从甲方视角看物流项目建设管理要点

上海海烟物流发展有限公司

物流项目建设投资大，周期长，一般要经历十几个环节，其中很多项工作均需要甲方参与甚至作为责任主体。柳捷参与并主导了多次物流技改项目，曾负责多个物流项目的审核和验收，具有丰富的项目建设和管理经验，他重点分析了招标采购、详细系统工程设计、项目的组织与制度管理这三个方面的关键点。

分拣线

物流项目建设是一个整合了土建施工、配套设施、机电设备和信息系统建设于一体的，复杂的综合性项目。由于物流项目和建设方（甲方）的业务类型、业务量和管理需求密切相关，所以它的建设方案具有明显的个性化、定制化的特点。因此甲方的参与，以及甲乙双方密切合作，对一个成功的物流中心建设而言，是必不可少的。本文主要从甲方的视角介绍项目建设过程中的主要工作与关注点。

物流项目的投资金额大，建设周期长，以一个烟草行业物流项目为例，一般要经历：立项申报、项目评审、设计招标、初步设计、设计评审与概算评审、基础建设工程招标、物流系统招标（系统集成招标或分标段进行招标）、土建施工与自动化物流系统建设的施工、分项验收、管理审计、竣工结算、整体验收等环节。所有以上环节，甲方都需要参与，特别是项目建设中的立项、招标、设计、投资控制、施工管理、项目验收、结算转固等多项工作，均需要甲方深度参与甚至作为责任主体，这其中有很多值得重点关注的环节。限于篇幅，本文仅分析招标采购、详细系统工程设计、项目的组织与制度管理三个方面的要点。

AGV与分布式缓存

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一、招标采购

招标是选择承建单位的关键环节。而招标工作，无论是设计招标还是土建或物流工艺设备招标，核心工作就是制定招标要求和评价方案。一个优秀的需求文件和评分办法，能够完整地、准确地呈现甲方的建设需要和关注重点，使投标方能根据招标文件制定贴合甲方业务需要的科学合理的投标方案，做到流程顺畅，系统设计完整，设备配置清晰明了，且具有较好可比性，便于专家评委进行评价和选择。

在这个环节，有些内容需要清晰、明确，比如项目建设目标、建设条件、采用的建设标准、设备选型和元器件使用标准、验收程序和指标等。建设目标与建设条件务必清晰明了，以免在项目实施时，由于甲乙双方对实施条件的理解不同，在建设周期上产生不必要的延迟；而建设标准、设备选型和元器件使用标准的明确，便于甲方控制设备质量，确保建设品质，以免有些投标方为提高价格竞争力，在满足系统功能的情况下，牺牲可靠性以低品质、低成本的方案中标，为后期的可靠运行埋下隐患。而招标文件中的有些内容则需要概括性描述，但决不能发生漏项、缺项的情况。特别是在招标阶段还不能确定的工作内容，或者需要根据实际情况协商的内容，一定要考虑周全，比如信息系统功能与接口、土建与设备的接口及施工衔接责任、配套设施与主体设备的接口、现场管理责任与界面、安全管理责任与界面等。要避免在建设阶段因为招标阶段考虑不周，招标要求漏项、缺项造成投资失控，或者因责任不清而造成不必要的损失和纠纷，增加项目在实施管理上的难度。

二、详细系统工程设计

这项工作并非物流项目建设的重大节点，它一般是在中标单位确定之后，签订合同之前（或者签订合同之后，设备正式制造之前）的这段时期进行的。详细系统工程设计是指，在正式签订合同之前，甲乙双方基于招标内容以及投标方案，对技术细节和实施方案进行深入的讨论，并确定具体供货内容和标准。由于它不是一个非常明确的时间段，因此往往被忽视，但这项工作直接关系到整体目标的实现和项目实施的顺畅开展。作为项目负责人一定要予以重视，特别是技术负责人务必全程参与。

与物资采购不同，物流项目的工艺设计从项目申请报告到初步设计再到具体实施方案，是一个逐步完善、逐步具体化的过程。这一方面是因为在项目申请报告阶段，项目报告编制单位大多为咨询公司或设计院，并非物流集成商或者专业的设备供应商，考虑到项目的可批性，以及避免在后期采购中的排他性，编制单位提供的方案大多为普遍适用的方案。另一方面，在确定供应商之前，用户与潜在的供应商没有条件投入大量时间与精力，对项目的每一项功能、每一项需求进行讨论，更不用说如何满足这些功能与需求。因此，简单来说，包括初步设计在内的工艺方案大多为概括性的设计，而合同确定的应该是最终实现的一比一的方案。另外，在投标时，为提高竞标的竞争力，供应商可能会提出有创意或者应用前沿技术的方案，这些方案往往非常有吸引力但并不一定完整和完善。这就需要在招标完成后，签订合同之前，进行耐心、细致的技术方案细化设计，同时对供货内容进行固化，完成详细系统工程设计。

