检验检测技术机构固定资产信息化盘点实现方式

2020-03-30

中国纤检 2020年1期

1 引言

固定资产是事业单位提供公益服务的物质基础和必要条件，尤其是检验检测技术机构仪器设备类固定资产更是其日常资产管理的重点关注对象。固定资产有着严格的使用年限要求，因而开展周期性的固定资产盘点、确保实物账面相符是资产管理部门十分重要的一项工作。检验检测技术机构仪器设备类别繁杂、数量庞大，甚至有些设备经常在各专业实验室间流转使用，如何高效、快速地盘点并查看其相关属性是固定资产管理面临的首要问题。

2 传统固定资产盘点弊端

固定资产管理人员对于资产存放位置、取得方式、使用年限等信息都是其着重关注的属性。传统固定资产盘点方式完全依赖人工进行，资产管理人员手持资产清单，按照清单信息逐台核对资产信息，手工登记后再回到办公室与台账信息比对，不仅盘点工作繁重，需占用大量的人力物力，而且容易发生漏盘和差错。在实验室业务开展过程中部分设备存在流转使用情况，用后未及时归还指定存放位置导致盘点时台账信息与实际存放情况不一致；受制于 “三定方案”绝大部分单位资产管理人员数量有限，与庞大的固定资产数量不成比例，人工盘点记录与台账核对时间较长，盘点误差率较大，因而往往做不到账、卡、物的一一准确对应。

为提高管控水平，保障固定资产账卡物一致性，亟须采用信息化手段完成固定资产盘点工作；同时检验检测技术机构普遍使用的LIMS系统（实验室信息管理系统）已为仪器设备的数字化盘点奠定了技术信息基础。

3 信息化固定资产盘点架构

固定资产信息化盘点设计思路为：在LIMS系统中组成资产盘点小组，按职能分工完成盘点计划的编制；将计划下传到便携式无线数据采集终端中，资产管理人员手持该数据终端扫描设备上的固定资产标签，终端实时将扫描数据上传LIMS系统，LIMS系统后台比对数据库与现场扫码信息，并自动标识异常信息供资产管理人员处理，如图1所示。

图1 信息化资产盘点流程图

在LIMS系统中均会包含仪器设备管理板块，通过该系统为每一台设备生成固定资产标签，如图2所示为带有二维码的固定资产标签。资产标签左列为设备基础信息，包括名称、规格型号、固定资产编号、使用部门、存放地点等；标签右列为该台设备专属二维码，通过扫描二维码可以得到LIMS系统中该设备的所有信息。近年来RFID（射频识别）技术日趋成熟，因此将标签中的二维码改为电子标签即构成RFID固定资产标签，同样能实现和前述固定资产标签之功能。

图2 二维码固定资产标签

4 二维码固定资产标签制作

检验检测实验室设备类型繁杂、型号众多，由于检测业务开展的实际需要存在同一型号的仪器拥有多台的现象。为此，固定资产标签采用传统文字和二维码相结合的制作方式。文字部分用于仪器基础信息的描述，同时为确保每台仪器的唯一性，将其出厂编号纳入基础信息中，方便与仪器铭牌中的信息比对。

设备动态信息采用扫描固定资产标签右侧二维码提取LIMS系统中对应字段方式进行读取，展示在手持终端上。这样，不仅盘点人员可以快速读取设备的所有信息，从事检验检测的人员也可以轻松读取设备的信息。

资产投入使用时即可粘贴二维码标签，在资产生命周期内无需重新制作标签，不仅节省时间，也可避免标签信息更新不及时的问题。

5 信息化盘点的实现

（1）设置盘点小组和编制盘点计划

通过LIMS系统设置本次资产盘点小组人员组成，结合资产分布及工作实际，由固定资产管理、使用人、财务等部门的相关人员组成的盘点小组，设置合理的盘点权限，明确小组成员操作、监督、审核分工。资产管理部门负责在LIMS系统中编制盘点计划，确定盘点计划的组织形式，可按照存放地点、所用部门、购入时间、资产类别等为分类依据制定盘点计划，确定盘点计划涉及的资产、使用部门、使用人、资产盘点时间等。财务部门负责审核资产盘点计划的合理性，确定有无漏项、错项，负责对盘点结果进行对比核验。盘点计划审核通过后系统以通知形式下发至资产使用人，明确需配合盘点事项及时间，确保资产使用人在计划指定的时间、指定的地点接受资产盘点。

（2）实施盘点计划

基于安卓平台的便携式无线数据采集终端可通过配置无线网络，利用http协议发送和接收json数据，对LIMS系统固定资产管理模块中的数据进行验证、查询、修改。通过扫描设备二维码，信息转译为字符串，自动与盘点计划数据进行对比，终端弹出对比结果，盘点小组逐项操作后，完成使用部门、使用人、存放地点等信息的校验并生成记录。对于信息相符的，由LIMS系统自动判断为校验通过；对于信息不符的由盘点操作人点击不通过，弹出不符项对话框，由盘点工作人员更正信息，系统生成记录留痕并上传。根据验证结果，系统自动对每条记录添加不同颜色的盘点结果标识；对于非本次盘点计划内的资产项，系统会提示其应在盘点计划及信息，由操作人选择是否添加盘点结果标识，纳入本次计划。对于计划中的缺项、错项，系统提示后由盘点人员进行相应处理，系统进行记录。图3所示为便携式无线数据采集终端工作界面。