依托PDM系统编制“傻瓜式”模板提高技术文件标准化审查通过率

庄蓓蓓 王寸 葛文谦 豆华哲

（北京航天时代光电科技有限公司，北京，100094）

1 概述

技术文件标准化审查（简称“标审”）是由专业的标准化人员，依据有关标准、规范、文件的标准化要求，对涉及型号各类新产品、新技术、新工艺等相关文件进行的审查[1]。标审是型号标准化的一项基础性工作，是监督标准实施的一种重要手段，技术文件必须按有关规定进行标审，标审通过后才能生效[2]。

对图样及技术文件的标审，主要具有以下作用：①使标准首先在图样及技术文件中得到采用，为标准的进一步实施打下基础；②保证图样及设计文件的完整性、成套性和统一性；③保证最大限度地选用标准件和通用件，减少零、部组件以及结构要素、原材料品种规格，使设计具有较高的继承性；④了解标准本身存在的问题，为修订标准积累资料。

专业的标审人员，需全面审查技术文件贯彻标准化大纲、标准选用范围、元器件选用目录等标准化文件及有关规章制度的符合性[3]。协助设计者尽可能地减少原材料、元器件和其他成品件的型号、品种和规格，最大限度地选用标准件和通用件。同时审查技术文件编写用语等的规范性、协调性、统一性，并对技术文件的完整（成套）性和签署的完整性、正确性进行监督检查。

公司一直十分重视技术文件的标审工作，通过对专职标审人员开展上岗培训和日常考核，采用相关专业专家对重点文件会签把关，开展多平台、多种形式标准宣贯，对型号研制生产全过程标准实施监督考核，规范设计、工艺、研试文件模板并依托信息化系统及时梳理流程。技术文件标审通过率逐年上升，2019 年与2012 年相比提高1 倍，如图1 所示。

图1 公司2012 年～2019 年技术文件标审通过率

但是，在逐月统计汇总分析技术文件标审情况的过程中，我们渐渐感到想要进一步提高标审通过率，依靠传统手段已经越来越困难，迫切需要采取新的更有效手段。

随着信息化建设的深入开展，公司使用产品数据管理（PDM）系统进行产品全生命周期的信息管理，PDM 系统提供了所有与产品相关的信息（包括电子文档数字化文件等）和所有与产品相关的过程（包括工作流程和更改流程）的管理。由此技术文件的编制审批签署告别纸质流转，全部实现在PDM 系统中完成归档。文件编写人在线选择提前内置在系统内的标准模板，编制具体内容后按所需签署流程开始审批，标审工作也相应需要全部在线完成。技术文件电子化的过程既是机遇又是挑战，对文件标审提出了新的要求，而必须选择系统内含有签署书签的规范性模板才可以顺利完成签署归档这一特点，也为进一步提升文件标审通过率带来了新的可能。

2 现状分析

利用PDM 系统流程审批节点统计汇总功能，对2019 年6 月～9 月各型号提交标审的技术文件进行分析汇总，文件标审通过情况见表1。

表1 6 月～9 月各型号技术文件标审通过率

经进一步分析发现，设计文件更改单、偏离单、工艺文件更改单、工艺通知单、研试文件更改单等三单类文件，通过率明显低于其他技术文件标审通过率。以文件标审通过率最高的7 月为例，共标审文件225 份，标审节点共退回28 份，其中三单类文件退回15 份，被退回的数量占全部标审退回文件的50%以上。详情如图2 所示。

图2 2019 年7 月标审节点退回文件情况

对每一份退回的三单类文件进行进一步分析，归纳主要退回原因有：①对审批流程不熟悉，选错审批人；②页码、密级、产品代号等没填写；③更改原因、制品处理意见等未使用标准术语；④更改标记使用不当等。

其中，除审批人选错外都是由于标准学习和执行不到位造成的。因此可从提高三单类文件标审通过率入手，探索进一步提升型号技术文件标审通过率的有效方法。

3 解决办法

3.1 考核式全员标准培训

为加深文件编制人对标准文本及文件标审内容的理解，减少文件编制过程中的反复，首先采用常规性做法，即对相关人员开展全员标准宣贯培训。文件编制标准宣贯涉及人员范围广，很难通过一两次集中会议培训取得较好的效果，因此采用自学与强制性考核相结合的方式。即第一阶段培训采用自学形式，为期两周，标准文本可在系统中随时查询，另外标准化人员还提供了 《设计文件更改单、偏离单填写方法》、QJ 1714 《系列标准培训教材》等参考性文件电子版，帮助理解标准内容。

