民办大学办公室工作能力提升路径探析

2020-03-30赵万彬

办公室业务 2020年2期

关键词：办公室

赵万彬

【摘要】民办大学办公室是大学行政工作的一扇窗口，其工作效率能够反映一所大学的管理水平，培植“七项意识，一种精神”有助于提高民办大学办公室人员的工作能力和工作水平。

【关键词】民办大学;办公室;路径

大学办公室工作是展现学校风貌、联系学校内外的一扇窗口，作为民办大学办公室的一员，在实践中，我总结出了“七项意识，一种精神”工作路径，一定程度上提升了办公室的工作效率和质量。

一、筑牢政治安全意识，提升思想境界

民办大学虽然属社会力量投资办学，但仍然是我国高等教育的一部分，必须始终坚持社会主义办学方向，为社会主义培养德智体美劳全面发展的建设者和接班人，这是民办大学办公室工作必须坚守的政治底线。

办公室人员在日常工作中要重视政治理论学习，积极参加有关意识形态的视频会议，如：全省教育系统全面从严治党工作视频会议、全省教育系统学习贯彻习近平总书记视察广东重要讲话精神视频会议等，认真学习习近平新时代党建思想，提升思想境界，筑牢意识形态防线。

办公室工作人员在日常工作中要坚持立德树人，把培育和践行社会主义核心价值观融入育人全过程，时刻牢记德学思想对大学生素质全面提升的要义，以德学思想为统领，围绕学院中心工作撰写工作总结、工作要点。

二、加强服务意识，提高师生满意度

服务是办公室的立身之本、輔政之基、谋事之道，更是办公室工作的重中之重。具体来说，办公室工作服务于两个层面。

（一）服务校领导。办文、办事、办会是办公室的核心工作。其中，办会最能体现办公室的综合协调能力和服务能力。首先，对于高校来说，办公室要以精益求精的工作精神和耐心的服务态度，做好全院教职工大会、新生开学典礼、毕业典礼等每年例行大会的会务工作。其次，办公室工作人员要具备较强的组织能力和协调能力，做好每年的迎新工作。最后，办公室要坚持精细化接待理念，衔接好兄弟院校来访交流学习人员的吃、住、行和参观考察活动，以树立良好形象。

（二）服务师生。在一所大学里面，以人为本就是以教师和学生的利益为本，切实解决师生遇到的问题。文印室承担着学校教学、办公资料的大量复印工作，可以通过设置勤工助学岗位，确保专兼职文印人员轮流作业，尽量满足教师资料复印的需求;办公室要建立长效机制，定期开展校长接待日、校长与学生共同进餐等活动，倾听学生们的心声，针对学生们所提意见，认真研究，提出整改措施，切实提高学生的幸福感和获得感。

三、提升责任意识，做好本职工作

一所大学的行政机构要想维持良性运转，办公室这个交通枢纽必须高效、良性运转，这就要求办公室人员要具备较强的责任意识。“责”是一种要求，强调做事情，要达到标准;“任”是任务，事项;责任即按照任务或事项的标准完成并达到要求，未达到要求就要承担相应责任。

责任是社会分工的结果。办公室工作千头万绪，要想出色完成任务，就要对任务进行分解，明确岗位职责，使办公室人员各司其职。民办大学与公办大学有一个不同的地方在于人员的流动性较大，经常会遇到人员离职的情况，在人员空缺的情况下，还要保质保量完成任务，这是考验办公室主任领导水平的时刻。经济学上有个著名的科斯定理：“只要财产权是明确的，并且交易成本为零或者很小，那么，无论在开始时将财产权赋予谁，市场均衡的最终结果都是有效率的，实现资源配置的帕累托最优。”财产权明确在此可类比工作内容清晰，交易成本在此可类比员工的情绪，对多余工作量的分配只要让各位员工都满意即可视为交易成本为零，这就要求办公室主任在分摊离职员工作量的时候，要结合其他员工各自的工作技能和特长来安排，既要将多余的工作量合理分流，又要兼顾到每个人的情绪。

责任意识的提高还建立在过硬的专业素养上，要想干好本职工作，必须不断学习，刻苦钻研，精通业务，成为本职岗位的行家里手。如文秘工作者要勤于学习，勤于练笔，大量阅读行业内外优秀总结、要点、规划、讲话稿等文章，研究这些文章的结构和用词，博采众长，吸取精华，巧妙运用，在实践中提高公文写作能力和水平;机密件管理人员要了解机密件的保管要求，在领导有不当要求的时候要坚持原则，及时提醒，委婉拒绝，确保机密件的安全。

四、增强档案保管意识，保存学院发展历史资料

电子化办公给我们带来方便的同时也潜伏着安全隐患，意外的断电、误删除、忘记保存等操作容易造成文件的丢失，而且民办院校人员流动性较大，因此，办公室必须树立档案保管意识，对重要文件，如：校长办公会会议纪要、省厅来文呈批件、机密件、学年工作总结、工作要点、学校各类发展规划等等，在做好电子文档备份的同时必须做好纸质文档的保存，为日后的查询提供方便。

档案保管意识的培养可从三方面入手：一是要开展硬件设施建设，打造现代化的档案馆，给档案的保存提供充足、优越的空间环境。二是要不断完善档案馆的软件设施，购买专业的档案管理软件和招聘专职档案员，建立和完善各项管理制度，规范各类档案的收集和建档，在制度的约束下养成及时收集的习惯。三是要加强培训，积极参加省教育厅组织的档案培训班等活动，交流经验，探索适合民办大学校情的档案管理办法。

