应用信息技术提升电网企业办公室精益管理水平

2020-03-03于艇

经济师 2020年3期

●于艇

电力行业是应用信息技术较早且较有深度的行业之一，目前信息化技术在电力生产、营销、基建等领域发挥了至关重要的作用，但行政办公业务与信息化的融合还有较大的提升空间。近年来，云计算、大数据、物联网、移动应用、人工智能等新一代网络信息技术加速推广应用，为提升电网企业办公室工作精益管理水平提供了技术支撑和解决方案。通过应用信息技术，可以大幅提升会议管理、督办管理、车辆管理、考勤和访客管理、办公资产管理等工作的精益管理水平，从而提高办公室工作的质量和效率。

一、信息技术在电网企业办公室精益管理中的应用方向

（一）建设智能会议室提升会议管理精益水平

1.传统模式。目前，电网企业使用的会议室多为传统多媒体会议室，在会前、会中、会后各环节均存在工作效率不高的情况。一是对会议组织者而言，会前需打印装订大量的纸质会议资料，工作繁琐费时且造成资源浪费；会后整理会议纪要时需回听会议录音，费时费力。二是对会议参与者而言，会前需集中排队签到，影响会议体验且容易出现会后字迹难以辨认的情况；会中查询资料时，需从大量纸质文档中寻找，容易分散注意力。

2.信息化解决方案。基于日趋成熟的人脸识别、语音识别等人工智能技术，打造智能会议室，可大幅提升工作效率，提升电网企业会议管理精益水平。一是应用无纸化会议系统，通过桌面终端实现坐席设置、文件共享、手写批注、投票表决等功能，与传统会议模式相比，不仅绿色节能，更具有减少工作量、及时纠错、快速统计等特性，能够有效提高会议效率和质量。二是应用人脸识别签到系统，采用人脸识别方式和在线匹配，实现自动签到。三是应用语音辨识与转化系统，可实现会场发言的实时记录、文字转化、智能排版、自动形成会议记录。四是应用智能环境控制系统，实现智能会议室灯光、温度、窗帘、新风等系统的智能调节，减少浪费。

（二）应用移动应用技术提升督办管理精益水平

1.传统模式。当前，电网企业基本通过建立督办信息系统，实现了桌面电脑端的督办管理信息化，与传统的发文、邮件、填报表格等方式相比，大幅提升了督办工作的规范化水平和效率，但受限于桌面电脑的使用环境要求，仍存在较大的改善空间。一是提醒不够及时，仍存在“人找事”的现象，因提醒不到位引起的工作停滞时有发生。二是当督办工作的参与人员出差或外出时，无法及时登录电脑处理督办工单，事后容易遗忘督办事项。三是线下催办的沟通成本较高。四是统计不够直观，无法满足多样化需求。

2.信息化解决方案。应用移动应用技术，打造掌上督办APP，与传统督办信息系统打通，可进一步提升督办工作的即时性、便捷性，从而提升督办管理效率。一是实现即录即查，新增督办任务将第一时间推送到相关责任人的手机端，通过“事找人”避免督办任务流转滞后。二是实现及时提醒和预警，工作下达、预警、超期、催办等消息将通过APP、短信等形式即时推送。三是实现一键催办，领导关心的重点任务可随时对任务相关人员进行提醒催促。四是实现高效统计和手机端展示，通过不同关键字筛选，提供高效丰富的统计和分析功能，在手机端以表格、条状图、柱形图、饼图、对比图等多样化的形式进行展示和考核排名，一目了然。

（三）应用移动互联网和车联网技术提升车辆管理精益水平

1.传统模式。目前，电网企业普遍建立了车辆管理系统，员工可以在系统上提交用车申请单，经审批通过后使用公务车辆，但与当前社会上应用广泛的网约车平台对比，在便捷性、使用体验等方面存在较大差距，管理成本也处于高位。一是员工提出用车申请、车辆调度员审批均需在信息系统中完成操作，即时性较低，工单提交后往往还需线下沟通提醒，沟通成本较高。二是调度管理智能化水平较低，无法按照用车时间和线路合理拼车，资源使用效率亟待提升。三是用车形式单一，未通过市场化手段有效利用社会车辆资源，用车高峰时段车辆资源紧张，无法及时满足用车需求；用车低谷时段车辆出现闲置，车辆维修保养成本较高。

