高职院校合并后遗留档案规范化管理的分析与研究

邬彩虹

[摘           要]  高职院校的合并发展在很大程度上促进了高职院校教育资源的整合，为高职院校的改革发展开辟了新天地。但同样高职院校合并后也带来了许多附加工作，遗留档案管理工作便是主要工作之一。目前高职院校在合并后遗留档案管理工作上有效性并不强，无法达到规范化管理的要求，存在诸多问题，需要高职院校工作者加以重视。

[关    键   词]  高职院校合并;遗留档案;规范化管理;对策

[中图分类号]  G717                 [文献标志码]  A              [文章编号]  2096-0603（2020）39-0228-02

档案是历史的见证，是对原有工作的记录。它是高职院校在科研、教学以及其他管理工作教育工作中的真实反映，是诸多工作经验的积累，其作用不可磨灭，是学校开展教育教学工作的支撑之一。为响应教育发展，高职院校在合并共享资源中开辟了新的发展空间，但也出现了遗留档案无法规范化管理这一实际性问题。若不能够有效做好遗留档案规范化管理工作，很容易影响档案作用的发挥，甚至会影响高职院校合并后的工作进程。

因此，高职院校教育工作者必须充分认识高校合并后遗留档案规范化管理工作的重要性，并基于新情况和新问题探析新举措。

一、高职院校合并后档案管理工作面临的新情况与新问题

（一）高職院校合并后出现档案资源抛弃情况

高职院校合并后，学校之间的档案材料复杂地堆砌在一起，需要花费大量的时间、精力来对当年材料进行汇总和整合。但在整合这些材料时经常会出现这样的状况，如档案管理者没有尊重他校历史随意抛弃他校档案，如档案管理者面对非高职性质的档案直接选择抛弃或者冷落，这导致许多优秀的档案在高职院校合并后遗失，不利于高职院校教育工作的进一步开展。

（二）高职院校合并后出现档案资源不公开化

高职院校在合并后处理档案的思想仍然是“保密化、不公开化”。尤其是在合并后档案之间存在的对立矛盾较多，为了减少矛盾的出现，降低问题的发生率，高职院校在档案管理上更是遵从了不公开原则。这导致档案的信息职能作用无法得到有效的发挥，也不利于高职院校教育工作者对档案的利用，反而降低了档案的存在价值。

（三）高职院校合并后缺乏对应档案管理制度

对待院校合并后的档案，并没有统一的管理方法和管理制度，在管理过程中无论是硬件设施设备还是管理人员，实际效能都不高。硬件设施设备较为落后，有的学校甚至没有专门的档案室，更别说电子档案的信息化管理。且合并前学校之间的档案管理工作是分散的，但合并后档案管理工作需要集中进行，缺乏有效的档案移交、交接工作，没有与之相对应的档案管理制度，也导致档案管理难上加难，有效性不强。档案管理的工作人员管理能力较差，缺乏一定的有效管理观念，无法适应高职院校合并后繁杂的档案管理工作，也影响了档案管理工作的有效进行。

（四）高职院校合并后缺乏有效的档案管理方法

目前在高职院校合并后的档案管理工作上，仍然采用“整理文件、装订成册、放入档案柜”这一模式。实际上并没有有效地对档案进行归档、处理、筛选，也没有利用信息设备进行电子档案管理，导致档案管理工作落后于时代发展，档案管理利用效率低下。

二、高职院校合并后遗留档案规范化管理的对策

正如前所述，在高职院校合并后遗留档案管理工作存在重重问题，因此高职院校才要基于现存问题探析针对性的对策，以实现遗留档案的规范化管理，更好地支撑高职院校合并后的教育教学新发展。

（一）档案统一管理，精心筛选档案

1.精心筛选档案，科学储存档案

合并后的高职院校档案资源更为集中，档案管理者在面对繁多的档案资源时应当仔细筛选、仔细把握，要将有保存价值的档案纳入档案资源的范围内，无论是其他学校的档案还是不具有高职性质的档案，都应当从价值性的角度去筛选，并在筛选的基础上科学地储存。只有突破原有的档案管理制度壁垒，将所有的档案都纳入管理范畴，才能够避免有价值档案的遗漏。

2.针对公开档案，利用信息特征

档案不仅仅是一种信息材料，它还有信息资源的特性。因此高职院校在合并后进行档案管理工作时应当为了满足学校管理者、教育者、教职工的需要适当地、有针对性地、有选择地开放一些有价值而材料，这样能够利用档案的信息特征，更好地让档案推动推动合并后的高职院校的工作开展。

3.建立档案馆所，发挥支撑作用

为实现统一管理，增强遗留档案的管理有效性，在高职院校合并后要适当地在档案管理中投入相应的经费，改变档案数目增多、档案库房相对狭小的问题，建立一个现代化的高标准档案馆所，这样能够更有效地集中处理和整合档案，能够发挥档案对学生教育工作的支撑作用。

