企业人力资源外包的风险防范和措施

肖祥国，宋英姿

(苏州经贸职业技术学院，江苏 苏州 215009)

0 引言

人力资源外包指的是企业为了降低人力成本，实现效率最大化，将人力资源事务中非核心部分的工作全部或部分委托人才服务专业机构管(办)理。

一般情况下，人力资源外包包括人事服务外包、人力(劳务)外包和人力资源专业管理外包。在国内，众多企业也正在经历由传统的人事管理向现代人力资源管理转变的过程，在这个过程中，将人力资源的部分业务外包，也成为了很多企业的选择。选择人力资源外包，不但可以利用服务机构的专业优势在较短时期内提高企业内部人力资源管理水平，更重要的是可以提高管理效率，降低管理成本，使企业专注于自己的核心业务。

1 人力资源服务外包现状

对于国内多数企业来讲，外包还是一个新生事物，特别是目前国内缺乏针对外包服务质量及价格的规范和标准，服务机构水平良莠不齐，在这种情况下，如何规避在外包项目实施前、中、后可能产生的各种风险，保证人力资源外包项目实施的效果，就成为任何正在进行或有计划进行人力资源外包的企业都必须深入思考的一个问题。

2 人力资源服务外包风险

人力资源外包风险大体可以分为两个类型。

1)一类是外包项目的效果。企业投入了人力、物力、时间，如果不能够达到预期的效果，不但会造成资源的浪费，更重要的是可能因为错过时机丧失获取竞争优势的机会。国内市场上人力资源外包服务商的数目众多，由于行业进入门坎低，人力资源管理咨询公司、猎头公司等如雨后春笋般涌现。但是这些机构的水平参差不齐，既有世界顶级服务提供商也有1个人1台电脑的独立顾问，由于行业存在信息不对称，企业很难对服务商的背景、资质准确了解，而真实的水平往往在过程中才能被准确评估。人力资源外包服务的质量和效果与服务提供商的优劣有直接关系，因此服务商选择的决策风险不可忽视。笔者在一个客户企业曾经听到过这样的失败案例:该公司在进行人力资源薪酬、考核方案设计外包时，选择了当地号称最有实力的人力资源管理咨询公司。但是在项目还未有任何成果时项目组突然解散，企业不得不重新选择咨询公司。后来了解到该咨询公司的实际资质与对外宣传极不相符，对方进驻的3名顾问中有2名是刚刚招聘的毕业生，其中1名离职后公司再无人员补充进来，项目经理自身的业务素质又不足无法继续项目，造成项目失败。

2)另一类风险是在外包项目过程中可能引发的对企业经营的负面影响，如造成企业自身人力资源管理能力薄弱，以及企业信息外泄等。信息安全企业在外包合作过程中必须向服务商披露大量信息，例如企业战略、经营方案、经营指标、人员结构、人力资源管理现状，特别是在一些项目中，如人力资源规划等，也往往会涉及到人力资源以外的如市场、技术等方面的信息。虽然目前国内的服务机构在合作时都会与企业签订保密协议，提供了一定程度的信息安全保障，但是由于在我国尚无完善的法律法规去规范外包行业的运作，一些运作不规范的外包商有可能泄露企业经营管理方面的机密信息，特别是如果出现外包商因经营不善而倒闭，那么企业的合法权益将得不到保护。如何在保证服务商为外包服务的顺利开展获得足够企业信息的同时，保护企业信息安全也是外包的过程中必须妥善处理的问题。

3 防范人力资源服务外包的风险措施

1)做好人力定位。随着人力资源外包的不断普及发展，人力资源职能外包的范围越来越大，但企业内部人力资源管理者的责权是否会逐渐被削弱而最终使人力资源部失去存在的意义，这种人力资源管理者自身的潜在风险实际上也会给企业带来风险，即原有的人力资源部门在定位模糊的情况下很容易产生人员流失。由此可见，人力资源外包决不简单是将一些职能“扔”给服务机构而高枕无忧，在外包的决策、实施各个环节中，都有可能发生对外包项目本身，对企业人力资源管理乃至对于整个企业经营造成消极影响的风险因素，企业不但需要识别这些因素，而且需要制定详细可行的应对方案，这就要求在外包项目的整个过程中，企业内部的参与者，包括高层管理者、项目负责人、人力资源部门等各方承担起相应的职责。

