浅谈地铁工程档案管理

徐杨

摘    要：当前地铁对促进城市发展有着不可替代的作用，越来越多的城市开始兴建地铁，但地铁资料管理却没有得到足够的重视，地铁资料是对地铁建设全过程的同步记录，本文是对当前地铁资料管理工作中存在问题的分析并提出相对应的解决措施。

关键词：地铁工程;档案;管理

1  引言

地铁工程资料是随着施工阶段逐步形成，工程竣工后工程资料便移交给城市档案馆，工程资料是整个工程的一个历史记录。现阶段地铁工程具有施工时间长，资料量大，涉及部门多，管理人员调动频繁的特点，增加了资料管理的难度。现在随着各项制度逐渐地完善，政府部门开始重视工程质量问题，由此而关注工程档案资料的标准规范化并对此作出一些的规定。但在过往“重外业轻内页”的思想影响下，工程资料的重要性任未引起施工单位的重视，且青岛地铁刚起步，工程资料仍未有一个统一明确的标准，这些因素都增加了地铁档案管理的难度。

2  工程资料管理的基本原则

2.1  同步性原则

地铁工程建设资料需与工程进度保持同步且及时报验通过，并随着工程的施工进展及时收回统一整理，保存归档。

2.2  规范性原则

地铁工程资料填写的内容必须根据现场实际情况，原始记录进行填写，保证内容的真实、完整，同时符合设计图纸要求及国家现行标准、地方的规程要求等，当地方标准与国家标准相冲突时，资料填写标准以国家标准为依据。

2.3  时限性原则

地铁工程资料随施工进展完成后应根据相关规定要求及时报送处监理单位，完善资料，保证资料的合法性。

2.4  有效性原则

地铁工程资料的必须符合现场实际情况，保证资料填写的内容真实有效，格式符合业主、质监站等相关部门的要求。资料上的签字需本人签写同时相关人员需登记在册的履约人员，报验后及时对资料进行盖章，保证资料的合法有效性。

2.5  全面性完整性原则

要做到竣工档案的齐全完整则必须做到分部分项工程划分齐全正确，根据分部分项工程划分编制检验批表格及标准内容，资料齐全完整是施工资料质量管理的重要体现。

3  加强地铁工程档案质量的重要性

地铁资料工程资料是整个地铁建设过程中不可或缺的一部分，它不仅能反映地铁施工的过程，还是评定所建工程质量是否验收合格的一个重要凭证。同时地铁资料也是后期地铁经营管理以及维护改造的重要依据。由此，我们必须提高对地铁资料重要性的认识。加强对地铁工程资料的管理，保证资料的质量是我们当前急需解决的问题。

4  影响地铁档案管理的主要问题

4.1  施工资料滞后于现场进度

施工现场进度及质量主要体现于施工资料。因此，只有施工资料与施工现场进度保持同步，才能保证施工资料的真实性、可追溯性，达到在过程中控制质量的目的。很多时候现场记录人员未对施工过程进行同步记录从而导致项目完成时无法提供资料，只能通过回忆、编造等方式进行整理归档，这样无法保证资料的真实性，从而也造成了施工资料与现场实际的进度、质量等无法对应的情况。

4.2  目前资料管理人员流动性大，专业技能參差不齐，管理不规范

由于施工单位自身的流动性大，工程管理人员、技术人员等调动频繁，同时施工单位多未配置专职资料管理人员且管理人员多未经过专业培训。轻视资料管理工作，交接匆忙，易积累较多问题，导致后期工程竣工资料的任务繁重，甚至可能存在返工的现象。

4.3  施工资料无法及时整理归档

当前施工单位大多无专职资料员，施工资料都由现场技术人员兼职填写，现场人员多下班后编写完检验批、施工记录表等资料，资料写完后无法及时交给项目部档案管理人员，资料多存放于施工现场，待工程结束整理归档资料时会发现施工资料不齐全完整。

4.4  未建立系统的、规范的资料管理体系

目前青岛地区地铁建设资料仍处于探索学习阶段，未建立一个完善的资料填写规章标准，地铁施工过程中，资料填写要求可能存在变化，容易造成返工现象，加大了资料管理的难度，同时也浪费大量的人力，物力。

