浅议高校学院办公室工作的创新与发展

张连君

[摘           要]  作为学校教育教学管理的重要窗口以及组成部分，办公室工作发挥着关键的作用及优势，通过对学院办公室工作内容及形式的分析研究可以对学校的管理路径以及方向有一个简单的认知和了解。在对学院办公室进行分析时不难发现，办公室发挥着承上启下的作用，能够实现内外之间的有效交流以及合作，但是结合相关实践调查可以看出，高校学院办公室工作的内容及形式相对较为复杂，实际的工作质量及效率不容乐观，因此，将理论分析与实践研究相结合，着眼于高校学院办公室工作的现实条件，了解这一工作创新与发展的相关要求，以期为提升学院办公室的工作质量及效率提供借鉴。

[关    键   词]  高校学院;办公室工作;创新与发展

[中图分类号]  G647                 [文献标志码]  A              [文章编号]  2096-0603（2020）27-0230-02

一、引言

在推动课程改革的过程之中，我国高校的发展路径以及教学模式和管理模式产生了极大的变化，作为内外联系以及承上启下的重要纽带和枢纽，学院办公室扮演着重要的角色，学院办公室是整个学校的重要窗口，在塑造高校社会形象的过程之中，学校办公室有着重要的影响。学生办公室的工作質量以及工作人员的言行举止都会直接影响这一工作的实质水平以及成败，管理工作人员必须要了解自身工作的价值以及作用，积极树立良好的服务意识，注重以人为本工作理念的有效践行，只有这样才能够为学校主体工作提供更多的依据以及保障。办公室工作需要以为学生以及老师提供优质和便捷的服务为依据，关注自身工作内容及形式的优化改革要求，以创新和发展为重要的方向，结合时代发展的趋势来调整自身的工作模式以及发展内容，只有这样才能够体现自身工作的价值及作用。

二、学院办公室的基本定位

学院办公室是学校教学管理中的重要组成部分，是一个比较特殊的行政管理科室，主要以高校管理以及科学化的服务为依据。为了实现自身的稳定运作，管理工作人员必须要以规范化的服务以及人性化的管理为着眼点，积极调整管理路径以及服务模式，为学生的自主学习以及老师的教学改革创建良好的外部空间和环境。为了有效应对来自时代发展的挑战，学院办公室必须要注重自身工作能力及工作水平的稳定提升，不断调整工作路径，保障建设资源以及管理资源的优化配置及应用。对于办公室工作的内部人员配置来说，实质的人数需要占到全学院人数的5%～8%之间，管理工作人员需要根据各个工作岗位的实施内容以及工作难度制定教学办、科研办以及辅导员办等科室的人员匹配要求和标准，明确各个工作组织的核心要求以及具体内涵，以建设综合性的办公室为依据，实现各个办公室之间的统一发展以及协调配合，不断提高工作质量，顺利完成前期的工作任务以及工作目标。对于办公室工作人员个人来说则需要注重工作决策的有效定位，明确自身的工作心理以及工作职责，关注所从事工作的师资需求，对岗位内容有一个深刻的理解及认知，其中工作角色的分析最为关键。这一点主要以岗位职责所担任的职务以及职位为分析对象，工作心理则是指个人在工作之中的内心活动，涉及不同的工作打算以及基本想法。工作职责则是指个人从事工作岗位的具体工作内容以及相关要求，办公室工作人员必须要注重不同细节要素的分析，了解个人的工作心理、工作角色以及具体的职责内容，只有这样才能够推进这一工作的有效改革以及建设，真正实现教育资源以及管理资源的优化配置及利用。

三、学院办公室的自身建设

结合上文的相关分析不难发现，学院办公室的建设内容及形式比较复杂，不管是学校管理者还是工作人员自身都需要重新考量以及分析，了解办公室建设的核心要求，明确不同办公室以及组织之间的内在逻辑联系，保障人员与岗位之间的合理匹配，严格按照工作的实施需求来进行有效的设置，只有这样才能够体现自身工作的针对性以及有效性。

（一）完善制度建设

与其他管理工作相比，办公室工作更为复杂及多元，为了避免出现工作失误进而影响工作质量及效率，学校必须要构建完善的管理机制。其中以人为本是重要的原则，学校需要加强制度建设工作的管理以及监督，管理层需要结合学院办公室管理工作的重要价值以及作用，投入更多的时间以及精力加大对这一工作的支持力度。另外，全体工作人员需要主动参与其中，配合学院办公室的各项建设工作。中国共产党在十七大报告之中明确提出，我国必须坚持用制度管人、管事、管权，注重不同管理环节之间的协调以及发展，以监督权、执行权和决策权为依据，实现不同权利的有效制约以及均衡发展。对于我国办公室制度管理来说则需要积极落实这一重要的指导精神，以科学化发展以及均衡发展为依据，为其他工作提供更多的指导以及帮助，促进工作质量和工作水平的稳定提升。

