医院人事档案精细化管理措施探究

谢奕青

【摘要】构建医院人事档案精细化管理模式不仅能提升医院人事档案的管理水平，而且也能保证人事档案的有效利用。但医院人事档案的精细化管理建设并非易事。文章就此展开讨论，先是分析了利用信息技术实现医院人事档案精细化管理的必要性，然后详细阐述了如何实现医院人事档案的精细化管理。

【关键词】医院;人事档案;精细化;管理

在新的形势下，医院人事档案管理模式应当得以创新。只有这样才能充分发挥人事档案的利用价值，适应医院的发展。所谓精细化管理是一种以减少管理资源、成本为目标的管理方式。若是从精细化管理内涵入手，实现人事档案的精细化管理，医院就应积极利用信息化技术，规范人事档案管理工作，并凸显医院人事档案管理的个性化。

一、利用信息化技术实现档案精细化管理的必要性

若要真正提高人事档案管理的质量，医院就应从传统人事档案管理工作入手，充分了解以往人事档案管理工作中存在的问题，然后采取有效的措施解决这些问题。现如今，大部分医院在改革人事档案管理工作时，多是从管理模式创新入手，科学分配人力资源、设备资源，并规范人事档案管理工作的实施流程。而这也正是精细化管理模式所强调的。另外，随着医疗改革的深入实施，医院人事档案数量也在不断增多。此时，若要加快人事档案管理工作的改革，实现医院人事档案的精细化管理，就应借助信息技术，将传统纸质化档案转化为电子化档案。这样才能实现人事档案管理全过程的信息化，节省人力资源，提高人事档案管理效率。从档案管理发展趋势来说，在全国范围内，大多数档案管理部门已经采用了档案信息化管理方法。所以，医院也应当紧跟时代发展形势，积极利用信息技术，改革人事档案管理模式。尤其要充分落实精细化管理理念，提升人事档案管理的效率。这样才能促进医院的改革、发展。由此可见，利用信息技术实现医院人事档案的精细化管理是大势所趋。

二、医院人事档案的精细化管理措施

（一）构建精细化的信息数据库。随着我国医疗行业的发展，医院的档案数量、种类也在不断增多。但不同种类的档案分属于不同的科室，管理难度比较大，且容易发生信息孤岛现象。显然，粗放型的档案管理模式已经无法适应医院发展。所以，医院应全面改革档案管理工作，实现精细化管理。人事档案作为医院档案管理的重点，也应实行精细化管理模式。但实现这一目标的前提是建设信息化管理系统。信息管理系统的核心就是信息数据库。通过完善人事档案信息数据库，就能实现人事档案的统一、集中管理。在构建信息数据库时，应注意：第一，需按照档案实践、等级、格式等，设置档案分区。第二，设置分类标准，实现人事档案的分类存储。第三，增加模糊搜索功能，提高人事档案的查询效率。

（二）健全人事档案的管理制度。若要真正落实精细化管理模式，提高医院人事档案管理工作的效率。医院就应结合人事档案管理实际，制定完善的管理制度，从而约束全员的管理、使用行为。第一，应当明确人事档案范围。一般情况下，医院人事档案应当包括医护人员信息资料、劳动合同、招聘表格、个人考评资料等文件。第二，档案管理人员在归档时，应统一进行纸质化档案、电子文档的整理。同时，人事档案管理部门还应保证电子文件的完整性、真实性。第三，在医护人员入职、离职、升职等阶段，人事档案管理人员要重点做好档案的维护、归档。第四，人事档案管理部门应选择合适的档案公开方式，保证人事档案的二次利用。第五，要求档案管理人员做好人事档案的保护。比如对于信息化管理系统，档案管理部门可搭建安全防护体系，并禁止档案管理人员随意插拔移动存储设备。第六，对于纸质档案，管理人员应做好档案室的防火、防盗工作。第七，明确档案的销毁规定。若要销毁则应向上级申请，待确认后，才能进行销毁。总之，制定完善的管理制度有助于人事档案精细化管理模式的落实。

