扎实推进“四大建设”努力建成现代开放的数字档案室

王芳

摘 要：档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认識，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。中国特色社会主义进入新时代，档案工作要实现高质量发展，必须通过现代化管理实现由封闭向开放、由重保管向重利用的转变。要实现档案工作的现代化，信息化是必由之路，而数字档案室是实现档案信息化的最佳方案。本文对照高质量发展标准，立足企业现状，从保障、平台、核心和基础等四个方面阐述了数字档案室建设路径，并对下一阶段数字档案室的建设方向作了进一步的思考与谋划。

习近平同志在浙江工作期间考察浙江省档案局时曾指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案”。中国特色社会主义进入新时代，在全面建成小康社会和全面建设社会主义现代化国家的新征程中，档案工作具有“非常重要”的“基础性”地位，是不可缺少的。

在谋划和推动高质量发展的新阶段，档案管理工作如何转型升级，如何进一步发挥出重要的支撑作用，如何为领导决策和企业管理提供更高质量的档案服务，实现由封闭向开放，由重保管向重利用的现代化转变，必须加大以信息化为核心的档案管理现代化建设力度，数字档案室则是档案信息化的系统性、综合性解决最佳方案。

1 确定三个“什么”，充分认识数字档案室建设的基本内涵和重要意义

1.1 是什么——数字档案室是档案信息集成管理平台、是档案信息化的综合性解决方案。

《数字档案室建设指南》（国家档案局档发〔2014〕4号）明确定义：数字档案室是指机关在履行职能过程中，运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字化副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。档案资源“数字化”、档案实体“虚拟化”、档案管理“系统化”、信息传递“网络化”、档案利用“知识化”是数字档案室有别于传统档案室的显著特征。

数字档案室提出了符合企业档案信息化实际的基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统等需求，规范了应用系统设置和要求，明确了"存量数字化、增量电子化、利用网络化"的工作战略，涉及20多项标准、规范，涉及电子文件管理的不同侧面、涵盖各个门类的数字档案资源，是企业档案信息化的系统性、综合性解决方案。

1.2 为什么——建设数字档案室是为了实现档案工作转型升级。

习近平同志在考察浙江省档案局时曾指出：档案工作要由封闭向开放、由重保管向重服务转变。数字档案室是传统档案室的升级版，是新形势下承载档案工作的主要体现形式，实现档案信息化建设全面提速的必然要求。通过建设数字档案室，档案工作的管理范围从纸质档案扩展为各种不同载体和记录形式的档案，管理对象从档案转变为信息，管理层次从目录管理升级为全文管理，档案工作人员从档案保管员成为档案信息管理师，变手工劳动者为规则的制订者和监督，变被动的档案提供者为主动的智库和参谋。借助信息化的力量，档案管理工作的效率、服务水平进一步提高，档案的优势创造性发挥出来，档案工作实现转型升级。

1.3 成什么——数字档案室成为企业资源管理利用中心。

数字档案室以履行档案信息资源管理职能、满足信息需求为首要目标，而传统档案室以有利于企业历史资料的积累、完整历史资料为工作中心。数字档案室通过整合文书类、声像类、科技和专业类电子文件，以及纸质档案、缩微胶片、传统录音录像档案数字化副本等企业各类档案信息资源，形成传承有序、门类完整、内容全面的信息资源中心。在此基础上，紧紧把握企业发展和社会需求，加强信息资源的有效管理、深层开发和充分利用，为企业和社会发展提供可靠的档案信息服务，真正建立起服务企业发展大局、服务社会公众需要的档案利用体系。

2抓实四大“建设”，统筹推进数字档案室建设。

《数字档案室建设指南》指出：“数字档案室建设是一项系统工程，包括基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设、保障体系建设”，需要档案部门、信息部门、业务部门和保密部门共同参与实施。”“基础设施、应用系统、数字档案资源、保障体系”这四大建设是一个有机整体，其中基础设施建设是基石、应用系统建设是平台，数字档案资源建设是核心、保障体系建设是关键。

数字档案室建设的基本思路是：坚持创新、协调、绿色、开放、共享的发展理念，以《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》《数字档案室建设指南》等为指引，按照“资源为先、标准规范、整体推进、确保安全”的原则，坚持走向开放、走向现代化、走向依法管理的正确导向，强化组织领导，坚持统筹推进，不断巩固基础设施，强化数字资源建设，发挥应用系统功能，健全保障体系与安全管理，实现档案工作转型升级。

2.1 统筹推进，建立健全数字档案室建设保障体系

健全的保障体系是数字档案室得以顺利建设并不断完善提高并发挥作用的机制保障。

一是加强领导，为数字档案室建设提供坚强的组织保障。

为加强对档案信息化工作的组织领导，必须要建立健全相应的组织机构和工作机制。成立档案信息化建设领导小组，强化档案工作“三纳入”、“四参加”的工作措施，将数字档案室建设纳入年度工作目标同部署、同检查、同考核。档案、信息、业务等部门加强沟通联系，档案部门在业务系统建设时充分参与，协助信息部门提出满足电子文件和电子档案管理的功能要求。进一步明确专兼职档案人员的信息化工作职责，将职责明确到人。

二是完善制度，为数字档案室建设提供规范的制度保障。

制度建设与执行是数字档案室成功建设并可持续发展的重要保障，必须将完善管理制度体系作为主线贯穿于数字档案室建设的始终。要制订完善包括《电子文件归档和电子档案管理办法》《档案数据管理维护制度》《电子档案移交制度》《电子档案利用制度》《电子档案鉴定制度》《档案数据安全保密制度》《电子档案安全保管规范》等一系列规章制度，做到有章可循，责任明确、任务清晰、操作易行，为档案管理工作规范化、科学化提供必要的制度保障。