信息化环境下会计档案管理的新特点及改进策略分析

彭洁

[摘要]现阶段，我国财务工作在向无纸化革新发展的同时，传统意义上的手工记账凭证和档案逐渐被电子凭证和数字档案所替代。因此，文章在了解信息化环境下会计档案管理新特点的基础上，根据会计档案信息化发展要求，分析如何改进信息化环境下的会计档案管理工作，以此提升我国事业单位会计档案管理水平。

[关键词]信息化环境;会计档案管理;特点;法律规定

[DOI]1013939/jcnkizgsc202007192会计档案作为档案管理的重点内容，其中包含大量单位经济业务的材料信息。在新时代背景下，随着网络信息化和会计电算化在财务工作中充分落实，促使会计档案的查阅和传递产生了新变化，相应的管理工作也提出了新的管理格局。此时，要想提升事业单位会计档案管理水平，必须要根据信息化环境提出的各项要求，持续优化档案管理工作，以此为社会经济建设工作提供优质服务。下面对信息化环境下会计档案管理的新特点及改进策略进行研究。

1会计档案管理的必要性

对事业单位持续发展而言，会计档案管理占据重要地位。会计档案不仅具有凭证依据性和原始记录性，而且可以为事业单位经济决策提供有效依据，更能有效保护国家财产，严格按照规定要求管控国家财经工作。从宏观视角分析，国家要综合研究会计档案储备信息，并由此明确国家经济总体发展趋势，而后有序落实预先提出的计划与预算，并设计科学的降级建设方案和管理对策。[1]同时，事业单位要根据储备数据信息研究整体发展趋势，并提出符合时代发展需求的监管对策。通过强化会计档案管理水平，有助于严厉管控经济犯罪，并减少违规违法现象的发生。由此可知，事业单位会计管理人员必须要加大对信息化环境下会计档案管理工作的探索。

2信息化环境下会计档案管理的新特点

现阶段，我国会计档案工作已经基本实现了数字化发展，这对制作报表、会计日常查询及统计研究等工作而言都有积极作用，不仅能提升档案信息利用率，而且可以促使会计信息系统与其他管理系统充分融合。需要注意的是，数字化的会计档案信息存在极大风险，很容易被泄露和篡改。原因在于会计档案信息要储备在电脑硬盘或其他介质，此时不管是接收信息还是传递信息都会增加接触病毒的概率，而若是有病毒入侵，必然会影响储备档案信息，严重的还会造成整体计算机系统出现崩溃现象。因此，在信息化环境下，必须要对会计档案信息的高度集中情况进行管控，绝不为违法分子提供可乘之機。通过研究现阶段信息化环境下会计电子档案管理情况可知，会计档案不仅具有优势也有很多问题，此时为了更好保障会计电子档案管理质量，必须要保障档案的科学性和规范性，且要在实践发展中科学利用，只有这样才能充分展现会计档案信息的应用价值。

简单来说，信息化环境下会计档案管理的新特点主要分为以下四点：其一，会计机构面向流程建立。这项工作具有网络化和扁平化的特点，能让同一会计核算主体的会计凭证处于不同区域的会计核算中心内。通过在信息化环境下重新根据业务流程构建会计组织，有序连接具备逻辑关系的会计活动，不但能减少组织内部的管理人员，而且可以压缩管理层级。同时，在信息化环境下，以业务流程为依据进行建设，有助于事业单位的财务信息与业务信息整合到一个平台上，以此实现资源配置最优化;其二，会计与经营业务的高度集成。在自动推广会计核算工作后，大量多项会计凭证会由业务人员制单构成。由于信息化中包含了信息流、资金流及业务流，所以实现一体化的集成业务发展，可以根据业务生成随之获取有效的会计凭证。受这一特点影响，在信息化环境下会计凭证大都是业务人员在处理业务时，自动集成获取的;其三，随着会计凭证类型与数量的增加，附件内容与审核方式也出现偏差。因为部分会计凭证是源于业务的，所以最终会获取更加细化的，且与业务类型相符的会计凭证，如总账凭证、销售收款凭证等。在信息化背景下，外来原始凭证依旧和传统手工会计核算方式一致，但内部流通的原始凭证要根据会计凭证进行跟踪调查，而审核工作不仅能根据信息化中的业务流程进行审批，而且可以从会计凭证入手进行查询;其四，在信息化系统中固化内部控制。在信息化环境下，事业单位的采购活动、组织架构等都可以实现流程固化，这对于内部会计管理工作而言，不仅能获取有效的环境支持，而且可以奠定扎实的技术基础。因此，在日益革新的市场环境中，面对飞速发展的信息化技术，事业单位必须要以此为依据持续改进会计档案管理工作，只有这样才能在充分展现信息化技术优势的同时，提升实践工作效率和质量。