详细系统工程设计的主要内容是：核实设备规格与设备之间的接口协议，物流流量和流速的匹配，设备系统和设计院图纸的核对，以及包含配电、压空、建筑开孔、预埋基础在内的公用工程配合情况。另外，软件系统也要对需求规格和各项功能进行确认。

具体而言，这个阶段需要做好以下工作：

1.完善软件功能说明书。在满足基本的物流运行功能基础上，明确每一工位的操作功能与界面，以免软件开发结果与操作以及管理应用脱节，在实际使用中带来诸多不便，后期再修改，会产生不必要的工作量。

设备施工

施工防护

2.细化输送系统设计，特别是托盘输送机的驱动分段，件箱输送的积放、分合流方式等。不同的分段以及设备选型，不仅在实现功能的可靠性以及性能上具有非常显著的差异，成本上差别也很大，这也是为什么需要明确的原因之一。

3.局部仿真，特别是关键环节要模拟不同工况和条件进行仿真验证。对烟草行业的物流项目来说，入库能力、出库能力以及备货能力和分拣效率都是仿真的重点环节。只有对各类情况，如峰值进出货、差异备货、订单结构波动等进行充分的模拟，才能确保项目设计能够达到预期的目标。

三、项目的组织与制度管理

组织与制度管理是项目建设的重要保障。项目的有序推进、平稳实现依赖健全的项目组织，而项目建设的规范、安全则得益于完善的项目管理制度。

对于甲方而言，物流项目并非是常见的项目，特别是投资额较大的物流配送中心的整体技改项目。项目投资大，周期长，建设内容复杂，涉及到基建、设备、采购、审计、安全、财务、信息、生产作业安排等多项工作内容。因此对于甲方来说，针对项目的需要，及时建立完备的项目组织，制定必要的项目管理制度，尤为重要。

总体而言，项目管理不仅是施工管理，更不仅仅是乙方的责任，还包含了甲方在项目建设期对人、财、物的安排。只有充分调动各项资源，形成合力，才能确保项目有序推进。因此在项目建设之初，就应根据项目的需要建立必要的组织机构。根据目标管理、成本管理、安全管理、进度管理、决策管理等五大管理需要，确定项目组成员，并明确组织架构和分工。以卷烟物流配送中心建设为例，从总体的项目管理层面，项目组成员应包含项目负责人、工程技术人员、使用方（物流系统运营管理人员）、采购管理人员、安全管理人员、财务、审计、纪律监督等构成。

规范化的管理是项目建设的必然要求，而建立必要的管理制度则是有序推进项目的有力保障。以卷烟物流配送中心建设为例，管理制度应包含决策管理，对包括采购、项目调整、变更、付款等决策内容，以会议的形式，组织相关人员全面、系统、客观地分析，权衡得失，进行集体决策，并做好痕迹化管理。除此之外，还应根据需要制定《设计管理工作制度》、《进度管理工作制度》、《采购管理工作制度》、《概算控制管理工作制度》、《合同管理工作制度》、《工程变更管理工作制度》、《工程款支付管理工作制度》、《过程审计管理工作制度》、《工程结算管理工作制度》、《文档管理工作制度》、《廉政管理工作制度》、《现场管理工作制度》、《安全管理工作制度》以及《项目验收以及后评价管理》等工作制度。

特别值得重视的是现场管理和安全管理。由于烟草行业在安全标准和环境管理上具有较高的要求，在项目实施过程中，经常会碰到甲乙双方因文化理念、工作标准不同而引起矛盾。比如，行业有严格的危险作业审批流程，施工前要求施工单位对风险点和危险源进行辨识，登高、动火作业必须遵守审批以及监护规定，记录清晰、手续完整才能施工，起重设备使用、焊接操作也有明确的资格审查要求；施工过程中易燃、易爆物的保管和存放、废弃物的处理，不仅要确保安全，还应符合环境和职业健康的要求。这些要求，和很多施工单位的实际工作标准有差距，这就需要大家在项目中投入更多的人力、物力和财力。如果不事先明确，工作中一定会碰到大量的扯皮、推诿，轻则影响进度，重则发生严重事故。有了相关制度的保障，不仅行有依据，同时也避免了现场混乱和危险情况的发生。

总的来说，成功的物流项目建设，不仅依赖资信好、能力强的承建单位，更需要甲乙双方密切配合，履行好自己的职责。甲方既要严控投资，严把质量关，也要换位思考，支持好承建单位，为项目顺利推进创造条件。在这期间，抓住招标采购、详细系统工程设计、项目管理和验收等重点工作，也就把握了项目建设的关键，为项目实施不断不乱、工作规范、安全顺畅奠定了基础。