国际化背景下人事档案中国外履历材料归档研究

郭萍　曹蓉

摘 要：海外学习和工作经历是个人履历的重要组成部分。人事档案管理中，对国内学习和工作经历应归档的材料已有较为详细的制度与规范，能较全面地反映在国内的学习和工作情况，但未对国外访学和工作经历应归档材料作出明确规定，导致有海外经历人员的人事档案不能全面反映其个人经历和能力。通过对人事档案中缺失海外履历材料的影响进行分析，并提出完善人事档案中国外履历材料的对策。

关键词：人事档案 国外履历材料 归档 国际化

中图分类号 G272 文献标识码 A 收稿日期 2019-05-22

★作者简介：郭萍，合肥工业大学人事处工程师，博士研究生，研究方向为人事档案管理;曹蓉，合肥工业大学人事处助理研究员，硕士研究生，研究方向为人事档案管理。

Abstract Overseas study and work experience is an important part of one's personal history. In personnel archives management， detailed systems and regulations have been established for the filing of archives with domestic study and work experience， which can reflect ones study and work situation in China comprehensively. However， there is no clear stipulation on the filing materials of overseas study and work experience. As a result， the personnel archives of people with overseas experience can not fully reflect their personal experience and ability. This paper analyzes the impact of missing overseas resume materials in personnel archives and puts forward the countermeasures of perfecting foreign resume materials in personnel archives.

Keyword personnel archives; foreign resume materials; filing; internationalization

一、研究背景

在經济全球化和国际化大背景下，越来越多的人选择去国外学习深造或工作。高校等企事业单位也积极支持教师和员工出国访学或深造。有调查报告显示，以2017年为例，有31.4%的海归拥有海外工作经验[1]，我国公派访问学者、博士后等共计3.25万人[2]。随着有国外学习和工作经历的人越来越多，高校等企事业单位在引进人才时也越来越注重人才的国际经历，而这些归国人员的人事档案却普遍存在着国外履历材料缺失的情况。人事档案是个人学习经历和工作经历的重要记录，人事档案材料归档管理工作已然跟不上国际化的发展趋势。

2018年11月，中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》指出，干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理干部、监督干部和评鉴人才的重要基础，是党的重要执政资源[3]。因此，人事档案中国外履历材料的缺失极大地影响了人事档案作为单位和国家评鉴人才依据的重要作用。

对于人事档案中国外履历材料的归档，目前国内研究较为缺乏，未获得足够的关注，仅有杨晓燕在讨论人事档案管理中存在的主要问题时提到因私出国人员档案中缺少国外经历记录相关内容[4]9-11，啜春雷研究了留学回国人员留学材料的收集归档问题[5]62-64。目前的研究仅探讨了留学材料的归档问题，未能深层次分析国外访学和工作经历材料归档问题，并提出解决的对策。因此，期望通过本文的研究能够对人事档案中国外履历材料归档有初步的探索。

二、人事档案中国外履历材料缺失的影响

1.人事档案的完整性受到破坏。人事档案在考核、提拔、办理退休等各项工作中都具有重要的作用，是社会信用体系的重要组成部分。人事档案的完整与否直接影响着相关工作的开展，既是个人权益的基本保障，又是组织提拔和培养干部的重要依据。而国外履历材料是客观反映个人的学习工作经历的历史记录材料，是非常重要的人事档案材料，因此它的缺失会导致人事档案未能完整体现个人情况，影响对个人客观全面的评价，这违背了人事档案工作的真实准确、完整规范原则。人事档案材料齐全完整，档案内容真实准确是正确开展人事档案管理和档案信息资源开发利用工作的基本前提。随着国际化的发展，越来越多的国外经历在人事档案中未能及时体现，这一矛盾越来越突出，亟需引起高度重视。

2.增加档案审核工作的难度。新修订的《干部人事档案工作条例》新增了档案审核的内容，强调要坚持干部人事档案“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”。要求在人才引进，档案转递、接收，干部动议、考察、遴选、任职前公示、录用、聘用、交流、选调等环节，严格按照相关标准和政策，及时做好干部人事档案审核工作[3]。

在档案审核工作中，重点是审核“三龄两历”等内容，即年龄、工龄、党龄，学习经历和工作经历。然而目前人事档案中国外履历是缺少支撑材料的，部分人事档案中有国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国外学历学位认证材料，但反映国外访学和工作经历的材料档案中几乎没有，这增加了档案审核工作的难度。人事档案只有齐全完整，全面反映一个人的经历，才能有效地开展档案审核工作，人事档案材料的齐全完整是落实从严管理干部、充分发挥干部人事档案在建设高素质专业化干部队伍中重要作用的基础。

3.影响人事档案信息资源的开发利用。信息化背景下，海量的人事档案信息资源给档案工作提出了更高的要求。新修订的《干部人事档案工作条例》指出，要按照国家标准和要求，加强对人事档案信息资源的规划、建设、开发和管理，提升人事档案信息资源的采集、处理和利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事档案信息化管理体系。要运用大数据等信息技术，建立健全干部人事档案科学利用机制，为组织人事管理工作规律研究、干部资源优化配置、领导班子建设、干部队伍的宏观管理等提供精准高效的服务[3]。

人力资源开发的优化配置都依靠人事档案信息资源的开发利用。人事档案记载了个人的各方面资料，较全面地反映了一个人的学习工作情况和个人能力水平。人事档案中这些信息资源的开发利用，对于单位和国家挑选出专业性强、素质高的人才能够发挥极为重要的现实作用。例如，单位需要某一特定专业背景和相关海外工作经历的人才，此时真实、完整、有效的档案资料提供的科学信息资源是人事档案信息资源开发利用的基础，然而目前人事档案中国外履历材料的缺失使得人事档案未能完整全面地反映个人情况，这种现状严重制约了人事档案信息资源的开发利用程度。

