浅析自然资源档案管理信息化建设的现状、问题及应对策略

●张 晔

随着现代社会经济和互联网信息技术的快速发展，作为省级自然资源厅的直属事业单位，平时担负着所辖域内自然资源档案信息材料的集中管理和社会化服务工作。伴随着新时代科技信息的发展，省级自然资源厅直属部门的地质资料馆和土地档案馆，在现代档案管理的信息化建设方面，将面临着前所未有的发展机遇和挑战。

一、当前自然资源档案管理信息化建设的现状

在平时工作中，单位领导往往把主要精力投入到自然资源整体信息化综合业务的流程办理和实际操作平台的运用上，而忽视了对自然资源档案管理的信息化建设。用于档案信息技术设备投入的资金十分有限，人员编制岗位设置偏少，新购置的设备数量有限，资金投入不足，不能满足当前开放档案对社会查询及利用的需求。

目前，作为自然资源信息管理部门，虽然在档案信息化网络系统建设方面投入了部分资金，也购买了一些计算机、大型的扫描仪、绘图仪等设备，但在软件的信息化运用和管理方面，不能及时有效地对地质资料馆和土地档案馆所藏档案材料的信息化进行同步衔接，存在着对新设备信息化系统操作、技术运用不够娴熟，纸质档案材料转化为电子档案的信息化流程及各个环节要加强制度保障和技能培训，大部分自然资源信息档案管理部门基本上还是依靠传统的人工手工检索或查询，档案工作岗位人员编制有限，档案工作者平时的工作量很大，档案利用效果明显降低，传统的思维观念和档案管理服务模式与现代社会对档案管理信息化、规范化、制度化的要求不相适应，这就需要进一步加快档案管理信息化建设的步伐。

二、充分认识自然资源档案管理信息化建设的重要意义

随着社会发展的不断深入，档案信息化发展为社会的稳定发展提供了丰富的社会资源，自然资源档案信息得到了社会的许多部门和广大群众的广泛利用，其档案信息在解决土地纠纷、土地产权纠纷和维护土地合法权益等方面，为社会的稳定发挥着非常重要的基石作用。

三、自然资源档案管理信息化建设方面存在的主要问题

（一）自然资源档案信息数据共享平台的搭建比较滞后，档案利用效率低

长期以来，由于受过去传统观念思想的影响，档案部门总认为只有管好守好档案不出事就行，未能真正地将档案变成一种流动的信息源，在档案的信息数据共享平台建设方面存在诸多为难情绪和疑虑：一是部门领导重业务办理轻档案管理的思想比较严重；二是档案信息化建设缺乏足够的资金支持，设备陈旧更新速度慢；三是档案管理人员对档案信息化软件操作不熟悉；四是档案的信息化数据共享平台建设需要多个部门的参与合作，协调困难。

档案信息化数据共享平台的搭建是一项庞大的信息系统工程，要涉及到多个部门的通力协作，关键环节是要依托政府网络信息平台技术为支撑。作为记录自然资源信息的部门，在对地质资料馆和土地档案馆的纸质档案管理中耗费了大量的人力、物力和财力，档案查找效率很低，与现代信息社会的快速发展很不相适应，馆藏档案数字化和新接收的档案转换为数据库已成为摆在我们面前的现实问题，社会对档案的信息需求得不到及时的满足。

（二）档案信息化管理制度不够完善，没有健全长效的管理机制

档案信息来源于日常的行政，当前档案工作还是以传统的管理模式为主，信息化建设起步晚，档案工作还没有形成统一的信息化管理体系。档案信息化管理的思想观念，日常档案信息管理制度以及安全防泄密制度还不够完善，没有形成完整的档案信息化管理制度体系，没有健全长效的自然资源档案信息管理机制，缺乏科学管档、依法治档的理念。正是由于档案管理制度的缺失和漏洞，在自然资源档案的信息利用过程中，难免给自然资源档案网络信息安全与保密工作造成重大隐患，必须靠科学完善的档案管理制度体系来做好预防工作和事先堵塞漏洞，杜绝由自然资源档案信息给国家安全带来危害与损失。

（三）自然资源档案管理信息化起步晚，档案信息查阅利用模式落后

很多时候，自然资源部门在自然资源信息化建设的工作重点放在了日常窗口的业务办理和信息技术的操作方面。虽然部门有了自己的计算机网络技术工作人员，但是，工作人员把大部分的时间用在了前期档案业务在窗口办理和服务之中，而轻视了后期形成的大量的档案材料的准确及时归档，工作质量标准降低。档案管理工作人员编制少，现有管理人员业务不够精，敬业奉献意识有待加强，大部分时间和精力就用在了人工查阅、翻阅档案上。单位每年要形成大量的档案材料，档案工作人员在现行工作量压力极大的情况下，新的档案不断地形成，其增长速度很快，造成大量的自然资源档案材料常年积压，当年的任务不能及时完成，纸质档案文件归档完毕不能很快地转为电子文件，传统的档案业务管理水平很难适应现代的技术网络电子档案。

由于日常单位工作形成的大量的矿产及土地档案材料不能及时地整理到位，特别是在自然资源档案管理信息化建设方面比其他单位起步晚，方法滞后，纸质档案材料实体占用了大量的资料馆和档案馆空间，造成档案资料积压，材料统计不完整，给全面档案信息化建设工作带来被动落后的局面。特别是在档案信息的查询和利用方面，查询困难，在搜索和检索等方面存在严重的缺陷，查询内容不全面，传统的档案利用模式很难适应现代社会的需求。

