高校心理咨询学生心理档案的规范化管理建设

摘 要：近年来，随着大学生心理问题的增加，高校心理咨询学生的数量也逐年增加，随之带来的心理咨询档案的规范化管理建设迫在眉睫。文章从高校心理咨询学生心理档案规范化管理建设的必要性出发，阐述了高校心理咨询学生心理档案规范化管理建设的主要内容，并在此基础上提出了高校心理咨询学生心理档案的规范化管理建设的展望。

关键词：心理咨询 心理咨询档案 规范化 规范化管理

中图分类号 G271 文献标识码 A 收稿日期 2019-03-08

★作者简介：李佩玲，中国地质大学（北京）心理咨询中心副教授，北京师范大学应用心理学硕士，中国地质大学（北京）马克思主义学院博士在读，研究方向为大学生心理健康教育。

Abstract In recent years， with the increase of psychological problems of students in colleges， the number of psychological counseling students in colleges has also increased year by year. The consequent construction of standardized management of psychological archives is extremely urgent. Starting from the necessity for the construction of standardized management of psychological archives for psychological counseling students， the paper elaborates the main contents of the construction of standardized management of psychological archives and proposes some prospects for the construction.

Keyword psychological counseling; psychological counseling archives; standardization; standardized management

1999年发布的《中共中央国务院关于深化教育改革全面推进素质教育的决定》强调，在全面推进素质教育工作中，必须更加重视德育工作，加强学生的心理健康教育。《教育部、卫生部、共青团中央关于进一步加强和改进大学生心理健康教育的意见》提到，加强和改进大学生心理健康教育的基本原则之一是要坚持普及教育与个别咨询相结合，既要开展面向全体大学生的心理健康教育，更要根据不同情况开展心理辅导和咨询工作。

高校心理咨询实现方式多种多样，有个别咨询、团体咨询、电话咨询、书信咨询等方式。其中，个别心理咨询（一对一的心理咨询）是最常见、最传统、也最有效的一种方式。文章中的心理咨询是指个别心理咨询，心理档案是指经过个别心理咨询的学生心理档案。随着大学生心理问题的增加，心理咨询学生的数量也逐年增加，随之带来的心理档案规范化管理建设也迫在眉睫。

一、高校心理咨询学生心理档案规范化管理建設的必要性

心理咨询是大学生心理素质教育的重要组成部分。高校心理咨询是面向大学生开展的心理咨询服务，目的在于帮助学生缓解心理压力，增强克服困难、承受挫折的能力，悦纳自己、善待他人等[1]81。2011年教育部颁发的《普通高等学校学生心理健康教育工作基本建设标准（试行）》中明确提出，高校应加强心理咨询制度建设，遵循心理咨询的伦理规范，保证心理咨询工作按规定有效运行，应加强心理咨询个案记录与档案管理工作，坚持保密原则，按规定严格管理心理咨询记录和有关档案材料。可以看出，对心理咨询学生的心理档案进行规范化管理非常必要。一方面，它将有利于学生的权益保障;另一方面，它也会对咨询师工作的开展和整个心理咨询中心机构的管理起到重要作用。

1.对于来访学生而言，心理档案规范化管理能从学生自主性和享受专业服务方面更好地保障学生的权益。

（1）心理档案规范化管理体现了大学生的自主性。心理咨询的一个重要原则是自愿，而非强迫。在这个自愿的原则下，学生自主地面对自己的问题，在心理咨询师的陪伴下，更好地解决心理困扰，并尝试更好地实现个人成长。心理咨询中心根据学生的主动求助建立档案，是学生自主性的表现，也是学生为自己负责任的体现，这在一定程度上从侧面更好地保障了学生的权益。

（2）心理档案规范化管理是学生享受有效专业服务的保障。目前，按照教育部要求，各高校每年必须按在校生人数给心理咨询中心配备相应的专项经费，各高校在校学生都享有免费心理咨询服务。学生心理档案规范化管理是大学生得到专业心理咨询服务的体现。心理档案记录等方面的规范，也可以看到学生是否得到了有效的专业服务。