4.依法治理档案，实现集中管理

合并后的高职院校在开展档案管理工作时必须坚持依法治档的要求，要满足档案集中管理的统一需要，从法治层面做好对应的档案管理工作。首先高职院校应当按照教育部颁布的《普通高等学校档案管理办法》的文件规定进行档案管理工作;其次学校要深入理解《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，制定带有学校特色、符合学校管理要求的档案管理相关文件，这样才能从法治管理的层面实现集中管理，为高职院校顺利进行档案管理工作提供有力支撑。

（二）建立管理制度，实行部门立卷

1.明确职责，规范管理

档案管理工作必须由专人专员进行，尤其是在高职院校合并后，面对更为复杂的档案管理工作，学校更应当选择有责任心的、有能力的档案管理工作人员进行该项工作。并且要将档案管理工作进行细化，如筛选人员、归档人员、信息处理人员等都应当由专员负责，这样才能从根本上明确每一项工作的职责，才能从人员角度保证遗留档案的规范管理。

2.部门立卷，有效管理

实现部门立卷，是满足《普通高等学校档案管理办法》的集中体现，它能够有效应对高职院校合并后分散的档案现状，能够更好地对档案材料进行处理和归档，能够在一定程度上保障档案管理工作的标准化、规范化开展。因此，高职院校在合并后必须实行部门立卷，让各部门的档案员之间形成交流沟通，并且权、责对位。

3.健全制度，制度管理

制度在一定程度上决定着管理的效能。因此，高职院校在合并后必须针对档案管理工作建立健全相对应的各项规章制度，从根本上保障档案管理工作的有效开展，避免工作的混乱、无序。

首先，高职院校档案管理机构必须贯彻落实国家的相关档案法律法规，要根据相关文件以及有关规定明确学校内部的档案归档范围、档案移交制度、档案街与制度、库房管理制度、档案销毁制度等存在并落实;其次，高职院校在进行档案管理工作时，必须确保档案工作与学校其他工作能够同步进行能够将高职院校合并后的各种工作活动、教学计划等都及时纳入档案记录中，这样才能够防止档案的丢失，确保档案的有效衔接。

（三）加强队伍建设，提升管理效能

1.加强业务培训，提升档案管理能力

要改变档案管理人员兼职色彩，从档案管理队伍上做好遗留档案规范化管理工作，高职院校应当对学校内部的档案管理工作人员进行必要的档案业知识培训。一方面要让档案管理人员明确本部门、个人的管理职责，另一方面则要提高档案管理工作人员的责任意识，这样才能建立一支具有高效管理能力的档案管理队伍。

2.强化法规宣传，确保档案管理有章可循

要广泛宣传档案法规，要确保兼职档案员知法、懂法、守法，这样才能够保障档案管理工作的法治开展。学校可以根据相关的法治文件，结合学校的实际情况，指定相对应的《专、兼职档案员工组守则》《归档材料评分标准细则》等，严格按照法治法规对档案管理工作人员的工作情况进行全面把控，并且要明确相对应的奖惩制度，做好档案管理工作的定期检查，这样才能够从根本上约束档案管理人员的行为，并且实现对高职院校档案管理工作人员积極性的调动。

（四）创新管理方式，实现信息化管理

1.加大资金投入，完善基础设施

合并后的高职院校应当创新档案管理方式，顺应时代发展，实现信息化管理。高职院校应当加强电子档案管理工作的基础设施建设，硬件方面包括计算机、存储设备等，软件方面则包括电子档案管理系统软件以及其他信息防护软件等。

2.保障档案安全，实行电子管理

伴随电子档案管理的“无纸化”开展，也随之带来了一个不得不思考的问题即档案资料的泄露风险。尤其是在高职院校合并后，资料的泄露很容易影响工作的进一步开展。因此，高职院校应当做好相应的电子档案管理准备工作。

（1）要使用局域网。在档案管理部门内部建构局域网，防止病毒入侵;（2）要加强网络防火墙的建设工作，防止档案在转出、转入、查阅过程中存在的资料泄露风险;（3）要建立硬件设施巡查制度，高职院校要定期委派专员对学校的硬件设备进行检查和修补;（4）要建立“云端”数据保护机制，将学校规整好的档案进行备份，防止档案的遗失。

（五）重视档案编研，合理开发利用

档案利用是档案管理工作的出发点和落脚点。高职院校在合并后各项工作的开展都需要档案做支撑，因此高职院校必须做好档案编研工作，合理开发和利用档案。

高职院校学校内部的教职员工必须都具备一定的档案收集意识，对自己日常工作有价值的应当将其进行存档，并且将这些有价值的档案主动移交到档案部门。学校档案管理人员则需要对学校内部的所有档案做到心中有数，要及时满足档案借阅者的需要。高职学校要不断开发对学院工作有指导性的档案编研，要延长档案的生命，减少对档案的磨损和消耗，进而合理地开发和利用档案，让档案能够更好地发挥自身的价值。

虽然高职院校合并发展会为档案管理工作的规范化管理带来一定的困难和挑战，但高职院校教育工作者必须以积极的态度应对这一困难。要在高职院校合并后对遗留档案进行优化配置和有效管理，更要基于高职院校合并后的新形势、新情况采取有效对策。只有这样高职院校的档案管理工作才能够规范化开展，档案对高职院校的教育教学支撑作用才能够得到有效发挥。

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◎编辑 司 楠