精准构建出版编务ERP,促出版高质量发展

2020-03-29刘佳

探索科学(学术版) 2020年12期

刘佳

黄河出版传媒集团宁夏人民教育出版社有限公司宁夏银川750001

一、构建出版ERP管理系统的背景

现代企业广泛使用的ERP (Enterprise Resource Planning)即企业资源计划,最初是运用现代企业管理概念结合信息技术和先进管理思想,收集各项企业各项系统资源信息,为实现企业资源管理的优化而建立的一个系统化的全面管理平台,功能涉及企业的各项业务、计划、控制、决策和业绩评价。发展到二十世纪九十年代ERP所代表的含义被扩大,涵盖了现代企业各个管理环节。该系统跳出了传统企业边界,借由企业内部资源的合理分配提高财务管理水平、提高利润率、降低企业成本,是基于网络数据时代的信息管理系统。笔者所探讨的是如何在出版这个行业构建ERP系统。

自我国经营性出版单位成为国有企业开始,出版市场的激烈竞争便不断的推动着出版业的高速发展。

伴随着出版业的高速发展,市场竞争显现出明显白热化的态势,如何在激烈的竞争中获得更多的战略机遇,成为了H 出版社迫在眉睫需要解决的问题。由于出版企业网络信息化已成为企业发展的有力推手,国际各知名的出版机构早已搭建起了ERP平台且因此而获益,H 出版社必须尽快完善数字化管理手段和措施以缩短与先进出版机构之间的差距,通过出版ERP业务管理系统的实施有效促进H 出版社战略发展目标的实现,提高图书编辑出版业务效率,增强H 出版社的核心竞争力,使出版高质量发展的目标得以实现。

H 出版社自1952成立以来,作为N省唯一一家出版单位一直负责着N省各种类型的图书出版,也曾涌现大量的优秀作品和出版名家。直至2010年,全国出版单位都进行了文化企业改制,出版市场竞争激烈程度在短时间内急剧提高,同时还面临着出版内容“三化”的严峻挑战,即:国际化、数据化、信息化。H 出版社的市场占有率受到了大规模的压缩,面对海量又繁杂的出版信息如果还沿用过去依靠行政的管理理念必然无法适应现代图书出版市场的竞争要求,随着H 出版社转企改革的程度加深,无论是图书出版量还是出版从业人员的人数都在快速的增长,相应的出版业务环节的任务量不断增加,但旧有的出版业务流程和管理模式在很长一段时间内还在继续沿用。与此同时,依托“用友”平台的财务ERP和“科迪通”平台的发行ERP管理系统作为两个数据不互通的系统在独立的运行,使得H出版社的信息孤岛化日益严重,目前迫切需要构建效率更高的出版业务管理系统将企业内部各个部门的数据串联起来。

二、出版业的现状

国际出版业的规模不断增大,出版领域规模化、数字化的趋势已成为所有出版人的共识,也是出版寻求更大发展的突破口。国外出版集团通过并购等方式日益壮大,国内出版集团则选择了强势资源互补的合作模式,这更加激化了出版市场的竞争。这种竞争一方面体现在作者资源的竞争,另一方面体现在资深编辑资源的竞争。为获得更大的利润增长空间,各个出版单位对过去积累所得的出版资源和已经形成的品牌效应不断进行深度的挖掘和创造。因此,各大出版集团为了实现使出版效率有效提高、加快出版速度和借助大数据的统筹做出准确的适合自己发展的数据分析的目的,已经构建出了完全适应出版发展新要求出版业务ERP系统。同时该系统的覆盖可以对过去积累的传统出版资源进行数字化储存和改造,通过对这些资源的数字化再生、改造,进一步开拓融合出版的蓝海市场,创造高额利润空间。

国内各大出版社在2010年完成转企改制后,多数国有出版单位以地域为基准整合成为了大型的出版集团。整合形成的出版集团在出版市场上占据着庞大的市场份额,在品牌效应和地域市场等方面具备了绝对优势,还有部分出版机构,借助IT技术和大数据技术,在融合出版方面取得了不错的成绩。而国外出版机构在向国内版权输入的过程中不但输入出版物,更是将其先进的出版理念、编发流程和管理模式一并输入,这给国内出版社施加了前所未有的竞争压力和挑战。

出版单位面临着激烈的集团化、数据化和信息化的竞争,民营出版机构和国外出版机构对整个出版市场的参与程度不断加大,“当当”“天猫”“京东”等网上发行渠道势头凶猛,不断的挤压出版单位的生存空间。信息化较为成熟的出版机构,具有较为完善的信息化管理系统,覆盖了从选题到出书的整个出版流程,专业的、细化的分工,使得编辑力量得到充分的发挥,从而促使出版效率和质量都得到较大提高。而H 出版社仍采用“word+excle”传统方式的数据采集模式,从图书选题申报、发稿到印制都经由线下完成,造成了出版周期长、信息孤岛化严重的问题,同时对人力资源的需求增大,导致出版效率难以进一步提高,纸质档案及稿件难以有效的长期保存,并且所有的出版数据难以准确、快速、详实的形成可分析性数据。因此急需进一步的在出版信息管理方面提高效率。