2.对于咨询师而言，心理档案规范化管理可以从财务和临床需要方面保障咨询师的权益。

（1）心理档案规范化管理是咨询师有效工作的体现。对于大部分高校而言，高校心理咨询中心专职人员远远不够，大量的心理咨询需要靠外聘心理咨询师来完成。学生心理档案是有效衡量咨询师工作量的一个依据，对于外聘心理咨询师而言，更是财务统计的需要。这在财务方面保障了咨询师的权益[2]269。

（2）心理档案规范化管理是咨询师的临床需要。心理咨询师必须及时、准确地记录学生每次咨询的情况，这是基本的专业要求。心理咨询师对每次咨询做记录，有利于咨询师从来访学生的谈话中发现变化，对形成学生的个案概念化有着极大帮助，有利于咨询师下一步做好方案更好地干预及陪伴来访学生之后的咨询，同时也有利于咨询师提取一些自己无意识忘记的重要点，从记录中有一些新的发现，借助这些发现，帮助来访学生更好地成长。

3.对于心理咨询中心而言，心理档案规范化管理可以从管理和法律层面更好地保障心理咨询中心的权益。

（1）心理档案规范化管理可以提高心理咨询中心的管理水平。心理档案可以用来追踪来访者取得的进步[3]269。心理咨询中心如果没有适当的心理档案来表明学生的咨询量是否增加、心理治疗措施是否合适、学生在心理咨询过程中获得了专业有效的服务，那么学校有可能就会减少对心理咨询中心各项的投入，包括专业人员、场地设施和资金保障等方面。

（2）心理档案规范化管理可以从法律层面更好地保障心理咨询中心的权益。《中华人民共和国精神卫生法》第二十三条规定：“心理咨询人员不得从事心理治疗或者精神障碍的诊断、治疗。心理咨询人员发现接受咨询的人员可能患有精神障碍的，应当建议其到符合本法规定的医疗机构就诊。”第二十九条规定：“精神障碍的诊断应当由精神科执业医师作出。”[3]12，17心理咨询学生心理档案对于涉及道德、法律的任何事情都应该详细记录，这点非常重要。

二、高校心理咨询学生心理档案规范化管理建设的主要内容

高校心理咨询学生心理档案规范化管理建设的内容主要有三方面：明确心理咨询学生心理档案的基本内容，确定心理咨询学生心理档案的基本原则，清晰心理咨询学生心理档案的合理利用。如下图1：

1.明确心理咨询学生心理档案的基本内容是规范化管理建设的前提。高校心理咨询学生档案不仅仅是对心理咨询个案的咨询记录，其基本内容包括：学生预约心理咨询的档案记录、学生每次进行心理咨询的档案记录，以及咨询结束后的档案记录。

（1）学生预约心理咨询的档案记录。这部分档案要详细记录来访学生的个人信息（包括其所在的学院、学号、联系方式等）、具体预约时间、预约取消、调换咨询师、初访信息等资料。在预约咨询过程中，预约值班人员如发现学生有危机，应及时转介，同时在预约登记本上及时记录转介情况。对于预约取消，特别是连续个案的预约取消需要做简要记录。这些档案记录有利于心理咨询师更迅速地掌握来访学生的情况，为下一步的联结做好充分的准备;同时也有利于心理咨询中心根据预约情况做全校学生咨询的整体统计，进一步对不同群体开展针对性的教育。

（2）学生每次进行心理咨询的档案记录。学生每次进行心理咨询的档案记录就是咨询师每次对来访学生的咨询记录。每次咨询结束之后，咨询师需要拿出时间来做好咨询记录，一方面是记录下来访学生的成长历程;另一方面是咨询师反思咨询过程，思考咨询对策的过程。咨询记录可以分为逐字稿型和摘要型[4]45。咨询师自己留档的记录可以逐字记录，此种记录方式费时费力，然而对于咨询师的成长来说最具有好处，它也是寻求督导时的必备材料。提交心理咨询中心的记录一般为摘要记录。摘要记录是指简要记录下咨询过程中出现的要点，内容主要为来访学生的主诉，没有确切证据时，不要对来访学生的状况作出评价或者临床诊断。因为精神疾病的复杂性，高校心理咨询中心不能进行精神疾病诊断，心理咨询人员无权进行精神疾病诊断，但可以进行疑似自杀倾向和疑似精神疾病的初步评估及转介。

