现阶段档案管理原理在档案管理现代化中的应用探索

黄士强

摘 要 当前世界上科技发展十分迅速计算机网络系统也是在不断完善，发展迅速且成熟的计算机技术被广泛用在各行各业中，档案管理方式也不例外。新型计算机技术应用与档案管理确实大大提高的档案管理的效率，给档案管理工作带来了便捷也带来了挑战。相比于传统的档案管理模式，计算机网络模式下的档案管理方式确实发生了改变，这也就成为档案管理的难题之一。传统的档案管理模式也就不适用于新型方法，不过万变不离其宗，档案管理的模式及方法是基于档案管理原理来实施的，现在出现的现代化的档案管理模式也须依据档案管理的原理来进行，因此，重视档案管理原理，使档案管理更加具有信息化，同时对维护档案的完整度以及安全也有重要意义。

关键词 档案管理;管理原理;档案管理现代化;应用

世界经济以及科技的快速发展，对档案管理的要求也越来越高，传统的档案管理模式已经不能满足飞速发展的科技要求。传统档案管理存在着占地面积大、调取不方便的问题，管理以及人员素质也相对落后。现代化档案管理模式就是在赶上科技浪潮的基础上，改掉传统管路模式的弊端，让档案管理朝着智能化、现代化以及系统化发展。档案管理现代化就是指管理者应用先进的管理理念与科学技术，充分发挥自身能力，对传统的档案管理模式进行变革。变革的核心在于遵守档案管理的原理，本文通过分析档案管理的原理在现代化档案管理中的应用来展示档案管理原理的重要性。

1档案管理原理的特征

1.1 档案管理的标准化

档案管理的标准化包括三个方面：技术标准、管理标准、基础标准。其一管理标准是指要求档案管理按照相关法律法规规定的制度进行管理，要求档案管理要具备合法性与合理性;其二基础标准是指档案管理工作的开展需要在广泛的指导意义下进行，需要一定的经验;其三技术标准是指档案管理也要与时俱进，充分利用当代先进的科学技术进行管理，不断完善创新管理办法，进一步提高工作效率与工作质量[1]。

1.2 档案管理的统一化

統一化原理主要分为内部及外部两方面。内部原理又分为两条：一是不论是完整的或者是分割开来的档案，都必须进行统一化管理，防止档案管理工作出现漏洞，确保档案管理无疏忽无纰漏;二是维持管理方法的统一，档案作为主要的管理对象，要做到维持好档案管理的秩序以及提高档案管理的效率。外部主要表现为档案管理的方式与理念以及技术要跟随社会发展脚步，保持同步。

1.3 档案管理的通用化

档案管理的通用化是指开展档案管理时将档案文档立卷、档案的整理编排以及档案的保护都有通用的方法以及秩序，这样可以提高档案管理的开发和利用力度，同时可以降低档案管理工作人员工作量，提高工作效率。并不断更新档案管理技术，增强管理效果[2]。

2档案管理原理在档案管理中的应用

2.1 系统化管理

系统管理科学是现代化档案管理的主要应用原理，它是将现代化档案管理统一为一个有机的整体。第一，要重视档案管理工作，因为档案管理与国家的政治、经济、文化的发展息息相关，是保证有序开展社会各项工作的基础。例如，某市要成立一家医院或疾病预防控制中心，除了要对区域位置和本市人口情况进行分析外，相关设计和施工单位可以调取本市其他医院或疾病预防控制中心的设计和施工档案，这样既可以了解实际的建设情况，也可以在建设和设计过程中规避一些潜在的问题，提升设计和施工效率，因此，医院或疾病预防控制中心要重视对现代档案进行系统化管理。第二，发挥档案管理的内外向作用。档案管理部门本身的管理制度要完善，档案管理人员认真做好自己的分内工作，保证档案管理部门有条不紊地运转，这就是档案管理的内向作用。档案管理的内向作用要求档案管理部门及其工作人员严格要求自身，做好档案管理的内部工作。通过科学、合理的档案管理，保证档案管理在一定程度上能够为社会政治经济发展带来价值，就是档案管理的外向作用。档案管理的外向作用强调档案管理对外界环境的积极、正向的作用。档案管理的内外向作用是不可分割、相辅相成的，作为档案管理人员要合理发挥它的功能[3]。

2.2 反馈管理原理在档案管理中的运用

反馈管理原理主要是在档案管理现代化发展中，由系统管理部门向档案管理机构利用固定的信传输道路传递管理命令，从而档案管理部门能够及时做出相应处理。反馈原理的实施可以提高管理效率，部分档案信息需要定期进行更新，所以应用反馈管理原理可以很好地保证数据的真实性，并且可以及时发现管理数据存在的不足。并且可以第一时间掌握最新消息，实现档案数据管理的及时性[4]。

2.3 整分管理原理在档案管理中的运用

整分管理主要是针对档案管理的每一个步骤进行的，档案管理包括信息的收集、整理、统计以及档案编号几个方面。“整”主要体现在对档案管理的整体进行分析，确定档案管理的基本方法与管理规律，总结出整体档案管理的功能。然后是“分”，分是指针对档案管理中各个细节处采取特别的管理方式，根据档案管理的不同进行分解调整，然后收纳归类，方便管理。利用整分的管理方式既可以保证档案管理的稳定性与整体性，又能针对问题提出解决方法，极大地提高了档案管理的效率，也更有助于实现现代化[5]。

3结束语

档案管理现代化是档案管理的必行之路，依据档案管理原理为基础可以将档案管理现代化开展的更优更快。科技在进步，档案管理方式也要进步，只有紧跟社会发展潮流的档案管理才能适应社会以及大众的需求。

参考文献

[1] 陈素媛.现阶段档案管理存在的问题及整改措施[J].大众文艺，2019，（11）：247-248.

[2] 郭斌.现阶段档案管理计算机化过程中若干问题的思考[J].吕梁教育学院学报，2018，35（4）：57-58.

[3] 侯有霞.现阶段档案管理计算机化过程中若干问题的思考[J].计算机产品与流通，2017，（12）：283，285.

[4] 邓喜英.现阶段档案管理计算机化过程中若干问题的思考[J].黑龙江科技信息，2016，（14）：174.

[5] 朱莉.现阶段档案管理现代化存在的问题及对策[J].办公室业务，2016，（5）：87.