自2011年我国出版机构完成转企改制后后,国内外各大出版机构的优秀出版资源竞争激烈,国内出版行业所面临的挑战随着出版数字化、信息化、国际化越来越快的发展速度日益严峻,过去长期沿用的出版流程、体制观念已经严重限制了出版单位在市场中的竞争力。H出版社旧有的出版流程和体制观念已无法满足激烈市场竞争的要求,较之信息化较为成熟的出版机构无法在出版周期、人力资源消耗和抢占市场机遇等方面取得优势地位,为此必须加快管理信息化的改革步伐。

二、构建出版业务ERP系统的重要性

(一)出版业务ERP系统的构成。H出版社将要构建的出版业务ERP系统,是要把过去孤岛化的出版业务的全流程有机链接起来,包括且不限于:信息管理、印务、发行、财务、库房等各个业务系统,以便于实施全方位的内部控制。其中编务环节是图书出版数据的源头,因此编务ERP系统就是出版业务ERP系统的数据之始,据笔者统计在这个阶段的图书信息种类达30多项,其准确性和完整性将为之后所有流程的数据准确性奠定基础。

(二)编务ERP系统的作用。

H 出版社经过改制后发展速度急剧加快,使得出版编务工作量也随之几何倍增长,以前旧有的流程和管理模式不但无法满足新体制下出版的工作需求,甚至已成为发展的掣肘。依托于人工和“word+excle”传统方式的数据采集手段,在图书选题报送、书号配发、编发稿件、合同审核处理等方面不仅耗时费力,还难以保证数据的准确。尤其是稿件加工环节,纸质的各种数据单和稿件需经过“三审三校“的审核和手签,虽然经过多流程的审核能保证较高的准确性,但电子表格和纸质表格容易出现数据不一致的情况,除却核对难度大的问题,反复的退改也造成出版周期的大幅延长,给市场图书的发行埋下隐患。

综上所述,H出版社迫切的需要一套适应现今出版业务需求的关务ERP系统来实现数据化管理。

编务ERP系统作为系统中主要数据的提供者,在出版ERP系统中发挥着核心作用。编务ERP系统的主要功能和作用是为实现从图书选题环节开始的图书出版全流程的高效管理,该系统最终生成的数据信息将为出版流程及发行流程等后续环节提供数据信息,印务、财务、发行等系统的数据都需要编务ERP系统所提供的数据完成后续的业务处理。

为了保证出版编务ERP系统符合使用需求,必须要以系统的效率高下作为布局的先决条件和核心要素;必须在编务环节的保障数据收集和传递的准确性,才能保障下一审批部门的工作效率。

(三)编务ERP系统的布局。H 出版社编务工作主要是负责选题编制审核、书号管理、cip数据管理、发稿、与相关部门联通等工作事项。

针对H 出版社编务工作的具体业务流程,结合对已有的图书编辑业务流程进行科学性、系统性的深入调研,以企业ERP全面业务管理的理念为核心思想,构建以工作流为基础的编务管理工作模式,同时结合出版工作实际设计并实施编务ERP系统。

在本系统构建开发时,为实现编务数据的按需共享,应在充分掌握系统的底层协议和接口规范的基础上,开发出各模块间完全兼容的产品。各部门使用同一数据库,可以最大程度的降低信息孤岛化现象的影响,图书出版的各项数据不再需要重复录入,从根本上解决了数据存储各异的问题,同时降低出现错误数据或垃圾数据等情况的概率。该系统可为出版社的日常工作提供一个功能强大、安全系数高、业务功能可拓展、可用性强的编务管理平台。

为达到出版高质量发展的目标,同时也为了使各业务部门实现数据共享、消除信息孤岛化,应全力推动本系统在出版全流程的实施,从而达到能准确及时的为H 出版社的出版方向、决策分析提供可靠数据支撑的目的。

(四)ERP管理系统实施面临的问题。广泛使用的财务“YY”ERP系统作为专业级财务软件囊括了工业会计、商业会计、建筑会计及行政会计等等各行各业的全部财务功能。而出版行业在财务核算管理环节较为简单,在财务“YY”ERP系统功能的使用中仅使用了其不到十分之一的功能,但却为此支付着较大数额的费用,对于H 出版社来说该项支出并不符合企业发展要求,如无法设计出针对出版行业特点的财务ERP系统,就无法实现整个系统模块的无缝衔接,因此H 出版社和国内知名ERP开发商不断进行深度调研,优化流程设计,目前已基本完成行之有效的系统设计。

四、出版编务ERP管理系统结构设计

为使设计出的编务ERP管理系统符合H 出版社ERP系统用户使用需求,在设计时必须严格遵循实用性、先进性及安全性三原则。

H 出版社编务ERP管理系统的业务模块设计包含编辑室模块、综合办公室模块和总编室功能模块。综合办公室作为编务ERP管理系统的信息枢纽站点,设计以下模块:合同管理、选题审批、选题立项、选题查询、选题撤销、发稿处理、获奖登记、成书管理、社内外编辑管理等功能模块;编辑室功能设计以下模块:选题申报、选题查询、稿件三审三校、作者管理、结算管理等具体功能模块;总编室涉及出版各流程的审核、出版活动管理和出版制度管理等具体功能模块的设计;财务部门设计成本核算、稿酬审批、付酬审批、结算管理以及各类款项查询等具体功能模块设计。