事业单位档案管理信息化建设对策研究

刘敏

摘要：在科技的影响下，档案管理逐渐趋于智能化，在事业单位的档案管理中也毫不例外，在朝向信息化的道路上迅猛发展，但是究竟如何开展事业单位档案管理的信息化建设工作，还是一个有待思考的问题。就这一对策问题，本文结合事业单位档案信息化管理的特点及现状，来进行初步的探讨。

关键词：事业单位;档案管理;信息化;解决对策

在新时代，本着逐利的本性，各行各业都难逃信息化的诱惑，始终致力于更高、更快的经营效益和工作效率。事业单位也难逃科技带来的冲击力，事实上我国传统档案管理的信息化研究已经小有规模，而且就其研究成果的应用也小有成就。但这仅仅是自身比较的结果，若比较的对象转换为西方国家，我国相关方面的建设还有待完善。因此，我们要加快对事业单位档案管理信息化建设相关对策的研究步伐，争取早日探讨出使用高效的信息化管理方法。

一、事业单位档案管理信息化建设的基本特点

（一）资料保存具备永久性

传统化档案管理是使用纸作为储存媒介，但纸所具备的脆弱特质，决定了它在潮湿阴冷的环境，就会出现纸质发霉、黄化等现象，很容易导致重要的档案信息出现遗失，纵向来看就是难以实现档案的长期管理。而信息化档案管理将媒介转换为电子磁盘，随时随地实现信息备份，一方面大幅度缩减了储存的空间，另一方面也不会收到自然因素的影响，只要电子磁盘完好未受攻击，可以对相关资料进行永久保存。

（二）管理工作趋于便利化

由于传统化档案管理的资料量十分庞大，因此为了实现高效的查询及更长久的保存，往往设置了十分复杂的管理程序，查询时间较长，管理人员的工作强度也很大。信息化管理只需要简单的操作，即可通过关键词实现信息的查询，程序便捷，并且完全不用担心查询的过程会对其他档案信息的位置造成影响。

（三）管理方式发生根本性的革新

传统化档案管理的职能十分单一，即实现档案的储存和管理，而信息化档案管理由于媒介的变化，使得档案管理的职能不再局限于储存，还能进行信息的采集与管理，为建设事业单位也增添了一分力量。

二、我国事业单位档案管理信息化的现状

当下，我国事业单位档案信息化管理存在的主要问题是规划不明确、平台构建不完善以及数字化处理能力低下。尽管还存在着这么多的问题，但实践中部分事业单位仍然没有提起对档案管理的重视程度，导致信息化的构建频频受阻，不仅信息更新速度低下、利用频率也较小，而且也缺少具备相关技能的工作人员进行操作，导致信息化档案管理的作用未能得以发挥。

（一）信息更新速度缓慢

当下，我国虽然已经对职工档案构建起了完备的管理系统，但由于各地方对档案机关的忽视，导致信息化系统中的信息出现滞后，缺乏有效更新，进而造成事业单位难以实现人才优化管理的窘境。

（二）信息化档案管理平台不能得到有效利用

如前所述，事业单位引进信息化档案管理体系的目的在于解决人力及查询成本，确保资料查询的精准性和高效性。但就目前的情况来看，信息化档案管理平台的使用频次较低，事业单位普遍对其存在轻视心理，虽然进行了平台的构建，但并未进行有效利用。

（三）缺乏专业人员进行操作

实践中，进行信息化档案管理的工作人员缺乏基本的计算机操作技能，或者不能完全具备操作信息化档案管理平台的能力，不仅存在信息无法实现科学管理的情况，还会出现有查询需求，却不能实现的情况。

三、加强事业单位档案信息化管理的对策

从事业单位档案管理信息化建设的特点和优势来看，我国事业单位建设信息化的档案管理是十分有必要的。但是，就我国目前该领域的信息化水平来看，还远远不够。因此，必须要努力加强和推进我国事业单位的信息化档案管理。立足于事业单位档案管理的基本特点，我国事业单位推行档案信息化管理势在必行，但当前我国信息化档案建设的构建力度却远不达标，应当从以下几个方面加以改善：

（一）确保工作人员和网络技术人员的协作

信息化管理平台的正常运行，得益于日常管理人员和网络技术人员的共同协作，在管理人员保证录取信息的及时性的同时，网络技术人员也要做好系统后台的保障工作，二者协力合作，才能实现信息化档案管理平台的正常运行。

（二）加大对信息化档案管理平台的重视

档案管理看起来对单位的日常工作运行微不足道，但其实它发挥着巨大的作用，任何工作的信息、痕迹，包括人事调动都需要进行记录，时代的变迁要求我们不能再仅仅局限于传统的管理模式，事业单位可以开展相应的宣传工作，让大家了解信息化管理档案的重要性，从而保障工作的顺利展开。

（三）定期对档案管理人员进行专业培训

信息化的档案管理平台已经构建，相应的也要配备具有高水平操作能力的管理人员，对于已经习惯传统管理模式的工作人员，对其开展定期专业培训，确保科学的管理平台能够得到专业高效的利用。

四、结束语

在改革的背景下，信息化档案管理平台的建立将会对事业单位的长远发展发挥不可替代的作用，虽然构建过程缓慢而复杂，但仍要坚持对它的重视程度，争取早日实现事业单位档案管理的信息化。

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