事业单位档案管理创新模式浅析

赵宏坤

摘 要：创新是事业进步的灵魂，而档案是宝贵的信息资源，在知识经济时代，档案管理自然需要加强建设和推进。我国事业单位档案管理工作需要不断创新，不断完善，摒弃过去的传统档案管理方式，只有这样，才能实现档案的科学管理和利用。本文主要针对事业单位档案管理创新模式进行分析和讨论。

关键词：事业单位;档案管理;创新;现状

一、事业单位档案管理现状

1、信息开发投入不足

事业单位档案主要可以分为两种，一种是单位内部管理过程中产生的大量档案，如会议记录、财务资料、基建计划、人事管理等管理活动形成的档案;另一种则是在业务执行过程中形成的业务档案。而这两类档案应用的对象和范围存在着根本的不同，其业务档案大多是公共服务过程中形成的，其信息资料就具有了社会性，在很多领域还具有了权威性，具有很大的应用价值，还往往需要保密和加强管制。面向社会的这些档案资料与内部管理档案存在着较大的不同，而当前的档案管理模式主要是出于内部管理的需要设立的，或者是由传统的行政管理模式沿袭下来的，在社会服务功能上存在着制度上的缺陷。这种缺陷在几个方向上突显出来，一是设置了过多的应用限制，很多调用的手续和条件在当前来看只不过无谓地增加使用者的不便，而没有任何实质的意义;二是在信息保护方面的工作又很不够，尤其涉及到大量的事关公共安全和个人隐私的档案信息，没有完善的法规和制度来对信息进行处理和保护性开发;三是对事业单位档案作为数据资源的价值没有正确的认识，未进行更进一步的数据处理和信息开发。

2、档案管理制度不健全

在事业单位成立之时，就已经建立了档案管理制度。而面对新的环境、新的形势，事业单位的经营与发展也出现了巨大变化。若是事业单位仍然采用传统档案管理制度，显而易见是难以满足新需要的，甚至会引发档案管理工作大混乱。在进行档案管理时，传统档案管理制度明确了相应部门与具体责任人，也建立了规范的工作流程，此时优化与调整事业单位现有结构，必然会适当地增减有关部门，若是还采用传统档案管理制度，那么执行效果不容乐观。与此同时，责任不能有效落实到个人，也容易使事業单位人员钻空子，当落实档案管理工作时就会手忙脚乱，严重时还会出错，事倍功半。同时，对于档案管理工作的监督力度依旧缺乏，档案正确率审核依旧不到位。很多事业单位档案甚至出现了泄露、贩卖等等现象，有损单位形象。

二、事业单位档案管理创新模式研究

1、实行分类管理与开发

事业单位档案十分繁琐，很多档案信息涉及群众的切身利益，只有做好档案细化、分类、管理、更改工作，才能够为档案的利用和管理打下坚实的基础。

首先，应当把内部管理档案和业务档案进行分类管理。内部管理主要是满足管理需要，其管理制度由单位依据国家相关法律法规制订执行，也可以在传统的管理制度上加以改进。而业务档案的管理则要强化其社会服务功能，在管理模式上进行大胆创新，其主旨是消除一切不合理的应用限制和条款。

其次，对业务档案进行进一步开发应用。事业单位的业务档案作为一种社会服务的信息数据汇总，蕴藏着丰富的社会价值和经济利益潜力，但这些数据需要我们做出进一步的开发和处理。信息资源的开发的第一步基础工作有赖于整个数据库的统一管理，由于数据库的统一管理未实现，数据汇总中就存在大量的重复和冗余，这样的数据资源质量是很差的，需要我们作进一步的处置;另一方面，事业单位档案信息大部分具有社会公共安全和个人隐私保护的问题。我们要对这些信息资源进行开发利用，就要进行数据的脱敏处理，把相关社会公共安全和个人隐私的部分保护和隔离开来。

2、针对档案管理中的思维方式和思路创新

在当前的事业单位发展过程中，档案管理工作尤为重要，要运用创新思维不断提高档案管理工作质量和效率，要提高档案管理人员的工作能力，保证档案管理工作的实效性，要真正在事业单位内部发挥出档案管理的实际价值，加强交流，重视交流，在交流中转变思维，从而培养优秀的专业人才，保证档案管理工作有效开展，从实际入手，促进事业单位档案管理智能化发展，要学会构建完善的档案管理体系，善于借用网络，加强对于档案管理的信息化建设，运用科学的方法进行档案管理资源的录入、存储以及利用，要做好档案信息交流工作，运用信息技术实现档案管理的信息互通，便于工作人员开展工作，同时要派遣相关的档案管理人员外出学习，掌握先进的档案管理技术，确保整个事业单位内部档案服务水平和意识不断提高。

3、加强事业单位档案保密工作

首先，档案的库房管理是档案保密的重点，从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定兴建，并不是任何一间办公室都可以用作库房。从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。其次，做好档案的保管期限与保密期限的区分工作，确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本事业单位工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的 保护，产生法律效力的时限。

4、提升档案管理工作人员的素质

伴着档案管理的持续推进，各样科技技能逐渐广泛应用，这就需要档案管理部门重视有才能人员的培育，提升档案管理的科学化水平。首先，有关部门可以依照档案管理工作的特征，定期展开必要的培训工作，对管理职员做出有目的性的培训，不断提升档案管理职员的责任感，并改善档案管理职员的有关工作才能，把档案管理工作和科学技术相结合，并使用科学技术来改进档案管理。其次，事业单位务必增大有才能人员引进体制，搞好整顿档案管理体制，经过人才引入提升档案管理职员的整体素养，有关工作部门增大资金投入，注重档案管理的关键性，提升档案管理职员的学习思想，不断增强才能，提升档案管理水平，运用多种管理方式，实现档案管理工作符合中国经济发展和社会发展水平，实现中国档案管理创新。

结束语

基于信息时代背景下，我国事业单位档案管理工作迎来了新的发展机遇，但是也承受着更为严峻的挑战。为此，事业单位要果断出击、勇往直前，顺应时代发展变化与要求，根据事业单位档案管理现状，从多方面探索创新，从而切实提高档案管理效率与成果，促进事业单位的可持续发展。

参考文献：

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[2]徐呈平.大数据时代的档案管理[J].中国管理信息化，2017，20（14）：147-148.

[3]陈秀红.事业单位档案管理创新与改革探讨[J].人力资源管理，2018（06）：313.

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