五、推广信息化意识，提高工作效率

信息化是办公室工作现代化的一个重要标志，要提升办公室工作的效率必须重视信息化建设。办公室是各类文件的汇集地和发出地，而大量文件的接收、呈报、审批、签发都有固定的流程，信息化最适合解决这些具有规律性、程序性的工作，一来可以缩短公文流转的时间，提高工作效率;二来可以实现无纸化办公，节约公成本。比如根据学校的人事架构和公文审批流程，搭建符合校情的OA管理系统，提高公文处理的信息化、现代化水平。

为畅通办公室与系部的联系渠道，办公室还需要建立行政秘书Q群作为OA系统的补充，将在OA系统发布的重要通知在行政秘书群内再发布一次，避免一些行政秘书因没有及时登录OA系统而造成的信息延误，确保重要信息及时传达到系部。

办公室工作具有较大的突发性，为保障信息的畅通，有必要建立部门微信群，及时传达校领导交办的临时任务，方便日常工作的开展。

六、培植法治意识，规范学院管理

现代企业管理中有一个共识，“三年的企业靠打拼，十年的企业靠制度，百年的企业靠文化”。民办大学要想走得长远，办成一所百年老校，从长远看要靠文化，但是一种文化的形成往往需要时间的沉淀，数代人的传承，况且文化的积淀是师生互动的结果，带有一定的自觉性，非规划、行政力量所能造就，那么在短期内要想提高学校的管理水平、学校的教育质量必须从制度入手，让学校的各项管理有法可依、有章可循，提高员工的法制意识，这样才能依法依规办学，不断提高工作效率，树立学校新形象。

法制意识的提高需要从规章制度做起。“规章制度实际上是领导权力的延伸，领导者不可能事无大小，事必躬亲。领导者要借助于规章制度使教职员工对常规性的工作有法可依，有章可循。”完善的规章制度是行政管理的法制基础，是一所大学规范化运行的依据和保障，制度完善、科学、合理，一所大学才可能良性运转。

法制意识的提高还可从以评促建入手。如启动依法治校创建工作，成立依法治校领导小组，制定依法治校工作方案，按照工作方案，分解任务，将责任落实到各个部门，要求各工作人员对照指标，不断规范各自的工作内容，以评促建，夯实法制基础。

七、强调精准意识，确保数据准确

大学办公室是一所大学的门户，代表学校的形象，由其撰写或审定的学校概况、招生简章是学生和家长了解这所学校的第一扇窗口，其中涉及的校园面积、学生规模、专业数目、师资力量、图书馆藏书、实训室数量等数据是学生和家长们判断该所学校的第一手资料，也是最权威的资料，对学校的定位、家长的判断、招生工作影响极大。因此，学校办公室对向外公布的重要内容和数据要高度重视，树立精准意识，对每项数据的变更慎之又慎，确保数据的准确无误。

高基报表是教育部了解各省高校发展情况的第一手资料，其数据的准确与否对国家教育政策的制定至关重要。办公室必须十分重视数据统计工作，坚持科学统计、精准统计，实事求是填报每年度的高基报表，力求高基报表精准、全面反映学校的办学情况。在填报工作中要明确数据统计的起止时间，并要求每个数据都要有支撑材料，经得起核查。

当然，精准意识并不限于撰写学校概况、招生简章和填报高基报表，它应该成为办公室人员的一种内在素质，对于公文、报表、PPT中的重要数据保持高度敏感，多询问、多核查，这样才能尽量避免工作中的失误，减少不必要的麻烦，提高工作质量。

八、弘扬奉献精神，助力学校发展

办公室工作的突发性特点，决定了办公室工作人员必须具备奉献精神。奉献精神具体包括“忘我的劳动热情、主人翁的责任感、良好的职业道德和爱岗敬业精神”。

忘我的劳动热情体现在工作时空的延展上。首先，办公室工作人员在工作日要延长上班时间，以与省教育厅工作时间保持一致，有效解决特急件的处理。其次，寒暑假期间，办公室工作人员要做好电子公文系统发文的接收、呈批、督办，并携带好各部门年终总结材料电子版，随时随地上报有关材料。

主人翁的责任感要求院办工作人员，以集体利益为重，吃苦在前，享乐在后。当遭遇台风等灾害天气时，要第一时间起草抗灾防灾通知，电话通知有关部门领导做好各项安全防范工作。

良好的职业道德要求办公室工作人员要推己及人，换位思考，急人之所急。要兼顾原则性与灵活性，灵活处理上班时间与下班时间，为教职工提供方便。

九、结语

办公室工作是一项综合性工作，需要人员具备多种综合素质，“七项意识，一种精神”是基于民办大学办公室工作的一些探索，希望对民办大学办公室工作人员有一些启发。

【基金项目：本文系2018年广东高校省级重点平台和重大科研项目——特色创新类项目（教育科研）（项目编号：2018GXJK223）的阶段性成果】

【参考文献】

[1]苑毅.高职院校学生责任意识培养[J].中国冶金教育，2018（06）.

[2]https：//baike.so.com/doc/4278541-4481754.html.