城建档案数字化扫描质量及安全控制分析

陕芳

摘 要：在档案管理工作实施期间，档案数字化是一项必然发展形式，其产生的作用极高，主要是共享档案信息资源，其中，档案数字化属于整体档案信息化工作中关键的一方面，对于档案数字化实施单位来讲，很有必要加强对档案数字化扫描质量和安全方面的控制力度，并以此有效的开展档案信息化工作。

关键词：城建档案数字化;扫描质量;安全控制

自从进入了大数据时代以后，机遇和挑战同时出现，当前阶段，需要做好档案数字化方面的建设工作。在档案数字化建设期间，档案数字化扫描质量和安全控制是非常重要的一方面，从实际情况来看，该环节包含内容诸多，繁琐性强，所需的人力资源和物力资源也特别多，运行期间问题频繁出现。所以，务必强化数字化扫描质量和安全方面的控制，加快档案数字化建设进程。

1、提升城建档案数字化扫描质量和安全控制的必然性

1.1有利于激发管理人员的工作积极性

当前阶段，实施城建档案数字化扫描工作除了可以满足新形势下的各项要求之外，同时还是开展城建工作的关键，健全的城建档案数字化体系有利于提升数字化水平，扭转以往传统纸质档案工作开展期间存在的各项难题，开辟出城建档案数字化扫描的新局面，更为关键的一方面是，城建档案数字化工作水平的提升还可以提高城建档案数字化工作层次，提高城建档案利率效率，激发管理人员的工作积极性，促使城建档案数字化工作朝着良好趋势发展。

1.2可以对城建档案工作质量以及水平进行精准的衡量

城建档案数字化工作质量对城建馆信息化工作水平有着直接性的影响，构建健全的城建档案信息体系除了是对单位整体成果进行详细记录之外，同时还可以为城建工作的决策提供清晰信息网络，为管理人员系统性分析城市建设方向提供良好依据。

1.3可以健全城建档案管理体系

城建档案管理人员应当从城建档案管理资料入手，无论是建设立项、施工还是后期竣工资料，都需要全部扫描数字化，以此确保城建档案信息资料的健全性和准确性。

1.4可以为档案利用提供便利

城建档案馆应制定详细的数字化工作方案，在消化库房纸质档案的同时，对新进馆的城建档案实行纸质与扫描电子档案同时进库房的接收要求。建设单位应该在建设项目完成并做好档案整理工作后，需依照档案馆制定的数字化标准进行城市建设竣工档案资料的扫描工作，档案馆应加强审核力度，明确各项准则，为后期查询和应用提供便利。

2、城建档案数字化扫描质量及安全控制策略

2.1城建档案数字化扫描工作之前的质量控制

在城建档案数字化扫描工作实施期间，一般是采取流水作业的方式，结合数字化扫描工序流程进行合理的分组操作，按照不同工序的加工总量科学配置作业人员。从当前情况来看，虽然包含的流程比较多，内容较为复杂，不过各项工序均是技术人员单独进行操作的，因此从职责方面进行合理划分，掌握好各项细节要点，可以快速实现控制质量的目的。在城建档案数字化扫描工作开展的前期阶段中，全面整理纸质档案的受损等情况，做好类型划分，采取拆卷、修复以及整理等多种方式实施纸质档案全面扫描工作。

其一，进行调卷。在纸质档案整理期间，将年度当成一项单位看待，档案管理人员在库房内应当将数字化扫描档案搬移到加工场地，储存到临时库房内。同时派遣专业性强并且经验丰富的人员专门清点、核对和登记档案材料。

其二，核对方式。城建档案数字化扫描人员依照年度、类别号进行合理分类，并校对档案材料内的页码，一旦发现有遗漏现象，必须马上反馈给档案管理人员，进行校正处理，确保没有出现误差的情况下进入下一流程。

其三，整理。数字化扫描工作人员逐页检查需要扫描的档案，核对编号，对于无编号的档案，使用黑色签字笔重新进行编号处理，当出现了错误编码现象以后，必须从原有基础上入手加以改进，检验排列的正确性，发生误差以后马上更改和修复，依照扫描进行分页和整理。

其四，对接目录。当使用城建档案管理系统实施扫描档案目录核对工作时，在出现遗漏现象以后，需重新对电子目录进行编制，依照具体情况在原有的基础上展开添加工作。

2.2城建档案数字化扫描工作中的质量控制策略

在城建档案数字化工作开展过程中，扫描是一项关键点，其中，涉及到的扫描质量控制表现为多方面，分别是纸质档案扫描、图像预处理和图像质量检验等。要想从一定程度上提升档案数字化质量，就需要严格控制好各项扫描阶段，防止问题出现。

其一，扫描档案。在实施档案扫描工作时，必须依照纸张的实际规格、受损情况来选取与之相符的扫描仪设备。当纸张情况处于良好状态时，可以使用高速扫描仪，当纸张情况不佳以及保存时间非常长的情况下，特别是受损现象明显，可以应用平板扫描仪。不管是高速扫描仪还是平板扫描仪等，都必须保持纸张内容的完善程度，将其平整的放置到扫描仪内，防止前后两张出现不良的重叠现象。

其二，进行图像预处理。完成扫描工作以后，将进行针对性的图像处理。处理前期阶段可以采用自动批量预处理，预处理流程包含了多项要点，分别是杂点、文字效果增强等，发现杂点和黑边必须彻底消除。

其三，处理图像。对图像进行预处理以后，还必须详细检验图像文件，检验的要点包含了图像去网纹、去黑边以及去噪等，确保图像内信息和内容与原有的档案相符合。通常来讲，扫描期间经常留下黑线和指印以及阴影等部分，这些必须马上清除干净。分开扫描的图像则按照原档案内容拼接到一起，以保障整卷档案的完整性。

其四，验收环节。按照验收标准实施验收，涉及内容为目标录入的准确程度、图像质量处理、档案实体完善性和移交数据完善性等，验收合格以后签署成品数据，提交清单。当验收不符合要求时，加工单位必须进行整改，一直到符合验收标准为止。

2.3档案数字化扫描安全控制策略

大数据时代背景下的档案数字化是一项必然发展形式，电子数据的形成，可以有效减少对原始档案的反复翻阅使用，提升城建档案利用效率。为此，档案数字化扫质量等问题必须得到了全面重视，要想提升扫描期间纸质材料和数据的质量及安全，就应当构建安全的软件环境和硬件环境，以保障档案数字化扫描工作良好开展。其次，增强扫描工作人员自身的安全意识，加强安全教育力度，树立责任心，结合工序流程划分人员岗位。然后，依照实际情况制定健全的档案信息安全体系和档案信息保密制度等，对存在的档案信息安全性和库房安全性较低等现象必须进一步加大监督和管理力度，把档案数字化扫描安全工作落实在制度保障环节内，最终实现档案数字化扫描安全控制质量。

3、结语

从以上论述来看，城建档案是一项可以为城市规划、建设以及管理等工作提供良好服务的文字资料，其在城市建设以及城市管理环节中起着重要作用。当前，城建档案数字化是城建档案事业发展的一项主要内容，在城建档案馆内，包含的纸质档案类型非常多，任务繁琐，必须加强对档案数字化工作的安全管理，减少扫描的难度和复杂性，同时，城建档案馆应制定完善的实施方案，保障档案数字化安全性，促使城建档案数字化工作高效率开展。

参考文献：

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[3]韦艳兰.纸质档案数字化扫描实施经验分享[J].城建档案，2014（10）：23-24.

（佛山市三水区城建规划档案馆）