2.信息化解决方案。应用移动互联及车联网技术，建设车辆管理APP，打破传统管理方式，面向领导员工、车辆调度员、司机实现“掌上订车、掌上派车、掌上用车”，使用车申请简单化，调度管理智能化，车辆管理精细化。一是实现车辆调度员掌上审批和派车，即使车辆调度员离开办公室，也可以实现移动端审批，切实提升用车申请单审批效率。同时，审批结果、乘车信息可实时推送至申请人的手机，将有效减少人工工作量、提升员工用车体验。二是实现员工掌上订车、拼车，可大幅提升订车效率，有效整合车辆资源，减少浪费。同时，可对驾驶员进行评价，有助于对驾驶员驾驶技术、服务态度等方面的全方位管理。三是可以通过平台接口引入网约车服务，当车辆安排紧张时，合理利用社会车辆资源解决员工市内短途公务出行需求，有助于降低维护成本，提升车辆资产运营效率，甚至逐步减少公务用车配置数量。

（四）应用人脸识别和移动应用技术提升考勤和访客管理精益水平

1.传统模式。考勤管理方面，电力企业传统的考勤主要有刷卡考勤和指纹考勤两种模式。一是刷卡考勤，他人代替刷卡考勤现象严重，还经常出现考勤卡丢失情况，考勤成本较高。二是指纹打卡，指纹采集需要花费大量的人力物力，遇到上班高峰期时常出现排队打指纹的情况，不仅容易造成混乱，还经常出现因排队而“迟到”的状况。访客管理方面，多以保安、前台人员登记，电话确认等方式为主，不仅增加了沟通成本，也影响了访客体验。

2.信息化解决方案。考勤管理方面，应用谷歌tensorflow 人工智能学习系统+ 图像识别算法搭建图像识别模块，只需10分钟左右的训练周期，即可实现准确率达90%以上的精准人脸识别，并可持续不断训练及优化模型，提高识别准确度。后台批量导入员工免冠照片即可实现头像采集，不需组织图像采集。同时，员工路过摄像头即可完成签到，无需排队，且无法作弊，考勤高效准确。访客管理方面，打造访客APP 和前台触摸机，可大幅提升访客管理的精益化水平。外来访客可通过移动端APP 软件提前网上预约，登记相关访问信息，系统审核通过后发送确认信息。访客可在公司前台触摸机自助打印二维码作为进出凭证，通过控制通道闸机及电梯到达指定楼层。既可以减少沟通成本，又能够有效提升访客体验。

（五）应用物联网技术提升办公资产管理精益水平

1.传统模式。目前，电网企业基本将办公资产纳入资产管理系统进行信息化管理，对于属于固定资产的办公资产，通过在系统中建立办公资产台账、粘贴资产卡片、定期盘点等方式，努力提升“账、卡、物”一致性。但在资产卡片方面，仍存在突出问题：一是多使用普通纸质标签或一维条码，一次性使用，不可重复利用，维护成本高且不够节能环保；标签易破损脏污，数据容易丢失；需要人工使用纸笔或光学采集设备近距离扫描，耗时费力；不支持批量盘点，效率和准确率不高。二是由于打印机等办公设备容易搬动，掌握设备编码却无法找到具体办公设备的情况时有发生。

2.信息化解决方案。应用RFID（无线射频识别）物联网技术，将办公资产上的普通纸质标签升级为电子标签，可有效提升电网企业办公资产管理精益水平。一是RFID 标签自带储存区，支持数据反复读写，可重复使用。二是标签不易破损，数据能可靠保存50年不丢失。三是支持远距离无线式数据采集，使用安全。四是支持批量读取，盘点效率更高、更准确，且盘点结果可以与资产管理信息系统实时同步，大量节省人力物力，有利于实现日常化盘点。五是通过RFID 定位电子标签，可以实现室内办公设备精准定位及定时数据上报，便于办公设备的精准管理。