（3）学生心理咨询结束后的档案记录。学生心理咨询结束后的档案记录包括：个案心理咨询情况分类登记以及心理咨询效果反馈记录。心理咨询结束后，心理咨询师需要填写简单的个案心理咨询情况分类，便于心理咨询中心日后的统计管理。个案心理咨询情况分类登记表一般包括的内容有：姓名、性别、年级、主要问题、咨询师等。如下表1。

除此之外，學生心理咨询结束后的档案记录还包括心理咨询效果反馈记录。心理咨询中心一般在做完咨询的1—4周内对学生进行反馈回访。心理咨询效果反馈回访的内容主要涉及三部分：对咨询过程是否满意、对咨询师是否满意、对心理咨询中心的服务是否满意。

2.确定心理咨询学生心理档案的基本原则是规范化管理建设的基础。

（1）专人负责制原则。心理咨询的一个重要原则是保密，为了保护学生的隐私权，需要对心理咨询学生心理档案进行严格保密，心理档案的管理必须由专职老师来专门负责。如果因为管理不当而泄露学生隐私，那么就容易造成学生对心理咨询中心丧失信任，从而导致个人心理问题无法合理排解，抑或失去让学生更好地成长的机会。

（2）培训优先制原则。心理咨询学生心理档案主要包括之前提及三部分内容，每部分档案记录的主体是不同的，心理咨询中心要针对这些档案记录的不同主体进行专门的培训。

学生前来预约心理咨询的档案记录是由预约接待室的值班学生或值班老师来记录。这部分培训重点是：①如果来访学生现场预约，不要让预约的学生看到其他同学的预约资料;②对于预约同学的联系方式一定要登记好;③告知预约学生如果取消一定要提前告诉心理咨询中心;④对于连续个案预约取消一定要询问原因并记录，并告知相应的咨询师。

学生每次进行心理咨询的档案记录，是由咨询师来完成。这部分的培训是针对心理咨询师的，培训重点是：①对学校采用的标准化记录表进行说明。②强调咨询记录只采集会谈的内容，要避免只言片语、含糊不清、主观推断等，要尽量详细、具体。③记录来访学生的咨询进展情况非常重要，可加进治疗目标、干预措施等，同样要避免贴标签、主观推断等文字。④对于心理危机的干预过程一定要做好笔录。比如一个来访学生主诉他感到抑郁并有自杀倾向，这时最好记录下：如何给他做的自杀评估;是否与心理咨询中心上级督导师讨论过这个案例;是否对这个案例做了特殊处理，如转介医院、告知辅导员、签订珍爱生命协议等。

学生心理咨询结束后的档案记录，是由咨询师来填写。这部分培训的重点是对于来访学生问题分类的说明。心理咨询中心对表1中的11类问题要一一进行举例说明，确保心理咨询师在问题分类的理解上有更多的一致性。

3.清晰心理咨询学生心理档案的合理利用是规范化管理建设的保障。清晰心理咨询学生心理档案的合理利用是规范化管理建设的后盾保障。心理档案的管理和利用，必然会涉及不同档案主体的权益问题[5]34。心理咨询学生心理档案由于保密性，需要严格管理，但是也存在保密例外。同时，由于心理咨询中心还服务于学校，对于隐去学生信息的部分资料是可以加以利用的。

（1）明确心理咨询档案利用的局限性。学校心理咨询是指在学校这个特定的系统内所发生的心理咨询活动。学校不同于医院、军队、社会、企业、政府机构等组织，它有特定的目标、任务、原则。学校心理咨询师除了要服务学生外，同时还需要服务学校。为了最大限度地发挥功能，学校心理咨询中心需要广泛与其他机构进行合作，比如学校的医院系统、学校学工系统、学校心理学专业人员等。