四、自然资源档案管理信息化建设中应采取的对策

（一）搭建档案信息共享平台，创新服务模式

依托政府信息平台，根据自然资源部门档案信息资源共享的实际情况，与社会各方面的需求相结合，严格按照档案统一领导、分级管理的原则，逐步搭建起省自治区、盟市、旗县三级综合信息共享平台，进行科学的分类管理，把适合当前开放的非涉密自然资源信息档案，建成共享信息平台数据并有效存储，可统一上传共享平台公共数据库由平台统一存储管理，共享部门提供在线档案目录的检索及查阅利用，信息平台建立统一的目录检索体系，线上提供目录及查询检索。对涉密档案等要加强安全管理，严格执行国家保密工作的有关标准规定，提升档案服务的综合能力，在加快部门信息化建设的同时，档案信息化建设的步伐要加快，纸质档案向电子文件转变，真正实现档案信息化建设，充分利用档案的信息资源，适应档案部门管理信息发展的要求，满足社会对档案利用的需求，抓出成效，补齐短板，使所辖区内的自然资源档案部门之间的档案资源信息能充分利用，互利互通，稳步推进，提升服务水平，变被动服务为主动服务，提高矿产信息资源的利用效率和咨询程度，尽可能地扩大开放无涉密的档案材料。必要时，在所属部门的全程监督下，非涉密纸质馆藏资料的档案信息化、数字化工作可委托第三方试行完成，按照双方签订的合同协议内容，各自履行责任，平时做好信息的维护和防护管理工作，向社会提供更多的有利用价值的档案信息需求，向社会提供满意的档案查询、借阅和利用服务，提升档案的服务质量和服务水平。

（二）建立健全自然资源档案管理信息化制度的长效机制

依法治档，严格履行管理职责，制定完善的档案管理制度。根据国家档案局、省（自治区）档案局（馆）的有关档案法律法规，充分依据《地质材料管理条例》和《涉密地质档案材料管理细则》的有关规定，进行整理、编目、归档，定期对库存的各种材料进行使用安全检查，严格落实档案的管理的“八防”要求，加快做好档案信息化技术的安全保密工作，在信息资源勘查基础上，加大和维护数据信息的原创性，把好档案资源信息的入口关，严格授权，建立健全自然资源信息档案管理的安全保密制度，努力做好档案材料的收集、整理、鉴定等各项工作。软件使用之前要进行国家安全部门的检查和验收，电子档案信息形成过程中防控的安全保密防护措施要适时跟踪，电子档案形成后重点要做好各种防控泄密措施，做好自然资源涉密档案材料的安全保密管理工作。

建立网上档案实名制注册查询或单位诚信账号注册制档案查询制度，自然资源的档案管理部门根据所提供申请身份信息的真实性、合法性进行有效身份甄别，符合条件的方可提供网上查询服务。以社会各部门对档案信息的高效利用为目标，加强档案基本功修炼，提高自然资源信息档案的管理能力，提高土地档案的利用率，提升服务观念，科学决策，科学管理，确保档案信息万无一失，严禁失泄密现象的发生，对出现泄密现象的，要严格追究责任人。建立健全现代化档案信息化管理的各种制度的长效机制，形成依法治档，依法管档，依法用档的良好氛围。

（三）创建智慧档案，探索提升档案管理信息化的多种有效利用途径

积极开展馆藏地质材料和土地档案管理档案的信息开发利用工作，提升档案管理部门的信息化水平，充分挖掘馆藏档案资料信息资源作用，发挥使用馆藏档案材料的宝贵价值，打造和维护一流的档案信息共享和服务平台。开展自然资源档案的信息网络平台技术工作，可以利用手机查询，微信公众号和部门办公区域内配置的档案机自助查询等，采用多种渠道为用户开通在线查询所需档案信息。对过去的纸质档案进行信息化、数字化管理，对现在和未来的档案进行电子档案管理，适应新时代的发展，以人为本，使自然资源信息的查询、利用、服务逐渐向窗口延伸，引进新媒体技术、5G 网络技术，最大限度地满足社会各方面对自然资源档案信息的需求，创建自然资源信息智慧档案，用户在线可使用手机APP、微信等各种现代网络，实现让用户足不出户，能在网络软件上办成的事，不跑路或少跑路就能办成事。

（四）加快档案专业管理人才梯队建设，完善考评和奖惩激励机制

开展土地档案管理研究，积极参加省自治区档案局（馆）组织的有关档案工作会议和档案业务管理，提高档案管理人员的思想素质和综合技能，通过培训不断提升档案管理队伍的操作和业务水平。同时，将档案管理信息化建设工作列入单位年度工作目标考核和领导责任目标考核之中，对于工作中业绩表现突出的要给予表彰奖励，对工作中出现失误或差错的要进行责任追究。

虽然档案工作人员从事档案专业工作非常枯燥无味，但是守护好自然资源信息档案材料的安全就是守护好自然资源安全，就是守护好国家和人民的利益，其责任重大，使命光荣。我们要“不忘初心，牢记使命”，提高政治站位，勇立潮头，敢于挑战，奋发有为，牢固树立为党守档，甘于奉献，守得住清贫，发挥兰台人的“工匠”精神和敬业奉献精神，在平凡的岗位上再立新功，建立稳定的档案管理人才队伍。

结语

在新形势下，依法治档，建立长效的档案管理信息化制度，建立数据库动态数据管理，充分挖掘数据库的信息作用，确保在线档案的信息归档的安全和全面。自然资源部门在无纸化办公自动化过程中，要即时完成在线归档和录入档案信息工作，即时形成电子档案，自动形成档案操作日志记录，做好计算机、后台交换机的扩容，增加后台计算机交换机的信息交互储存功能，适应当今社会对自然资源信息档案的需求，搭建好共享信息档案管理平台，对所有自然资源档案进行信息化、数字化改造升级，创新拓宽服务多渠道档案信息化服务模式，为社会提供高效、快捷的信息资源服务。