试论电子文件档案管理与传统档案管理

李媛媛

摘要：传统档案管理由于受到信息技术以及电子技术的影响，其在管理效率或者管理成本上都存在一定的缺陷。电子档案管理方式的出现成为了传统档案管理的重要补充，对于提高档案管理效率和降低档案管理成本起到了重要的推动作用。 本文主要探究了电子档案管理与传统管理的相同点和区别，以供参考。

关键词：电子档案;传统档案;相同点;区别

一、档案管理方式的概述

一般档案管理采用的方式是对纸质资料进行保存，不但方式多样而且纸质版的资料具有一定的保存价值。而电子档案的管理模式主要的是利用计算机中的存贮介质进行保存，其主要的表现形式就是各种电子图书和电子文件等等。区别于传统的纸质保存方法，电子档案不但可以对档案进行长期保存，而且还可以对档案进行迅速的传送，处理比较方便。随着信息化以及多元化的主题发展模式不断的显现，人们对档案的管理有了更高的要求，而且需要及时的对档案进行传送和处理，而传统的管理方式却满足不了这种日益增加的需求。但是不可否认的是传统的管理方法能够延续至今一定有其特定的原因，也体现着它的不可替代性。但是，电子档案管理方式简单高效，能够同现代的经济发展相接轨。因此，电子档案的管理模式必将会成为未来管理的一种潮流和发展趋势。

二、电子档案管理与传统管理的相同点

1、两者的管理基础相同

进行电子档案管理的时候需要利用传统的管理方法，电子管理就是将传统的信息转化为电子信息进行保存，而分类的方式以及资源的搜寻方法都与传统管理方法类似，可以说电子的管理是传统管理方法的延伸和完善。现在的电子管理方法就是依靠人力将需要的资源进行手动录入，在收集和传输以后在进行分类归档。在操作过程中，需要利用传统的分类模式对资源进行分类，进而对分好类的资源进行电子归档。另外，无论是电子档案管理方法还是传统档案管理方法都需要科学的管理模式以及细心的管理人员，都需要利用人力进行資源的分类和存储。因此，科学的管理方法对两者的管理都有着十分重要的作用，如果管理人员不够细心，在工作的过程中出现了差错，那么这两种管理方法都会受到影响。

2、两者的管理原则基本相同

无论是电子管理和是其他管理模式都要依靠传统的档案管理原则进行管理，两者的管理都采用相同的技术条件实现对档案信息的整合，然后不断的对管理方式方法进行改革和创新，寻找到满足实际发展的管理方法，也就是满足人们不断追求的高效率和方便快捷的管理方法。虽然利用电子技术和传统方法对于档案的管理两者各有利弊，但是它们之间的管理方法和原则本质是一致的，只不过电子管理模式的应用和发展更适应时代的潮流，能更好地满足人们的各种需求，同时电子管理方法也进一步延伸和拓展了传统管理方法的社会服务功能。

3、电子档案管理是传统档案管理的延伸

电子档案管理最重要的一个优点就是占用的体积小，能够存储很大的资源，这样人们就可以高效的对档案信息进行查阅，从而可以实现档案信息的高效利用。在进行档案搜索的过程中，可以根据整理好的文件信息在计算机上进行搜索，找到实际归档资料的存放位置后再提取实际归档资料进行利用。因此，利用电子档案的管理方法可以有效地实现对传统管理方法的延伸，不但使用人员寻找方便，而且还可以提高管理人员的管理效率。电子档案的使用对于管理者来说是一种现代和传统方法的结合，是未来主要的应用潮流。

三、电子档案管理和传统档案管理的区别

1、档案鉴别整理

传统的档案在归档之前就需要对档案的价值进行鉴别，在鉴别的过程中要采取逐页鉴别的方式，对每一份档案文件的价值和保管期限进行审核，档案的保管期限应该和档案的价值相适应，不能够虚报使用年限，在档案归档之后还要对档案进行鉴别，这个环节就是复核，这就是传统档案鉴别方式，这种方式的工作量庞大而且复杂的，对档案工作有不利的影响。电子档案的鉴别方式是系统进行自动识别，系统会从内容和技术两个方面进行分析，要对档案的可读性和适用范围进行分析，这两个方面会直接对档案的价值产生影响。另外，还可以对文件是否存在病毒进行分析，这样就能够分析是否有人通过电脑病毒来窃取文件，这一鉴别方式是非常快捷的，可以提高档案鉴别的效率，但是档案鉴别的质量不如传统档案鉴别的好。

2、档案收集和归档

传统档案管理是人工对档案进行分类和整理的，通过档案管理人员将档案按照具体的种类、来源、类型等进行分类整理，档案文件一般按照行政类文件和科技类文件进行整理的，但是在整理的时间上是有着严格的区分的，如果是行政类文件，归档就要在第二年的上半年进行，如果是科技类文件，可以随时进行归档处理，这就是传统档案基本的归档模式，这种收集和归档模式在档案整理的初期是非常简单的，但是在后期档案整理的过程中，随着档案数量的增加，就会导致档案工作量增加，对档案的整理是非常不利的，增加了工作量。电子档案在初期收集和整理的时候需要对档案编号和分类标注，将电子档案信息都标注到计算机上，在标注之后就要将档案传输到上级管理部门，上级管理部门会对档案进行存储，这就是电子档案的收集和归档方式，虽然在前期的时候有很大的工作量，但是在后期只需要输入相关的标注就可以得到相关的档案，这仅仅是几秒钟的事情，对后期档案工作是非常有利的，使用计算机进行存储，让档案的保存更加安全。

3、档案保存和查询

电子档案的保存主要是以电子文件为主要载体，虽然保存较方便，但是利用电子文件的方式很容易发生老化以及变质的现象，一旦发生这些状况就会造成档案的可读性受到一定的影响。目前防止出现以上问题的主要措施就是应用安全备份等方式，并且联合形成专门的文件管理部门，转换文件的格式，将文件的格式统一转换后进行存储。而传统档案管理存储只需要保持纸质的完整性，令其不受破损即可，但是对于保护环境却提出了较高的要求。所以，传统档案管理对于档案的保存更具有困难性。另外，对于电子档案的查询，需要一定的条件，只有满足条件方可进行正常的查询。

四、结束语

综上所述，电子档案管理成为了一种新的档案管理形式，对于提高档案管理效率和降低档案管理的成本具有重要作用。要想提高档案管理的有效性，就应当把握传统档案管理与电子档案管理的优势，根据实际需要合理地选择档案管理方式，实现传统档案管理与电子档案管理的融合。

参考文献

[1]苏杰.信息化背景下的传统档案和电子档案的交互作用[J].求知导刊，2016（10）.

[2]乔芳.论电子档案与传统档案管理的共性与异性[J].湖北函授大学学报，2017（14）.