为了实现最大程度地帮助学生全面发展，要确定心理咨询档案利用的局限性。对于咨询预约的档案记录和咨询结束后的档案记录，心理咨询中心除去学生姓名，可以给上级部门提供，包括每年中心预约学生各种人口统计学变量统计以及问题分类统计。例如年度年级咨询比例、男女比例、问题比例等等。这些档案资料的整理利用，是为了心理咨询中心更聚焦未来的服务方向，以及学校有关心理咨询中心整体的长远规划。而对于学生每次咨询的心理档案记录，除去保密例外的内容，其余要进行严格的保密。

（2）明確保密原则与保密例外。心理咨询要最大限度地促进来访学生的成长，保障其利益。与保护来访学生利益密切相关的一个重要问题就是保密。保密这一术语是指专业咨询关系中个人对于隐私的权利。丧失了来访者信任的咨询师和心理咨询中心，将会对治疗关系造成严重并且常常是不可挽回的损害。一般来讲，咨询师和心理咨询中心不可以随便泄露来访学生的资料，除非事先他们已得到来访学生的书面许可。心理咨询有保密的原则，但是也有保密例外。《中国心理学会临床与咨询心理学工作伦理守则》中提到保密原则的例外：①心理师发现寻求专业服务者有伤害自身或伤害他人的严重危险时。②寻求专业服务者有致命的传染性疾病等且可能危及他人时。③未成年人在受到性侵犯或虐待时。④法律规定需要披露时。在实际工作时，心理咨询师在帮助关系一开始就必须向学生解释保密的概念及其局限性。在涉及以上保密例外时，要文件记录下与信息资料使用者进行的任何接触。

三、高校心理咨询学生心理档案规范化管理建设的展望

1.加强对心理档案规范化管理建设重要性的认识。各高校应充分认识到心理咨询学生心理档案规范化管理的重要性，明确心理咨询学生心理档案的具体内容，进行心理咨询学生心理档案的合理利用，加强心理咨询学生心理档案规范化管理的专人负责制和培训优先制。在制定心理档案工作规范的同时，要加强对心理档案规范化管理的工作过程、工作效果的监督、检查及考核机制，从而提高整个高校心理咨询学生心理档案规范化管理建设的水平。

2.加强对心理档案规范化管理的信息化建设。当前，网络时代飞速发展，现代办公软件的使用导致电子文件数量急剧增加[6]71。高校心理咨询中心心理档案管理大部分还处于纸质化管理阶段，信息化建设还很薄弱，没有现成的经验借鉴。当前心理咨询档案系统中的信息是现有纸质档案的电子化，涵盖范围有限。原因主要有两个：一是高校心理档案信息化建设经费不足，硬件设施、技术手段落后于现代科技发展;二是网络时代信息获得的渠道更广，传播的速度更快，担心大学生心理档案信息的隐私保护得不到保障。事实上，现在越来越多的人借助于计算机进行记录，这一方面使记录更容易，但另一方面，电脑保存的资料确实比纸张记录的资料更容易被复制。这就需要电子档案资料和纸张记录资料一样，都须实行保密原则。

总之，高校应认识到心理咨询学生心理档案规范化管理建设的重要性，遵循心理咨询的伦理规范，加强心理咨询个案记录与档案管理工作，坚持保密原则，按规定严格管理心理咨询记录和有关档案材料，让高校心理咨询学生心理档案规范化管理的建设更好地服务于我们的来访学生、咨询师和心理咨询中心，更好地促进学生的个人成长。

参考文献

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[2]张建新，等.心理咨询师的问诊策略[M]. 北京：中国轻工业出版社， 2004.

[3] 法律出版社法规中心.中华人民共和国精神卫生法注释本[M].北京：法律出版社，2012.

[4] 岳晓东.心理咨询基本功技术[M]. 北京：清华大学出版社， 2015.

[5] 钱春霞.大学生心理档案伦理建设[J]. 档案与建设， 2017（9）.

[6] 翟瑶，刘娜.大数据时代档案工作面临的机遇与挑战[J]. 山西档案， 2017（1）.