（三）创新人事档案服务模式。在传统的档案管理工作中，管理部门只重视档案的管理，而不重视档案的利用。这种理念严重影响到了档案的二次利用。所以，医院人事档案管理部门应改变传统被动服务的模式，创建主动服务模式，从而充分发挥出人事档案的利用价值。首先，人事档案管理人员应充分利用信息化管理平台，提升档案服务工作效率。其次，人事档案管理人员应提供主动的档案咨询、查询服务。比如当利用者需要查询档案资料时，管理人员应主动讲解人事档案的分类标准、查询方法等。若是利用者遇到了使用问题，管理者还应积极帮助利用者解决问题。另外，档案管理者在参与医院管理、运行管理中，还应主动提供档案服务。最后，人事档案管理部门在人员调动时，还应主动进行档案的维护。比如利用管理系统调出档案资料，并進行修改，以此保证人事档案的真实性、全面性。总之，在推进医院人事档案精细化管理模式时，档案管理部门应积极创新服务模式。

（四）打造档案管理文化。人事档案真实地记录了医护人员的人生经历、个人发展。可以说，人事档案不仅仅是人事管理工作的重点，更是凸显医院档案管理水平的关键。所以，为了营造良好的档案管理氛围，促使医护人员正视人事档案管理工作，并积极配合人事管理部门开展档案管理工作。医院应当积极打造档案管理文化。首先，医院人事档案管理部门应有效整合档案资源，充分挖掘出人事档案的价值。其次，档案管理部门应当加强档案管理工作的宣传，提升全员对人事档案的重视度。再者，在人才聘用、人才流动、评职称、参加社会保险等工作中，要重点突出人事档案的利用价值。最后，医院还应当将人事档案纳入医院发展规划中，加快人事档案的创新与发展。

（五）加强档案管理人员的专业培训。人为因素对医院人事档案管理工作的效率影响非常大。而且档案的归档、查阅、销毁、保护等工作都离不开人的参与。所以，若想提升医院人事档案的精细化管理水平，医院应加强档案管理人员的专业培训。另外，上至领导干部，下至工作人员，都应参加业务培训。这样才能提高领导干部对人事档案管理工作的认识，并保证人事档案管理部门在开展人事档案管理工作时，其它工作人员能积极配合人事档案管理部门。首先，在培训中，应当着重讲解精细化管理的目标、内涵、方法，从而增强人事档案管理人员的精细化管理意识。其次，在业务培训中，应当以国家法律法规、数字化档案管理方法等为培训内容，切实提高人事档案管理人员的专业水平。再者，在培训中，应用“理论+实践”的模式进行系统讲解和业务技能方面的实操练习。最后，应当重视定期开展业务培训。毕竟，时代在发展，档案管理工作也在发展。只有定期培训，才能开拓人事档案管理人员的眼界，激发档案管理人员的创新意识，最终促进人事档案管理工作的创新。

（六）夯实细节管理。医院人事档案管理工作是一项长久的工作，若想有效落实精细化管理工作，人事档案管理部门应不断完善档案管理细节。首先，应当尽可能地细化人事档案管理工作。人事档案管理工作比较繁杂，档案管理人员开始时会无从下手。对此，人事档案管理部门应细化工作内容，并依据管理标准，找出人事档案管理工作的薄弱点、重难点。然后，再分阶段、分重点地细化基础工作。这样才能循序渐进、有条不紊地开展人事档案管理。其次，应细化管理流程。尽量保证档案管理人员了解自己的工作内容、方法、目标，从而有效减少档案管理人员的工作疏漏。再者，加强人事档案管理工作的监督。建立制度的目的就是执行制度。若是制度落实不到位，则会影响到精细化管理的效果。所以，人事档案管理部门还应当加大档案管理制度执行情况的监督，确保档案管理人员能够严格按照标准，开展档案管理工作，实现人事档案管理工作的规划化、制度化。最后，应严格落实责任制。将人事档案管理责任具体化、细节化，并要求档案管理人员在日常管理中，认真履行自身职责，并能切实做到重细节、重落实、重过程、重效果。也只有这样，才能提高人事档案管理人员的责任心、积极性。

三、结语

综上所述，人事档案是医院开展人事管理工作的重要依据。在新时期，医院应当积极改进人事档案管理模式，实现人事档案的精细化管理。對此，人事档案管理部门应当充分利用信息技术，构建精细化的信息数据库，并健全人事档案的管理制度，创新人事档案服务模式，从而为落实精细化管理奠定基础。同时，人事档案管理部门还应打造档案管理文化，营造浓厚的精细化管理氛围，并加强档案管理人员专业培训，尤其是应夯实细节管理，真正提升人事档案精细化管理水平。

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