档案信息化建设电子档案管理探索

白洁

摘 要：随着信息社会发展的深入，我们进入了信息化时代，各行各业特也都迎来了新的变革。在信息化的浪潮中，档案管理行业也因为信息传播方式的变化以及信息的“爆炸式”的增长，被赋予了新的使命和要求。很多机构基于这样的社会形势，积极探索信息化建设，加强对电子档案的管理。本论文以电子档案为切入角度，谈一谈新时期档案信息化建设下电子档案管理工作如何开展，希望对相关人士有所启迪。

关键词：档案管理;信息化;电子档案;建设

随着电脑使用的普及，大量数据存储于电脑之中，大量的、重要性的数据资料不再局限在传统的纸质文本形式，而是以电子的形式被存储、传播，如何进行电子档案的管理成为档案管理者的一个难题。为了切实做好电子档案的管理工作，我们必须结合实际的信息化规范建设，提高电子档案的科学化处理，从而提升信息处理工作的效率。

一、推进电子档案，实施电子信息化管理模式

在传统的档案管理模式下，我们开展一系列的工作必须借助人力，无论是输入、收集、处理全部环节都需要人的操作，那么这就给从业者带来了庞大的工作量。实际上，人的数量和精力都是十分有限的，再加上很多的档案有实效性的要求，如果无法及时有效的处理可能会导致档案价值不能发挥。正是传统工作模式的落后，在新的时代发展形势下我们提出档案的信息化建设，推进电子档案，实施电子信息化档案管理模式，如此一来就可以很好地解决传统模式的弊端，在减少工作人员工作量的基础上，还可以降低了档案管理工作出错的概率。

档案管理是一项专业性的工作，从事这一工作也有特定的流程和方法，当然也需要机构内部各个人员和部门的协调配合。在信息化的背景下，我们实施电子信息化档案模式，还可以促进机构内部乃至外部的信息资源共享，加强各个部门的沟通，那么就可以大大缩短档案管理的时间，最终促使工作效率的提升。

再者，实施电子信息化管理模式还有助于提高档案管理工作的时效性。因为传统的档案管理工作模式下，工作量大、时间少，那么就有可能延误一些信息的处理和使用，也很容易出现工作上的纰漏和问题，导致信息损坏或者丢失。此时采取电子信息化管理模式，可以使用软件对于档案进行分类管理，就可以提升档案管理工作的时效性和准确性，改善档案管理工作的效果。

二、做好档案收集，推动电子档案管理规范化

对于档案工作来说，对信息进行收集与整理是一项非常重要的事情，传统的纸质档案管理工作对于时间和空间要求比较要，那么推动档案的电子化也要注意收集和整理工作。只有做好各类档案信息的管理和收集，才能够提高信息工作的逻辑性和系统性，也便于日后的查阅和借阅。特别是一些内容比较多的档案，可能会有多个卷宗构成，再加上一部分的档案时间比较长，缺乏合理的编号，经过后期的部门变动和发展信息会出现很多混乱的地方，一旦查找和运用可能会比较棘手。为了减少这一情况的出现，我们中必须建立起档案分类管理的工作模式，科学地对各类电子信息进行档案分类，从而提升档案管理工作的延续性。

再者，为保障规范化的管理指标与体系的建立，我们还需要通过各种手段对信息进行搜集，努力去完善现有的档案资料。一旦建立了完善的制度保障，那么电子信息化档案管理各种就可以顺利运行，这对于档案管理工作水平提升也有很大的帮助。

三、加强硬软件建设，建立网络电子档案系统

科学技术日新月异，我们的生活乃至各个行业的发展可以说已经离不开网络和技术。越来越多的档案以更新的载体形式出现，这也对工作者提出了更高的素质要求。为了保障工作的更好开展，我们需要加强机构硬件、软件的建设，建立网络电子檔案系统。

一方面我们要充分利用经费，定期对现有的办公设备进行更新，也对于档案管理工作人员的技术能力进行提升，从而建立起更为信息化的服务模式，借助互联网和大数据提高档案工作的效率。另一方面，我们也要大力推进数字信息资源库建设，大力加强电子档案归档工作。具体可以从以下几个方面开展：在本单位的归档工作中加强数字化管理力度;对于没有及时归档的文件，及时采用技术进行扫描，对其内容的重要性进行判别，做好统一化的管理;加强对于内部档案管理人员的工作技能培训，从而满足现代化社会的需求。无论是科班出身还是半路出家，进入到档案管理行业都需要具备较强的业务素质与能力，不仅仅要求个人熟练掌握现代化档案管理知识，还要不断提升自身的专业技能，特别是计算机应用技术、缩微摄影技术、光盘技术、复印复制技术等，才能够满足电子档案管理的需求。

综上所述，电子信息化管理模式的应用成为一种必然的发展趋势，这也是档案管理职业应对信息化社会的明智之举。作为一名从业者，我们必须不断提升电子信息化档案管理工作的质量和水平，发挥档案的价值。

参考文献：

[1]陶水龙.大数据视野下档案信息化建设的新思考[J].档案学研究，2017（03）：93-99.

[2]彭柳.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].城建档案，2017（01）：17-18.

（内蒙古自治区兴安盟扎赉特旗委员会巡察工作领导小组办公室  137600）