电子合同在当代合同管理中的应用优势及挑战

冯勃

〔内容提要〕 合同的签订意味着相关当事人权利与义务在法律层面上的确定，对于当事人具有重要意义，因此很多企事业单位、社会组织对于合同管理工作给予了高度重视。以往合同管理工作中所使用的大多是纸质合同，但由于纸质合同的签订会受到时间和空间上的诸多限制，在合同储存、档案管理和调取查看等方面都存在不便，借助信息化手段，推动电子合同的创新应用也就成为了一种必然趋势。为更好地把握電子合同的应用价值，本文将围绕电子合同在当代合同管理中的应用优势和挑战展开探讨。

〔关键词〕 电子合同 管理工作 应用优势

合同作为一种具有法律效力的契约文书，其在社会各类活动中有着广泛的应用。当前时代，信息技术的发展极大地改变了社会生产生活的方式，便捷化、高效化成为了人们普遍的追求，电子合同便是在这样的社会发展趋势下出现并得到了广泛应用。电子合同与传统纸质合同相比，是一种新的信息化产物，其在实际应用中，既具有技术创新所带来的诸多优势，也面临着所有新事物发展必须应对的复杂挑战。如果对此能很好地掌握，那么电子合同就能在当代得到广泛应用，同时也是充分发挥其价值的关键。

一、电子合同在当代合同管理中应用的主要优势

1.操作便捷高效。在传统纸质合同管理模式下，拟签署的合同一般需要提前打印，在合同维护或临时修订时，往往需要将修改后合同重新打印后才能继续签署，并且双方还要对合同内容进行现场一致性确认，操作上较为繁琐。合同签署方式一般为约定时间地点由双方当事人当面签署，或采取邮寄方式进行异地签署，单份合同签署所要花费的时间至少在2天以上，较长的甚至可能达到5天，另外，还可能受到邮寄时效的影响而进一步延长，这给当事人双方带来很多不便。电子合同的应用本身不需要进行打印操作，合同维护修订完全在线上实现，对合同内容的一致性也可借助计算机程序快速实现对比确认，有效简化了操作流程。同时，电子合同的传输、签署都可以在线快速完成，异地签署也不需要进行邮寄，整个签署过程不受时地限制，在双方做好确认工作的情况下仅需短短几分钟就可以完成，极大地提高了合同管理的效率。

2.易于存储管理。传统纸质合同管理模式下，合同文本以纸质档案形式进行存储，对于一些合同签订数量较多的单位，纸质合同的存储就需要占用很大的空间。同时为避免纸质合同因虫蛀、发霉、受潮、火烧、污损、丢失而影响其使用价值，往往对存储环境和管理质量还有较高的要求，这些因素增加了合同存储管理的难度。电子合同本身作为一种数字化的文件，在存储上占用物理空间极小，理论上1GB的虚拟空间可以存储大约52万张A4纸所能记录的文件数据，是以往一个库房所存储的合同文件量，使用电子合同仅需要一个小小的U盘或移动硬盘就能够轻松储存，这就极大地节省了合同文件存储所需的物理空间。不仅如此，电子合同以虚拟数据形式进行存储，本身不受虫蛀、无损、发霉等因素的影响，且便于备份，只需要做好存储设备的防火、防潮等工作，就可保证合同文件安全。加之电子合同的查找、调取和传输使用也极为方便，相较于纸质合同具有着突出的优势。

3.更加节约环保。纸质合同管理过程中，会产生大量的资源和能源消耗，如合同打印所产生的纸张和油墨消耗，打印机的电能消耗，合同文件存储管理场地中各类设备所需的能耗等，不但给相关单位增加较大的成本，而且废弃合同丢弃的纸张还会造成较大的浪费和一系列的环保问题。由于电子合同不需要对合同进行打印，因此并不会产生纸张和油墨的消耗，打印机、传真机等设备运行要求也相对更低。同时，电子合同文件存储过程中不需要过多专业设备进行维护，存储管理对空间和环境的要求较低，这也能够降低存储管理过程中所产生的能耗。加之使用电子合同不会产生纸张等废弃物，基本不会造成资源浪费和环境污染，在节能环保方面具有较为突出的优势。另外，由于电子合同使用中能源资源消耗较少，在实际合同管理中所需要投入的成本也相对更低，在合同制作成本上仅为传统纸质合同的五分之一，加上存储和管理方面所节约的物资和人力资源成本，可以帮助相关单位降低至少七成的合同管理投入。

二、电子合同在当代合同管理中应用所面临的挑战

1.网络风险所带来的合法性挑战。在信息化时代背景下，网络风险已经从新型风险快速发展为全球性的安全风险因素，电子合同的应用中也会受到网络风险的很大影响。电子合同应用的基础是法律认可，即电子合同的合法性，脱离合法性也就意味着电子合同失去法律效力。电子合同合法性的基础在于合同内容的真实性、一致性，但不法分子利用网络黑客技术可以轻松对合同管理的计算机系统及数据库进行攻击，从而盗取和截获电子合同文件，并可以利用技术手段对文件内容进行篡改，并消除操作痕迹。同时，由于电子合同并不需要当面进行合同签署，在不进行严格身份确认的情况下，签署人身份可能被仿冒，并且短时间内不易被察觉。这样的情况下如发生纠纷，合同签署当事人乃至司法部门可能难以发现合同中的改动，进而无法确定合同内容、签署人身份的真实性，电子合同文件的合法性也难以保障，这给电子合同的应用带来了挑战。

2.内部认可度低与应用经验不足的挑战。当前时期，电子合同仍然具有较高的新鲜度，将其引入到单位合同管理工作中还需要得到单位内部业务人员的认可，并在合同签订时规范地进行相关操作。但是，很多单位业务人员本身对电子合同的理解程度并不高，对其可靠性、安全性更缺乏认同，在实际合同管理中可能会排斥电子合同，这对电子合同的应用进一步发展造成阻碍。同时，一些单位业务人员虽然能够认可电子合同，但是在实际合同管理工作中由于应用经验不足，对电子合同拟定、签署等工作流程不熟悉，并且缺乏识别电子合同风险的能力，不能对签署人身份的真实性进行准确辨识，进而影响到电子合同签署及管理操作的规范性，造成较大的风险隐患，这也是电子合同在合同管理中应用所面临的重要挑战。

3.外部接受度低与互信建立问题的挑战。合同签署往往要以当事人双方的互信为基础，这需要双方共同接受合同签署方式。电子合同能否顺利得到应用，与外部接受度有很大关系。当一个单位提出使用电子合同时，如合作方对电子合同的合法性、安全性、可靠性产生顾虑，不能接受，而提出方又无法说服对方，进而消除顾虑，就可能导致合同签署推迟，或更改为纸质合同后继续完成签署。同时，电子合同的内容篡改不易留下痕迹，合作双方可能因此而担心对方私自篡改合同文本，造成自方的利益损失，或因此面临法律风险导致双方难以建立起牢固的互信关系，影响合作的长远推进。外部接受度低和互信建立困难都可能对电子合同的使用造成限制，使电子合同的应用优势难以有效发挥。

三、结语

在当代合同管理中，电子合同已经表现出传统纸质合同所不能比拟的一系列应用优势，电子合同在一定范围内取代纸质合同，也是符合信息化时代下社会需求的必然结果。然而，要充分发挥电子合同的应用优势，还必须要重视电子合同应用所面临的各方面现实挑战，通过技术创新、人才培养和社会征信体系的完善建设等措施加以应对，为电子合同的应用提供良好的空间和环境。

（作者单位：山西交通职业技术学院）

责任编辑：梁 欣