建筑企业采购业务内部控制的问题及策略探讨

常玺玥

摘 要：在现代建筑企业的众多业务中，材料采购业务占据着非常重要的地位，而采购内部控制要求采购的流程和管理符合规范与企业条件，并能实现有效监督。目前，大多数建筑企业的采购业务都面临着一系列问题，相应的采购风险也相对较多，完善建筑企业采购环节内部控制成为国内建筑企业降低采购风险的重点。基于此，本文对建筑企业材料采购业务内部控制存在的问题作了分析，并提出了切实可行的优化方案。

关键词：采购业务;内部控制;风险管理

随着近年来国内相关政策对房地产行业的调控收紧，建筑行业的市场需求缩减，建筑企业发展速度整体放缓，面对外部因素带来的压力，不少建筑企业盲目扩张，且过分关注经济效益，而忽视其内部治理问题，使得因内控管理缺陷导致的企业破产情况时有发生。采购业务作为建筑企业的基础业务，采购环境是建筑企业生产经营的初始环节，采购内容即企业主营业务所需的原材料、物料等，所以采购环节直接关系建筑企业生产经营、施工建设等核心业务，采购成本控制与原材料质量情况直接关乎建筑质量与成本。然而，目前大多数建筑公司对采购业务存在内控不严格、内控管理机制不健全等问题，不仅影响了建筑企业采购部门的工作效率，同时也制约了建筑企业的整体发展，因此，建筑企业需要通过建立合理的内控管理制度，对采购环节进行有效的监督和内控控制，以实现内部规范化管理的目标，提升企业的管理水平。

一、建筑企业采购业务内部控制存在的问题分析

1、采购业务内部控制环境薄弱

內部环境主要包括公司股权结构、机构设置、职责划分、企业文化以及人力资源管理等。当前国内大多数建筑企业中高层领导缺乏风险评估和防范意识，在机构设置中并未单独设置风险评估及应对部门，当项目发生重大问题情况时，往往由公司高层和主要负责人现场解决问题，常常措手不及，延迟工期。而且大多数企业将内设机构分为职能管理部门、工程业务部门以及采购运输部三大模块，虽然针对每个部门岗位都出台规章制度作为内部控制制度，但并未进行明确的责任划分，部分小公司为节省成本还存在员工身兼数职情况，财务审计一肩挑，验收从属采购部门等情况，使得采购流程易出现漏洞，验收过程流于形式。此外，大多数建筑企业采购部门的员工总体受教育水平较低，且缺乏专业的采购知识和职业素养，且公司也不太重视对员工进行专业和技能培训，使得他们缺乏对采购业务风险管理和内部控制的能力和相关的管理意识。

2、采购业务内部控制活动缺乏有效性

采购业务内部控制主要包括采购计划的制定和审批、供应商选择、合同管理、采购验收以及采购付款等五个方面。当前国内大多数建筑企业材料请购和审批流程不合理，表现为材料审批流程不严格，项目部仅仅是根据各自的工程数量和材料的大致种类填写采购申请表，没有根据施工团队实际所需物资的具体要求出发，也未能根据建筑材料市场价格变化制定出详细适宜的采购计划;其次，材料供应商管理不科学，部分企业虽制定的《供应商管理制度》颇为完善，但执行的过程大打折扣，为追求工作效率，采购人员将对供应商的实地调研变为网上收集资料，且缺乏对已合作供应商的系统分类与管理;再次，采购合同管理执行不到位，存在采购合同还未签订时就已经出现项目现场使用施工材料的情况，而企业内部审计将重点放在项目能否如期竣工上，对这种不合规现象持相对包容的态度，且采购合同签订后也并未对合同进度及执行情况进行监督，导致出现交付物品质量不达标、或不能按时交货的现象;此外，材料采购验收不严格，由于大多数公司没有设立明确的验收标准，导致验收人员无据可依，只能自行验收，而且部分公司也没有专门的质量检验人员，验收人员只是核对数量，验收工作流于形式;最后，采购业务付款流程中存在审核不合理的问题，部分建筑企业在审批过程中，出纳人员一人审核之后直接付款，其仅以报销单为审核对象，并未对报销单的具体事宜进行核实和实地调研，会存在很大的支付隐患，且仅仅由出纳人员完全控制付款流程，容易引发贪污舞弊等现象。