3信息化环境下会计档案管理的改进策略

（1）持续优化管理制度。在信息化环境中，要想更好落实会计档案管理工作，必须要持续优化内部管控环境，并提出对应的风险管理制度，以此在提升风险管理水平的同时，促使会计信息得到有序传递。同时，管理人员还要明确信息化环境发展特点，而后以此为依据科学调节会计电子档案管理步骤，并提出适宜的管理制度对实践工作进行规范，这样不仅能提升会计信息档案的安全性，而且可以提升事业单位发展速度。[2]

（2）科学建设网络设施。受信息化环境影响，会计档案载体出现了改变。现阶段，虽然市场中依旧存在纸质的会计档案信息，但电子档案已经占据了主体。了解会计电子档案管理情况可知，其是利用磁性介质和光盘进行储备。由于纸质档案和电子档案在利用时存在一定差异，不管是储备环境还是后续处理都有不同要求，所以管理人员必须要根据以往累积的工作经验，科学设计后续处理对策。尤其是在会计电子档案管理工作中，事业单位要持续优化会计档案信息网络设施建设工作，并为实践档案管理需求提供所需软硬件设备，只有这样才能保障信息化环境下会计电子档案管理工作符合时代发展需求。现阶段，会计电子档案管理工作不仅要合理利用计算机、扫描仪等先进办公设备，而且要有效融合计算机软硬件和档案储备地，这样有助于从基础上提升会计档案管理水平。

（3）构建管理信息平台。在会计档案管理工作持续优化中，必须要有序构建管理信息化平台，其不仅能满足干部职工需求，而且可以加强会计档案信息储备的完善性、安全性及立体性等特点，尤其是在信息化环境下，提出适宜的会计档案管理信息化平台，既可以有序传递所需会计信息，又能保障储备信息数据的安全性和有效性，且有助于减少纸质单据的消耗，这符合新时代发展提出的绿色节能环保要求。

（4）组建风险防范体系。通过利用防火墙等技术，在计算机硬件环节严控违规违法行为的入侵，有助于保障系统可以安全且稳定的运行。同时，还要全面管控信息保管方式、工作步骤等，这样能保障储备信息会计得到安全传递。系统管理人员作为会计电子档案管理工作落实的基础，也是会计电子档案真实性和原始性的保障。因此，在信息化环境下，事业单位必须要构建会计电子档案信息安全保障体系，并成立电子档案数据中心，而后提出多种有效措施保障数据安全。

（5）提出文件管理系统。要想更好实现档案信息化建设发展，会计档案管理工作不仅要科学调节内部环境，而且要向前端会计文件工作进行拓展，这样有助于更快实现文档一体化需求。从本质上讲，文档一体化发展并不是新提出的观点，但却在信息化环境下展现出了新优势，在实践工作中落实可以根据网络技术对会计文件的所有周期进行全面管控。

4结论

综上所述，信息化环境下的会计档案管理工作产生了多项变化，此时要想实现可持续发展目标，必须要提出与实践工作相符的管理对策，只有这样才能有效提升会计档案管理水平。同时，还要加强专业人才培训力度，多组织他们学习新时代发展提出的先进技术理论，并在实践训练中提高他们的操作技能，这对会计电子档案管理工作发展而言至关重要。

参考文献：

[1]陈姬 信息化时代如何做好档案管理的创新及发展[J].办公室业务， 2018（16）：98

[2]赵伟萍 谈谈对新形势下会计档案管理的思考[J].现代经济信息， 2017（22）：35

[3]王阁 信息化时代下档案管理的创新及发展[J].长江丛刊， 2018（20）：160