4.5  地铁工程建设时间跨度长，易造成资料的缺失

目前地铁项目工期长达3～4年，建设周期长，资料保存难度大。在长达3～4年的施工过程中，由于填写要求的变化，报送、收集的不及时，档案存放的不合理等都是导致工程资料丢失的重要因素。

5  地铁工程资料管理方法

5.1  做好开工准备工作

在地铁工程正式开工之前，工程部应提前组织技术人员对施工图纸进行研究，对施工图中的可能存在的问题进行集中整理，积极组织图纸会审。让技术人员充分了解设计图纸与设计说明，预先熟悉未来施工过程中可能存在的困难，做好充分的准备。同时对工程开工所需要的开工资料进行充分的了解并及时填写，例如编写施工组织设计、工程施工质量保证体系审查表、开工报告，做好取样、见证计划表，以及准备好各相关单位和部门所需的审查报告等。

5.2  加强内业资料的日常管理

一是要求现场做好施工的原始记录。目前青岛地铁资料未按标准规范化填写，为防止后期资料填写格式的变化，现场需做好原始记录，以备后期资料修改时仍有正确真实的参考凭证。二是资料收集填写准确、合理、真实。对于首次接触资料管理的人员，应先充分了解资料的填写要求，内容格式，其次应了解所写资料对照的施工内容。三是随工程进度及时收整工程资料，加强对资料的合理归放保存。在施工过程中要及时跟进资料，保持与进度同步。对填写完的资料及时报送至监理单位进行报验，监理验收通过后及时收回，同时提前根据资料的分部分项合理安排存放地点，资料应根据时间合理存放。避免因随意堆放等造成资料的丢失。内业资料的管理是一项繁重的工作，需要管理人员具备细心、耐心及责任心的品质。内业资料不是一蹴而就的，需要平时的及时收集，细心整理，合理保管。施工过程中每完成一个分项工程就应及时对其进行梳理、存放，避免资料存在遗失、不合格的现象。

5.3  整理、编制竣工资料的要求

对工程资料要做到在施工过程中及时收集并整理存放，同时做好原始记录的记载，避免后期因资料要求的变化而引起资料返工找不到原始记录，导致资料无法反映真实施工情况;竣工资料要做到纸质优良、纸面整洁，字迹清晰明了，签字真实齐全;资料根据业主、质监站、档案馆下发的指导文件进行合理分类进行归档组卷，做到资料清册正确、齐全，做到与资料内容一一对应;资料内容进行正确排版，逐页编码，便于查阅;竣工图由施工原图编制而成的需做到原图表面无污渍、纸张无破损、内容清晰可见并且在原图标题栏右上加盖竣工图章。

5.4  积极组织协调，及时移交工程资料

项目部应在工程前期即安排专人负责内业资料的收集、整理、归档，建立完善的档案管理责任制度，明确各部职责，落实到人。严格执档案行管理办法。工程内业资料不是只涉及工程部一个部门，还涉及试验室、测量部门。所以施工过程中资料管理人员要协调好测量、试验部门，及时出具相关工程数据，以保证资料的及时性，准确性。各部相互配合，才能共同完成工程资料;工程后期各部提前准备竣工资料，相互沟通，共同解决资料中存在的问题，对竣工资料进行集中组卷，保证竣工资料及时移交。若在整理竣工资料过程中发现不明确的问题，可以积极与各兄弟单位进行交流学习，学习优秀的工作经验。

6  结束语

综上所述，地铁工程资料管理工作是地铁建设的重要组成部分，我们必须提高对其重要性的认识。安排专职资料管理人员，不断加强对资料管理人员的职业技能培训 ，同时积极协调各部门配合相关工作，建立健全资料管理体系。做到合理科学的资料管理，保证资料的及时性、完整性和有效性。做到按时移交竣工资料，为地铁建设画上一个圆满的句号。

参考文献：

[1] 王颖，葛倩，米红香.浅谈地铁工程施工档案管理[J].兰台世界，2014.

[2] 王素娟.浅谈地铁工程施工单位档案管理[J].价值工程，2014.