二、完善建筑企业采购业务内部控制的策略措施

1、强化采购业务内部控制环境的构建

首先，针对采购业务内部控制环境薄弱问题，建筑企业应建立单独的风险评估部门，并根据企业采购业务风险识别的内容，将其采购业务的主要风险因素和关键风险点逻辑归纳起来，建立风险评价指标体系。其次，建筑企业应优化其组织架构，将验收部门和审计部门独立出来，加强岗位之间的内部牵制或者授权审批等控制方法，按操作流程进行执行办理，将业务经办与授权审批、验收稽查、库存管理等进行分离，会计记录与业务经办员、验收稽查、库存管理相等分离。再次，建筑企业应重视完善员工素质建设，在招聘环节应当根据自身情况，招聘具有较强的专业技术能力的优秀采购人才，同时还须加强员工的专业素质教育，重视采购人员的后续教育，定期开展采购部门的员工培训，提高员工综合素质。

2、完善采购业务内部控制活动的有效性

其一，建筑企业采购部门应根据公司季度需求、库存数量以及施工团队递交的材料申请书，在充分考虑采购过程中可能出现的情况，且密切关注国家宏观调控政策以及市场上建筑材料价格变化的前提下，制定合理详细且全面的采购计划。其二，建筑企业应建立采购管理中心集中管理合格供应商档案和供应商资源库，及时了解供应商的状态并对供应商进行日常考核，同时还需加强对供应商的跟踪管理，评价供应商的后续供货能力，速度以及售后服务等，及时补充合格供应商，清除不合格供应商。其三，建筑企业应设立与合同履行相关的管理与监督部门，以便严格执行采购合同相关规定，针对材料提前进场的问题，企业可以要求签订采购合同的人员明确岗位职责，清楚风险，强化合同签订后的进一步管理，并定期不定期地督查合同的实施情况。其四，建筑企业应制定具体、明确、清晰、科学的验收标准，为验收人员在实际工作时提供遵循的标准，在对建筑施工材料进行检验完毕后，验收人员需要制作 《材料入库报表》，保证账实相符，同时工程项目部门在领用材料时，需要制作《材料领用清单》，规范领用流程。最后，建筑企业还须加强付款过程控制，付款计划由付款核算人员和出纳分别持有，以便校对付款可能会出现的问题，并方便账务处理和支付过程中互相稽核，同时还需完善付款审批流程，货到付款的实行先挂账后付款的方式，采购部门制定的付款计划经财务部门复核后，由分管领导、财务总监、企业总经理联签审批后执行付款。

三、结语

当前建筑行业市场竞争日趋激励，建筑企业要想提高企业竞争力，在紧密结合国家相关政策调节的同时，还必须重视对采购业务风险的识别和分析。通过加强内部控制，尤其是重视采购业务的内部控制情况，对于业务操作流程，需要制定相应的规章制度进行规范，实行岗位分离制度，此外还需要完善相应的采购流程，并建立供应商系统信息，对供应商进行全方位考核评价，形成一个动态的供应商信息基础库，建筑企业还要完善询价流程和合同管理会签流程，以便对采购活动进行有力控制，降低风险和成本，营造一个有序的采购内部控制活动，尽可能规避采购风险。

参考文献：

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[3] 唐紫薇. 企业采购及付款循环中的内部控制与风险管理分析[J]. 现代营销（经营版）， 2019（12）：153-154.：

（山西财经大学会计学院   山西  太原   030006）