高职院校教学档案管理工作的几点建议

杨甜

教学档案是各级各类学校的教学管理机构及教师个人，在从事教学管理、教学实践和教学研究活动中直接形成的，有一定保存价值的文字、图表、声像、电子载体的、具有有机历史联系的文件体系。也就是说，教学档案主要包括教务工作、学籍管理工作、教研（改）工作与以及教师培训（养）工作等方面的文书材料。所以我们在教学档案管理实践中，决不能把教学档案看成一份份孤立的个体存在，而应将其作为一种有机的、不断生长的文件生命体进行管理和开发利用。本文以高职院校教学档案管理为主体，谈一下提高教学档案管理工作的几点思考，对总结高职院校教学经验、探索教学规律、进行教学改革、深化教学研究和提高教学质量，有着十分重要的意义。

一、教学档案管理现状

（一）档案观念意识淡薄，服务意识不强

教学档案形成于各种教学活动实践中，并随着学校的发展而逐渐积累起来。由于档案工作效益的滞后性，导致档案工作没有得到应有的重视。多数院校认为档案工作只不过是收集保存文件而已，领导层面没有充分认识到档案工作的意义，部分档案管理人员不了解档案工作的内容和任务，不清楚档案工作的管理原则和方法，不能充分开发和利用档案资源。由于全员档案观念意识不强，而导致档案工作开展不顺畅，档案收集不全面，档案管理分散不集中，大量有价值的档案信息成为无人问津的“死档”，难以发挥档案的凭证和参考作用，由此往复使得档案工作不受重视成为一个死循环。

（二）档案管理制度不健全，部门职责权限不清晰

近年来，随着《档案法》的重新修订，一系列档案法规的出台，各院校的档案规章制度建设也取得一些进步，但从目前教学档案管理现状来看，仍存在着以下几个方面的问题。一是教学档案产生移交部门与档案最终管理部门各自为政，缺乏有效的指导、协调和监督，出现了文件的形成与归档脱节;二是从移交档案流程来看，移交部门简化流程造成文件归档信息不完整。例如院校教学档案室在后期文件收集归档过程中发现查无此件，院系等移交部门反映材料已上交，各部门产生相互推诿，造成文件归档信息不完整，责任落实不到位的情况。

（三）档案管理人员整体素质不高

据统计目前院校档案管理员素质普遍偏低，具体表现在：一是大多数档案管理员不是科班出身，缺乏系统的档案管理知识，对归档文件及档案价值缺乏应有的鉴别能力，使档案材料的收集与整理存在很大的随意性;二是有些档案工作是由院系的老师兼任，一方面他们由于忙于教学、科研、人事、办公室等事务性工作，没有多余的时间和精力坐下来学习档案专业知识，另一方面也没有机会接受专门的档案管理业务培训，无法实现档案的规范化管理和可持续性发展;三是换人频繁、流动性特别大，导致档案工作无法持续开展。

（四）信息化程度不高，档案的开发利用低

目前，许多院校的教学档案存在信息开发不足的问题。各院校、院系之间教学档案的管理互相封闭，无法相互借鉴和交流。尽管院校加大了管理改革力度，但从整体上看，问题仍比较突出，不少单位只注重设施、设备、技术的投入，而不注重效益的产出。21世纪是一个网络化、信息化时代，这对教学档案工作提出了新的挑战。而现在计算机网络虽然普遍存在，但档案管理未实现网络化、信息化管理，导致档案的开发与利用水平低下。

二、教学档案管理的解决对策

（一）提高全员的教学档案意识，健全教学归档制度

由于教学档案涉及学校内部众多部门和个人，因此需要全员参与才能做好这项工作。首先，提高档案意识。一是学校各级领导一定要转变观念，重视档案工作，并加强对教学档案管理的领导;二要加强宣传，使广大老师和管理人员充分认识到教学档案在教学活动、教学研究、教学实践、教学管理等各项工作中的作用。其次，健全教学归档制度，明确教学档案归档范围。教学档案具有专业性、多元性、周期性、成套性和历程性的特点，需要花费大量的时间与经费，为了保证教学档案齐全，就必须有一个严格的制度约束，明确职责、规范业务，才能使档案工作的质量和效率得到保障，更好地为教学和教学研究服务，为教学改革和教学决策提供依据。

（二）完善教学档案管理制度，加强教学档案管理模式创新研究

一是建立健全管理制度。通過院系教学档案管理制度建设，进一步推进教学档案建设的标准化，使档案工作的各个环节和各个方面都有规范要求，保障教学档案管理各个环节紧密联系。二是加强教学档案管理模式创新研究，形成一系列完整的系统的模式，实现教学档案管理良性运转。利用现代网络技术，确保教学档案管理更科学化规范化。

（三）重视教学档案人才队伍建设，提高档案管理人员的综合素质

教学档案管理人员的素质直接关系到教学档案工作质量的好坏。要建设一支高素质的教学档案管理队伍，首先，要提高档案管理人员的政治素质，加强职业道德修养，牢固树立教学档案为教学工作服务的思想。其次，学校档案主管部门把加强档案专业知识教育作为一项战略性的工作来抓，采取各种形式、多种渠道，积极开展档案管理人员岗位培训和继续教育，使档案管理者能及时学到新知识，掌握新技能，不断提高他们的档案管理工作水平;再次，认真做好档案工作人员计算机应用理论和技能培训，具备计算机运用、网络运用以及对声音、图像、影响等多媒体资料进行处理的能力，成为既具备档案管理能力，又能熟练使用现代化技术的复合型人才。

（四）促进教学档案信息化建设，加强教学档案管理系统开发利用

学校应加强档案部门的硬件基础设施建设，配备先进的设施设备，为教学档案管理的现代化和档案信息资源的开发利用提供强有力的物质保障。在校园网络环境下对档案管理工作系统分层级，统一规划开发。建立档案管理系统是的赣南工作信息化的重要环节，各高校在建设数字化校园时，应统一规划同步建设不同层级的档案管理系统。以校园网为平台，以学校档案主官部门为中心，结合学校党政、财务基建教学科研等核心机构，把相应的交档案管理、教学管理、学籍管理、科研管理等应用系统纳入校园网的统一规划中，建立学校的档案管理网，并开发位于学校档案管理系统下层的院系档案管理软件，有利于提高教学管理的工作效率，保证了教学档案的准确和快速。

（96625部队）