重要作用，社会对机关事业单位档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高，档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。通过建立完善档案管理模式，能够提升机关事业单位的公共服务管理意识。大数据时代的到来，要求机关事业单位档案具有多种形式化，多种数据化的特点，要进行多种服务创新才能满足大数据的要求，因此档案管理工作要从传统的纸质记录转变为现代化的计算机数字化管理。[1]健全机关事业单位档案管理工作，将档案管理的隐蔽化，单一化逐渐变换成服务大众的信息公开化，将档案内容让普通大众接受监督，这样会增加档案管理的服务大众意识，有助于增加群众对政府的公信力度。

2事业单位档案管理问题分析

2.1基层档案管理工作不足

档案工作一直是跟随着事业的发展而发展的，没有前人留下的档案，也就无法进行历史研究。对于档案的价值，上级档案管理部门是非常重视的，但是在基层，显然对档案管理工作的重视程度不够，没有制度或制度不全，人员缺乏、设施设备缺乏等等，都是事业单位基层档案管理部门存在的典型问题。一般情况下，档案和事业是两个部分，基层工作一般为按照相应的分类办法将事业资料留存下来，进行收集和管理，但是，因为不在统一的管辖范围之内，档案管理容易出现“两张皮”的现象，在信息时代，档案管理工作实现信息化是必然的趋势，但是基层档案管理机构对信息化档案管理并不熟悉，也缺乏相应的指导，导致档案管理上出现失序现象，档案凌乱不方便利用。

2.2人才队伍有待加强

人才在档案管理工作当中所能够发挥出来的作用，将影响档案管理的效能，所以人是档案管理工作的核心力量，但是在事业单位，档案管理方面的人才存在比较明显的短板，档案价值高，档案管理工作逐渐被重视，但是档案的价值并不是所有人都能够认识到的。[2]由于档案和事业存在两张皮的现象，上级部门非常重视档案管理工作，但是下面的人却没有把档案管理工作做好，一些档案管理部门被直接定义为养老圣地，实际上揭示的问题是对档案工作人员的不认可，而且很少有年轻人进入档案管理部门工作，在档案管理部门工作的人员地位也比较尴尬，上进无门。档案管理中新鲜血液的注入不够，尽管现有人员的学历都比较高，但学历高不代表业务能力强，人才队伍结构不是很合理，教育培训方面也存在滞后性，现有做档案管理的人，很多都存在专业不对口的问题，档案管理水平并不高，而教育培训方面，因为缺乏系统的教育培训，只能给予档案工作人员一些粗浅的档案管理理论知识和技能，专业素质方面有待加强。

3事业单位档案管理优化

3.1提高档案管理信息化的安全性

在事业单位档案管理过程，需要提高对于档案安全管理认识，在有效的开展档案安全管理工作时，作为事业单位的领导，必须要有单独制定档案资料的应用制度，告诉档案管理的工作人员一定要遵守档案管理制度的有关规范，谨防工作引起失误。档案管理的工作人员还要确保计算机系统环境的安全性，从技术着手来防范，并使用软件和硬件有效结合的管理手段，不断完善档案管理的安全性。通常常用的安全保护措施是防火墙，事业单位档案管理和局域网的网络会形成防护墙，规避病毒和黑客的入侵，谨防档案信息的外泄。

3.2健全档案管理制度

健全的单位制度是一个现代化组织必备的基本条件，事业单位在完善各项基本制度的同时，要重视档案管理方面制度的建设，如档案管理人员的绩效考核制度等。为了提升档案工作人员的工作积极性，除了建立单位档案人员职称评审制度外，还要有激励制度，让他们工作更加具有主观能动性。在档案管理工作中的保密制度执行中，事业单位应提高员工的电子档案管理意识，定期对系统进行安全性检查，更新杀毒软件、安全软件。为避免电脑黑客的侵犯，事业单位可设置专业的防火墙。此外，还要健全事业单位档案的访问制度和借阅制度等。

3.3全面提升档案信息化水平

网络和信息的发展直接改变了档案工作的管理方式，事业单位档案管理工作要顺应形势发展。实现信息化要有一定的物质基础，单位要采购一批信息化设备，如一体化扫描仪和储存设备，通过纸质档案电子化，存入电子储存设备，有效保障档案的安全。单位要建立自身的信息平台，进行分类管理，例如将档案按内容分类（人事档案、财务档案等）、将档案按时间分类等等，这个平台可以及时更新，给予档案管理人员和单位工作人员一定的权限。有些对外的事业单位还可以开通对外查询窗口，方便服务公众。譬如公共图书馆开通公共查询，读者可以查询自己目标图书的状态等。事业单位档案信息化还要有创新，例如在移动互联时代可以开通单位档案服务的App和微信公众号等，积极与使用者沟通，提出问题，随时解决，让办公工作不受时间和空间的限制[3]。

3.4加强对事业单位信息档案资源的开发利用

要妥善解决事业单位档案资料开发利用效率过低的问题，应该积极完善事业单位档案管理信息化建设的制度体系。首先，应该加强以事业单位相关门户网站为平台的档案资料库的建立，通过完善事业单位外网、内网的档案信息资源共享服务来更好地提升单位内部档案资源的开发利用率。重要的是要积极健全相关的资源搜索渠道，为实现档案资料的网上查询功能提供实现途径。其次，应该对事业单位内部的档案信息的内容进行分档，并据此实现对事业单位的档案资源利用的数字化开发利用。

结束语

随着社会经济变革和信息技术的提升，事业单位档案管理工作急需转型和提升。事业单位要重视该工作，结合单位自身档案管理实情，努力找出不足并加以改进。积极利用现代技术，逐渐摸索出一系列因地制宜的檔案管理工作方法和途径。

参考文献

[1]马艳红.探讨事业单位档案管理的创新[J].民营科技，2014（12）：112.

[2]黄冬园.事业单位档案管理工作创新探讨[J].现代商贸工业，2014，26（24）：102-103.

[3]王旭.关于完善事业单位档案管理工作的措施[J].赤子（上中旬），2014（23）：244.