搭建高校统一收费信息化管理平台之管见

2020-03-03唐君君

经济师 2020年3期

●唐君君

目前高校收费主要分为行政事业收费、服务性收费和其它代收费三类。其中行政事业性收费和服务性收费已成为高校资金来源的重要组成部分。行政事业收费一般包括学生的学费、住宿费等，一般高校针对学生的学费、住宿费的收缴，都会建立相关的收费管理系统，管理都比较规范，且有专门的人员负责。而服务性收费一般按照学院、部门与学校的约定，按照一定比例分成，一部分划归学校所有，而另一部分成为学院部门的教学、科研经费来源。这一部分收入则因为参与部门较多，部门管理人员不够专业，收费项目繁多，形式多样，相对来说，管理更薄弱，混乱，也没有相对专业的收费平台对其进行系统管理，更容易出现问题。

一、高校服务性收费现状

1.各级领导没有高度重视服务性收费管理的重要性，没有形成相应的收费管理制度。高校由于学院部门多，业务繁杂，对外提供不同的服务。而收费作为高校财务的一部分，长期以来，未受到各级领导的高度重视。一般观念认为，项目经费、部门经费的报销等等应该受到高度重视，各项报销制度、规范层出不穷，当发现有哪一方面没有明确规定，而财务报账人员不好操作或者操作范围余地太大时，新的管理规定又纳入了编制撰写的范围；而针对服务性收入规范的问题，鲜有相关规定；或者虽然有相关规定，也流于形式，没有按照规定实施执行，或者根本就没有执行。如果管理不当，服务性收费才是错误、舞弊的重灾区；如果不加强相关服务性收费管理，就会导致高校收入流失，影响高校正常教学、科研的正常运行，严重阻碍高校发展。

2.部门管理人员不专业，缺乏相关内部控制。各学院部门具体管理人员都不具有财务相关知识，基本都是兼职管理相关收费事务，在思想意识上没有给予足够重视，责任感不强，加之工作繁忙，不可能有很多时间来管理和思考相关收费工作；由于不具备财务相关知识，不可能考虑内部控制相关要求，在人员配置上考虑不相容职位相分离，就存在财务内控相关缺陷，容易发生错误，舞弊风险。

3.各收费部门因提供的服务形式多样差别很大。收费部门涉及收费服务项目繁多，有场地使用费、查新费、培训费、技术服务费、版面费、会务费等等，各部门根据自身情况，指派专门人员负责；有些部门为了分清经济责任，更是本着谁经办，谁负责的原则，有若干人员对各自负责的收费进行交费跟进及入账跟进；更有部门让外单位交款人员自行去财务处交费，然后凭发票再到收费部门核查，再提供相关服务……因部门不同，管理方式多种多样，不利于财务部门收费、监管、对账。

4.财务处交款入账流程复杂，繁琐，且不易监管。学生学费系统因为涉及金额比较大，学生人数比较多而受到高度重视，现在各高校对学生收费系统的管理已经比较先进，各种新型交费方式应用广泛；相对于学费收费，一般服务性收费流程，则还在援用传统的收费入账流程，即部门管理人员、交费单位或者个人到财务出纳柜台交现金或者刷POS 机，然后拿着发票记账联到会计柜台做账，收费部门经办人员，定期或者不定期找会计对账。有些学院部门未形成相关对账制度，到底收了多少钱很多部门并不清楚。

5.高校审计部门内审，校外审计不重视收费审计，而关注重点放在相关费用报销上。

二、应对措施

1. 制订适合高校收费的规章制度，规范收费工作，让相关管理人员有章可循，按规定办理相关收费业务。基于收费问题，财务部门可制订相关收费管理办法，规范收费管理流程，规范收费人员收费行为，便于收费工作正常开展。各收费学院部门，可根据单位情况，在财务部门收费管理办法的基础上，制订更加细致的本部门的收费管理规定，让收费管理更加规范，有利于本部门的资金安全完整。

2. 搭建高校收费统一信息化管理平台。基于上述高校服务性收费存在的问题，高校服务性收费需要建立一个涵盖财务处、各收费院部和校内监管部门的收费统一信息化管理平台，该平台能够实现收费信息共享，只要收费院部在收费终端把相关收费信息录入，即触发了一笔待处理收费业务，财务处出纳端口即有一笔待收款业务，当出纳收到该款项后，填入相关发票信息，即生成一项已收款待入账收入，待财务处会计做出会计凭证后，该项收款业务即完成所有交费流程。而在整个收费过程中，相关院部负责人和校内监管部门也能实时跟进收费的相关进程，并能够实时生成统计数据，便于了解相关收入业务的办理情况，了解部门实时收入汇总情况。

3. 对相关收费管理人员进行业务培训，实施收费管理人员定期轮岗制度。财务部门应组织相关学院部门收费管理人员进行业务培训，让他们了解相关财务管理知识和相关收费管理流程，便于相关收费业务的开展；在收费工作人员配置上体现不相容职务相分离的内控制度，设置稽核人员或记账人员，可能使部门收费人员相互监督，互相牵制；规定资金在部门滞留时间，不允许收入在学院部门滞留时间过长，防止舞弊现象发生，杜绝部门未及时足额上缴收入，甚至未交款入账现象发生，避免形成账外账，部门小金库，造成严重违法违规后果。规定相关收费管理人员定期轮岗制度，防止工作人员长期利用职务之便，舞弊，鲸吞学校资产，影响学校正常教学、科研秩序。

4.加强服务性收费费用催缴力度。一部分交费单位要求先开发票，再汇款给收款单位，这就存在较大的未收款风险。高校的一般做法是，经办人员填写借用发票申请表，由部门领导和财务部门领导签字后交由财务出纳人员开具收费发票。部门管理人员一般都是兼职，没有太多的时间精力处理费用催缴事务，而财务部门出纳人员事务繁忙，不可能亲自催缴；这就造成收费催缴工作比较被动滞后，影响学校资金回收。如果能应用高校收费统一平台，单位申请借用发票时就可以将相关发票信息填入系统中，相关领导审批也实行网上审批，简化办事流程，便于财务出纳人员开具发票，而且系统内有收费单位相关信息，财务部门也可以对其进行费用催缴；而单位欠费信息随时可查，有利于部门经办人员及部门领导、财务处领导了解外单位欠费情况，及时催缴。

5.采用新型收费方式，尽量避免现金收费。应用高校收费统一平台提供的微信、支付宝等收费手段，可以实现实时收费，简化收费流程，不需要相关人员到财务处缴纳现金或者刷POS 机，既保证了学校资金的安全完整，又减少了相关管理人员接触现金带来的现金安全及现金滞留问题，更大限度地保证资金安全，防止错误、舞弊的发生。

6.加强服务性收费会计核算。高校收费统一信息化管理平台从收费信息录入系统开始，就发起了一项待收费业务，而只有费用收取完成，财务会计入账后，这笔收费业务才算终结。既避免了收入过程持续时间过长，又避免了收入没有及时入账的风险，简化了收入项目收款部门与财务会计对账的时间和精力，提高了收费管理的执行力度，提高收费过程的透明度，提高收费效率效果，避免相关管理人员存在的违规操作及单位部门建立违规小金库的风险，保证高校资金回笼和资金安全。

7.加大监管、审计力度。基于高校收费统一管理平台的建立使用，更加便于高校内部监管审计部门监管，对相关部门开展收入专项审计，在外部审计的基础上将收入纳入审计范围，促进高校收入及时足额收取，是势在必行的。