建设项目档案管理的缺陷及对策分析

王映远 云南省大理州宾川县档案馆

一、建设项目档案管理的缺陷

（一）登记困难，档案部门无法介入重大建设项目档案工作。项目档案登记是档案部门介入重大建设项目档案工作的必要前提。多年来，各级档案部门采取印发 《通知》等方式积极开展了项目档案登记工作，但由于档案部门掌握的项目名单没有准确的通讯地址和联系方式，大量登记表无法准确送达建设单位。尽管有些登记表被送达建设单位，也常常因为建设单位认识不到位而置之不理。

（二）责任不清，重大建设项目档案收集归档残缺不全。由于认识不到位等原因，许多建设单位不仅没有成立档案机构，也没有配备档案人员，更没有落实档案收集整理责任，待到项目竣工时方被告知必须进行项目档案验收工作，临渴掘井，仓促安排有关人员负责档案工作，而这些被临时指定的人员既没有参加过系统的档案业务培训，也不掌握项目档案收集、整理与归档工作的相关标准和要求，相关部门和参建单位给什么收什么，归档保管的项目档案缺东少西、残缺不全，不能反映项目建设全过程和工程建设实际。

（三）控制手段不力，项目档案真实性不能得到有效保障。档案的真实性、准确性是建设工程档案管理工作的基本要求。由于建设单位在建设项目开工之前不仅没有对项目档案的形成质量提出明确要求，也没有完善的控制措施和手段，导致项目建设过程中大量的档案材料用纸不规范，形成手续不完备，内容记录不完整，书写材料不符合要求，特别是有些建设项目土地征用、招投标合同，由于书写材料质量不符合要求，字迹褪色严重，有的已经无法准确辨认，影响了项目档案凭证作用发挥。

（四） 验收把关不严，档案部门对重大建设项目档案监管失控。《重大建设项目档案验收办法》 规定：“省以下各级政府投资主管部门组织验收的项目，由同级档案部门组织项目档案验收。”但实际工作中，政府投资主管部门极少组织重大建设项目验收，往往由项目建设主管部门负责验收，如农业、水利、交通、电网建设项目分别由主管部门组织验收，项目档案验收工作也由主管部门档案机构负责，市县档案部门在重大建设项目档案验收工作中处于被动尴尬位置，不管又不行，管又管不到位，验收标准不一，档案管理混乱。

二、建设项目档案管理的对策

（一）改进方式，将档案登记纳入项目审批（备案）程序。完善重大建设项目档案登记管理制度，协调相关部门将档案登记管理纳入重大建设项目审批（备案）程序，建设单位在履行重大工程项目审批（备案）手续时，应同时到档案部门履行档案登记手续，既能够提高档案登记工作效率，又为档案部门及早介入项目档案工作、开展项目档案指导服务工作创造便利条件，确保档案部门从项目建设伊始有效督导建设单位将档案工作纳入项目建设议事日程，建立健全档案管理体制和工作制度，落实档案收集归档整理方面的责任，为促进项目档案工作奠定坚实的基础。

（二）完善体制，推动项目档案工作健康有序开展。项目建设单位应依据相关规定明确档案工作分管领导，成立档案管理机构，配备既精通档案又熟悉项目建设的人员为档案人员，建立健全以档案管理机构为核心、建设单位各部门和有关参建单位为基础的档案人员管理网络，为开展项目档案工作提供人员队伍保障。成立档案工作领导小组，明确档案工作分管领导和相关人员岗位职责，落实档案收集、整理、归档工作责任，严把档案形成质量标准，在检查项目建设进度时同步检查档案形成质量和收集归档工作，促进档案工作与项目建设同部署、同检查、同推进。

（三）强化控制，切实保障项目档案的完整性真实性。坚持合同约束，强化档案收集归档和整理质量。即建设单位在与设计、施工、监理等参建单位签订承包合同、协议时，要设立专门条款，明确有关单位应提交档案的范围、形成质量、整理标准、归档套数与时限、违约责任等内容。监理合同条款还要特别明确监理单位对项目档案完整性、准确性审查的责任，进而把保证项目档案质量落到实处。

（四）严格把关，统筹推进重大建设项目档案验收工作。坚持档案部门主导同项目建设主管部门档案机构各负其责的项目档案验收方式，强化档案部门统筹管理地区重大建设项目档案事务的能力。凡政府投资主管部门组织验收的项目，由同级档案部门会同项目建设主管部门共同组织项目档案验收；政府投资主管部门组织验收以外的项目，由建设项目主管部门商函同级档案部门同意后组织项目档案验收，验收结果报同级档案部门备案，为档案部门统筹推进本地区重大建设项目档案工作，掌控重大建设项目档案流向，整合重大建设项目档案资源创造条件。

三、结束语

建设项目档案作为建设项目的真实记录，对于后期建设项目审计、管理、监督、稽查、维护、验收以及改造均具有重要的作用。因此，必须要立足于建设项目规模大、涉及面广、周期长、投资长等特点，严格按照《国家重点建设项目档案管理登记办法》《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》《重大建设项目档案验收办法》等系列文件的要求对建设项目档案进行管理。具体到实践中，一是要创新方法，将档案登记纳入项目审批（备案）程序；二是要明确责任，提升重大建设项目档案立卷归档质量；三是要强化控制，充分保障档案资源的真实性；四是要严格把关，统筹推进重大建设项目档案验收工作。只有如此，才能不断解决常见问题，真正实现管理规范、管理创新。