国外履历材料的缺失给人事档案管理工作带来种种问题，因此，针对此问题提出解决的对策就显得尤为重要。

三、完善人事档案中国外履历材料的对策

1.制定国外履历材料收集归档制度。在人事档案工作中，目前的情况是，在干部档案审核中发现缺少国外履历材料，档案部门要求个人提供国外经历相关材料。但国外与中国不同，国外的大多数单位没有入职文件或就业协议，也没有考核表和工资表等证明工作经历的相关材料。这对于个人来说难以提供传统意义上的工作材料，个人常常只能提供入职的电子邮件打印件和工作中的相关活动图片等证明材料。一方面这些材料不屬于人事档案的归档范围;另外一方面对于人事档案工作人员来说，对于这些材料真实性的鉴别具有一定难度。因此如何处理这一矛盾，国家和地方亟需根据实际情况制定归档制度，明确国外履历材料的归档范围和归档内容，规范国外履历档案材料的形成、收集、鉴定和归档等各环节工作，确保国外履历档案材料的归档工作有章可循。

笔者根据人事档案实际工作经验提出以下建议。例如，可要求国外工作人员在回国后及时提供国外单位或雇主的邀请信和聘用证明，并形成归国人员入职的前提条件。由于回国人员来自各个不同的国家，包括不同语言和不同形式的工作材料，这些材料的鉴别工作对于基层档案工作人员来说具有一定难度，因此可借鉴国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料，相关职能部门对个人的海外经历资料进行鉴定并开具证明工作经历的证明材料，从而解决人事档案中国外履历材料缺失的问题。

2.建立国外履历材料收集归档机制。在国际化背景下，随着人事档案管理工作的不断改革深化，人事档案工作必须构建适应国际化信息化发展需求的人事档案收集归档机制。加强各部门的协调组织，实现人事档案中国外履历材料收集归档的规范化。明确国外履历档案材料的管理，利用统一规范的管理制度为各单位各主体确立明确的工作内容和责任。形成个人与材料形成部门自觉移交、档案管理部门主动收集的良好工作机制，为档案审核和档案的开发利用工作奠定基础。

首先要建立国外履历材料收集责任制，将包含材料内容、移交期限等内容的责任清单发至各材料形成部门，确保各部门熟知国外履历档案材料的收集范围、收集内容和相关要求，并督促各部门及时移交。例如，在高校，出国访学材料的主要形成和管理部门是师资部门，学校师资管理部门要及时收集整理教师出国访学的相关批文，包括留学基金委的批复文件和访问高校的证明材料。同时要加强对出国访学人员的考核，并将批文等证明材料以及考核材料及时移交给人事档案部门归档，做到出国访学材料收集移交的常态化。

针对材料形成部门对国外履历材料容易忽视的情况，除了建立材料形成部门的收集责任，人事档案管理部门也要根据材料形成的时间规律对材料形成部门采取发函、打电话或登门索要等多种形式积极催要。在强化责任的同时，还要注重与考核相结合，将档案材料的收集移交纳入各部门的考核指标体系中，可以有效调动工作人员的积极性，改善国外履历档案材料不受重视的现象，有利于形成各部门主动移交和材料及时归档的良好工作机制。

3.加强各部门与个人的档案意识。部分单位不重视人事档案工作，缺乏主动移交材料的自觉性，尤其是对国外履历材料的忽视，档案意识的缺失严重影响了人事档案的收集归档工作。为了更全面地了解归国人员在海外学习和工作的情况，人事档案管理部门在档案调入时，应及时做好档案审核工作，对于海外学习和工作材料的缺失要及时催交，并认真做好档案材料的收集、整理和归档工作。

归国人员对个人档案也未引起足够重视，档案材料及时归档意识相对薄弱。在出国学习和工作期间，人事档案通常是寄存在人才服务中心，处于托管状态。出国人员在回国后应及时将国外学历材料、访学材料和工作材料交至人事档案保管机构，避免因时间拖延导致材料遗失。

人事档案管理工作并不是一项独立性的工作，而是与组织部、人事部、教育培训部门、出国人员审批部门等各部门紧密联系的工作，档案材料的收集需要各部门的配合。在人事档案管理工作中，要积极开展宣传教育活动，提高各部门和个人的档案归档意识。只有大家都有强烈的档案意识，才能共同做好国外履历人事档案材料的收集归档工作。

综上所述，为解决人事档案中国外履历材料缺失的问题，需要从制定管理制度规范国外履历材料的归档管理，建立国外履历材料收集归档机制，加强各部门与个人的档案意识等方面入手，科学规范国外履历材料收集归档管理，实现人事档案管理工作的优化。

参考文献

[1]启德教育研究院.2017海归就业力调查报告[DB/OL].[2017-10-14].https：//www.eic.org.cn/special/eic_career_report/.

[2]国家留学网.2017年国家留学基金资助出国留学人员选派简章[EB/OL].[2016-12-12].https：//www.csc.edu.cn/chuguo/s/709.

[3]中共中央办公厅.干部人事档案工作条例[EB/OL].[2018-11-28]. http：//www.gov.cn/zhengce/2018-11/28/content_5344196.htm.

[4]杨晓燕.人事档案工作存在的问题和对策[J].榆林学院学报，2015（1）：9-11.

[5]啜春雷，井怡.科研院所留学回国人员人事档案管理[J].兰台世界，2018（6）：62-64.