2)企业要选择适合的服务外包内容。企业必须明确人力资源管理职能中，哪些是可以外包，而哪些是不适于外包而必须限制在企业内部进行的。这就涉及到对外包的定位问题:人力资源外包一个很重要的作用就是使企业的人力资源管理人员从日常琐碎工作中解放出来，释放更多的时间和精力来从事战略性的工作。试图把人力资源的所有职能，特别是战略性职能全部外包是不现实的，尚且不谈成本问题，这样一是会增大重要经营信息泄露的风险，二是会使人力资源部门陷入无事可做的窘境。理性的做法应当是将事务性的工作，如工资发放、档案管理等外包出去，而将人力资源管理人员的精力更多地投入到具有战略意义的核心职能，如人力资源战略制定、人力资源规划等工作中，即规避了风险，又无形中提升了人力资源部门的地位，减少了人力资源管理人员在外包过程中的危机感。

另外，外包内容应当根据企业自身的实际情况进行选择，如企业自身在规模、性质、文化、制度等方面确实没有对一些职能进行外包的可能和必要，切忌迷信或者跟风，应当从企业实际出发，选择最适宜、最有效果的内容进行外包。

3)完善外包前企业内部相关工作。在进行外包之前，特别是如薪酬考核方案、人力资源制度设计等要求人力资源管理变革的外包项目之前，企业应当做好几方面的准备:首先，应当做好对员工的宣贯工作，营造变革的气氛，保证服务实施的效果；其次要在内部管理流程方面进行优化，为外包服务的实施搭建顺畅的通道。这就要求企业高层管理人员在进行外包的决策之后，做好内部的功课，完善内部管理，转变人员思想观念，从领导者的层面保障服务的顺利实施。

4)合理选择服务商。对服务商的选择，除了价格外，应当从公司实力、客户群体、专业背景、客户口碑等方面综合了解，针对所要进行外包的内容，选择专业可靠的服务商。特别是客户口碑，作为在传统的信息渠道的补充非常有帮助:通过曾与服务商合作过的客户的反映，可以更加客观地了解该服务商的水平资质。企业的项目负责人(通常是人力资源部专人负责)必须在服务机构调研、选择时考虑周全，尽量选择实力雄厚、公司历史较长、有丰富的本行业企业服务经验、在合作的内容上具有专长、以及客户评价良好的服务商。

在与服务商签订合同时，也要特别注意考虑来自服务商方面的风险问题，在外包项目预期效果、阶段考核、信息安全、损失赔偿等方面的条款应当明确详细。

5)做到过程参与监控。明确人力资源部门在外包过程中的职责和定位，保证过程的参与和监控。

虽然外包可以把人力资源部门从日常事务中解放出来，但是企业人力资源管理人员在外包过程中的参与和监控也决不可以忽视。不断地参与可以保持和提升企业自身的人力资源管理能力，使人力资源管理者从外部专业机构的交流中提高自身的业务水平，避免人力资源职能的边缘化，同时更好地行使其战略方面的职责，而且这种学习的机会也可以提高人力资源部门员工满意度，减少人员流失。更重要的是，作为与外包服务机构接触最为密切频繁的部门，人力资源要承担起对服务的监控和评估职能。要建立起服务商的评估机制，在过程中不断地进行评审、反馈和沟通；同时由于大多数信息资料都是由人力资源部披露给服务商，在信息安全的保障方面，人力资源部门应当与相关部门进行协作，建立起文件管理和信息安全保障机制，避免机密信息的外泄。

4 结语

人力资源外包本质上虽然是把繁琐复杂的工作交给服务机构处理，从某种程度上减轻了企业管理者及人力资源部门的负担，但是要保证服务的效果并且规避服务过程中的风险，需要进行充分的计划、准备工作，并且要求企业管理者、人力资源部门及全体员工在外包的前、中、后期承担起相应的责任。当然，随着人力资源外包服务行业在国内的发展，规范程度的提高和企业对外包服务的理解认识不断加深，文中提到的一些风险将会随之减弱，企业应对风险的能力也会逐渐加强，人力资源外包服务的积极效用将会进一步显现。