在构建管理规章制度的过程之中，管理工作人员首先需要注重理念上的革新，明确各个行政部门的工作责任以及工作权限，以各项管理资源的优化配置及应用为依据，不断调动工作人员的积极性，保障其能够意识到自身工作的重要价值。其次，在落实相关管理规章制度的过程之中，管理工作人员以及领导者必须要坚持以人为本的工作理念以及工作原则，明确各个机制的规范要求，以此更好地调整自身的工作行为以及方向。最后学校以及相关的工作人员需要加强与基层工作人员之间的联系，了解办公室工作人员的工作内容以及工作效率，通过集思广益来获取群众的认可以及帮助，只有这样才能够体现管理规章制度的人性化以及针对性。从宏观的角度上来看，办公室工作需要注重理念的更新以及转变，以提高工作效率和质量为原则，积极构建服务型的办公室，为学生提供更多的服务以及引导，保障师生能够在一个更加自由且宽松的服务环境之下实现自身的发展。

（二）办公室资源与文化建设

大部分高校学院办公室的办公资源主要来自学校的自主配置，学院也可以结合自身工作的具体条件，积极配置相关的办公设备以及用品，但是大部分配置需要由学校来完成，学院自身的发挥空间较少。对此，学院办公室工作可以在坚持学校领导的基础之上，根据不同的工作要求来进行针对性配置，实现学院与学校之间的有效整合以及科学配合，保障各项工作服务质量及服务水平的稳定提升。在使用各种办公室设备的过程之中，学院必须要坚持公平性、合理性以及科学性，尽量避免铺张浪费，积极落实公共资源合理配置的要求。管理工作人员需要了解办公环境的情况，注重办公环境与工作效率之间的相关性，不断发挥办公工作人员的积极性以及创造力，只有这样才能够充分创建良好的文化环境，体现文化建设的重要推动作用及优势。学院办公室需要了解目前师生工作的具体情况，以创建具有一定文化品位的温馨办公环境，只有这样才能够更好地体现自身工作的重要价值及作用，推进管理资源的优化配置以及工作效率的稳定提升。

四、高校学院办公室的创新与发展

结合上文的相关分析不难发现，高校学院办公室的创新与发展内容及形式比较复杂，但是对推动学校教学管理工作的大力落实意义重大。高校领导者以及学院办公室的管理工作人员必须要注重不同细节要素的分析以及解读，了解时代发展的趋势，抓住办公室工作创新与发展的具体路径以及核心要求，将制度创新、理念创新以及其他管理环节的落实融为一体，更好地体现自身工作的重要价值及作用。

（一）理念与制度创新

理念与制度创新是一个长期性过程，需要投入更多的时间和精力，但是对体现高校学院办公室的工作作用意义重大。在创新理念的过程之中，我国高校必须要坚持与时俱进、实事求是以及解放思想的工作原则，积累丰富的管理工作经验，重新调整管理思路以及方向，将符合时代发展要求以及具有一定吸引力的管理机制以及管理理念融入办公室管理工作创新之中，有效避免传统管理模式的束缚以及影响。其中办公室管理工作人员需要站在宏观的角度，多角度、全方面地审視目前的工作困境，了解办公室工作的发展规律，将办公室的具体要求与工作部署和领导指示融为一体，理性思考不同的工作内容及形式，将创造性的管理思路与工作人员的基础性工作相结合，在不断改革的过程之中进行有效创新，只有这样才能够实现办公室工作的稳定运作以及协调服务。

理念创新需要以制度创新为依据，两者存在极为紧密的内在联系，管理工作人员需要注重一定的预见性，做好相应的准备工作，明确不同工作环节所出现的各类突发性问题，以此来制定相应的应对策略。其中各项管理规章制度以及规则的制定是一个长期性的过程，学校需要着眼于本部门以及本单位的管理情况构建完善的管理规章制度，明确各项制度的合理性以及可操作性，尽量避免对全局工作的影响。办公室工作需要以时代发展趋势为依据，明确各个工作重点，树立良好的集体观，注重与其他组织之间的联系以及配合，真正做到分工明确和上下协调，充分体现每一个工作人员的积极性，保障其能够在自主参与的过程之中发挥出个人的光与热。

（二）管理与服务创新

办公室管理的系统性以及整体性较为明显，因此工作人员需要注重人性化管理以及人性化关怀，了解每一个参与者的发展要求，关注个人的生存以及发展。其中学生以及老师是重要的服务对象，学院办公室需要注重人文性元素的有效融入，关注与其他部门之间的协作，增强合力。作为办公室工作创新的核心所在，人文化管理尤为关键，人文化管理也对工作人员提出了极高的要求，办公室工作人员需要了解目前的生活条件，分析个人的尊严以及个性解放的实质追求，真正体现尊重人、爱护人和关心人，加强与其他基层工作人员之间的联系，及时了解办公室人员的工作状态以及生活状态，解决这一部分工作人员的后顾之忧，只有这样才能够从整体上提高整个工作效率及质量。

五、结语

高校学院办公室工作的创新对推动学校综合实力的提升意义重大，学校需要注重理念与制度的革新，关注管理与服务工作的大力落实，将更多创造性的元素融入其中，在引导和鼓励办公室工作人员的同时积极构建完善的办公室内部管理机制和框架，推动办公室工作的大力落实。

参考文献：

[1]胡旭宇.浅议高校学院办公室工作的创新与发展[J].科教文汇旬刊，2010（11）：183，196.

[2]韩胜利.浅议高校院系办公室工作综合协调职能[J].中国科教创新导刊，2007，456（7）：123-124.

[3]彭建云.浅谈新时代下的高校二级学院办公室工作管理[J].科技资讯，2018（16）：115-116.

编辑 张 慧