提升办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析

2020-03-11任志宏

ViVi美眉 2020年11期

摘要：经济新常态的到来下，对企事业单位的运行模式提出更高需求，为进一步强化职能部门的内控效用，必须从多个角度分析出内部业务的处理形式，结合制度、政策等，提高业务处理的规范性。基于此，文章以办公室文秘人员为切入点，阐述办公室文秘工作质量和水平的重要性，并对文秘工作能力的提升路径进行探讨。

关键词：办公室；文秘岗位；工作水平

引言：企事业单位的办公室机构作为业务处理的场所，其在上级下达任务与下级对接任务中起到一个过渡作用，保证企业内部各项业务处理可以满足上级所核定的指标，这样便可有效确保各类业务处理工作的规范性与科学性。伴随着社会经济的逐步发展，企事业单位在运行过程中所产生的信息以及业务呈现出多元化复杂化特点，这对于承接办公室业务处理的文秘工作人员来讲，则加大人员的工作负担。对于此，必须针对现阶段办公室业务开展形式，构筑出与办公人员职业素养与专业技能相对等的质量提升措施，进一步强化办公室文秘人员的工作质量。

一、提高办公室文秘工作质量和水平的重要性

办公室文秘工作范畴较广，其涵盖各类与行政业务处理相关联的工作，同时需要对业务进行实时化报备，保证企事业单位的底层与顶层之间，可以通过信息沟通以及质量下达完成各项业务的处理。此过程中文秘人员必须具备一定的职业素养，通过自身专业能力的转变，保证各类业务处理可以遵循统筹兼顾、有效协调的原则，以此来提高业务处理水平。从文秘人员自身素养来看，整个工作体系的复杂性特点，需保证人员具备一定的职业规范以及专业操守等，将自身专业能力正确落实到相关业务的处理中，以此来提高办公室整体的工作质量，为相关职能部门提供高质量的信息服务，以满足企事业单位的可持续化发展。

二、有效提升办公室文秘人员工作能力的主要策略

（一）加大专业知识培训力度

从专业技能角度来看，承接办公室业务处理的文秘人员，必须对自身专业技艺能以及职业素养等进行调整，在合理的范畴内，强化文秘人员对本职工作的认知能力，然后通过教育资源、培训资源等方面的倾斜，保证各类专业知识素养，可以通过文秘人员在实际工作体现出来，这样便可营造出一种良好的办公氛围，为企事业机构的稳健发展提供基础保障。

（二）提高业务处理效率

从办公室业务处理形式来看，整体工作量具有复杂性，与综合性而承接办公室业务处理的文秘人员，则必须同时肩负起指令接受与指令下达的相关任务，保证在对任务进行处理时，可以通过科学性的评估，界定出业务本身在开展过程中所呈现出的规范特点这一次必须加快办公室工作结构的调整，提高业务处理效率，保证办公室文秘人员在进行工作中可以按照相关程序高效率的完成业务，处理一次，提高企业整体的运营效率。

（三）完善奖惩机制

构筑以奖惩机制为基础的人力调节策略，然后以透明性、公平性、公开性的原则，将各类业务处理工作与文秘人员本体进行有效关联，这样通过惩罚机制与奖励机制，可进一步为文秘人员树立正确的工作意识。例如，将企事业单位运营过程中所产生的各项业务进行范围性划定，然后结合文秘人员不同职能范畴，对业务进行有效規划，并通过责任落实机制，将业务处理工作与文秘人员本身进行对接。当文秘人员处理此类业务出现问题时，则可及时通过职能界定，找到文秘人员并加以处罚，起到警示作用。反之，当文秘人员在该岗位中表现突出时，可对文秘人员进行适当的物质奖励与精神奖励等，进而激发出文秘人员的工作热情，将岗位工作属性与自身发展方向形成有效捆绑，进一步提高企业各类业务的处理质量。

（四）加强创新意识的培养

在新时代的到来下，企事业单位整体发展方向具有多元化特点，这就造成企业在运营过程中各类业务产生与处理也必须遵从社会市场的发展态势，如果工作人员仍按照原有的体制处理业务时，这就将造成业务工作开展与预期效果呈现出错位现象，令现有的工作机制呈现出一定的滞后性问题。对于此，必须对文秘工作人员进行思想层面的引导，为文秘人员树立正确的创新意识与思想意识。比如办公室领导可以适当开展与业务处理相关联的活动，且领导本身应起到带头作用，在工作方面、生活方面进行创新，同时应正确解读出此类创新行为对于企业及相关部门所起到的推动效应，这样便可为文秘人员树立一个正确的工作思想，当此类思想与主观思维工作职能产生耦合关系时，则可进一步将创新意识带入到工作业务处理中，以提高业务处理水平。