标准化人员编制了6 套试卷，均由填空、选择、判断和填表4 类题目组成，题目全部包含在标准文本内容之中。每场考试使用3 套考题，试卷随机发放。在接下来的1 个月中，共分5 场对相关人员进行集中闭卷考试，之后又对因出差等原因未能按时参加集中考试的几位同志单独补考，保证了100%参与率。经标准化人员统一判卷，全部人员考核成绩均在60 分以上，平均分83.9 分，起到了规范文件编制的作用。

3.2 固化“傻瓜式”模板

3.2.1 改善思路

开展强制性标准培训虽然能够促进员工学习和理解标准，但实施效果主要取决于员工主观能动性，同时与工作经验有关。若想从根本上解决标准实施问题，规范文件编制，减少不符合标准造成的反复，就要做到“不给犯错的机会”，设计“想错都不会错”的“傻瓜式”流程和模板。出于这种考虑，标准化管理人员采用头脑风暴，最终筛选出通用标准要求植入PDM 系统、嵌入模板的优选方案，让编制人在发起审批流程前就将可能出现的问题轻松过滤掉。

3.2.2 具体实施

对三单类文件进行标审时，主要依据表2 所列标准，提炼共性要求。

表2 三单类文件标审主要依据标准

以工艺更改单模板为例，模板中共有17 处必填项，如图3 所示，原有模板中全部为空白内容，需由编制人自行填写，即使漏填内容也只能靠后续流程节点审批人员发现并打回。系统并无自动提醒功能，经常发生填写不完整或术语使用不准确的情况，造成文件多次反复，严重影响归档效率。

图3 原有工艺文件更改单模板示例

标准化人员严格依照标准要求，对模板中全部必填内容逐一编号，编制详细的模板填写说明，为PDM 嵌套要求提供输入信息。首先将必填项用阿拉伯数字分别标出，然后按照序号，根据QJ 903和公司相关要求利用WORD 自带开发工具菜单，列出每项填充方式、填写内容、注释内容，尽量减少需要手动填写的部分。文件密级、产品代号等固定项目，可由PDM 系统自动映射，而只剩下“更改前”“更改后”的栏目需自行填写，同时还给出了填写内容示例及半固化语句，降低错误可能，改善后的模板示例如图4 所示。

图4 改善后工艺文件更改单模板示例

按照模板填写说明，与信息化人员及PDM系统软件编制人员充分讨论需求及实现途径后，经过修改，将自动映射的必填项目嵌入了PDM创建流程。文件创建时，将所有必填项按照格式要求填写完整，点击“下一步”。全部创建完成后，填写过的内容会按照预先设定的路线一一对应的映射到WORD 模板内。将更改（偏离）内容按示例格式输入三单指定位置后，可照常选择相应流程开始文件审批归档。

图5 “傻瓜式”模板PDM 系统实现示例

4 实施效果

经过两个多月的建设，改善后的模板自2019 年底正式在PDM 系统上线，实现示例如图5 所示。实施后第一时间对全员开展“PDM 系统三单文件创建流程及注意事项”宣贯。新模板运行以来，效果理想。对2019 年12 月至2020 年2 月各型号提交标审的技术文件进行分析汇总，标审通过情况见表3。

表3 2019 年12 月～2020 年2 月各型号技术文件标审通过率

与之前相比，三单类文件标审通过率从76.1%显著上升到90.4%，提高了14.3%。由此可见，通过100%覆盖的考核式标准宣贯和提供“傻瓜式”模板的改进措施，可有效提高三单类文件通过率，降低重复工作量，减少一般性错误，节约工时。

5 总结

依据QJ 903/QJ 1167/QJ 1714 标准的相关要求，优化PDM 系统中现有的三单模板，将模板的标准化要求锁定，将易错项做成填空和下拉选项，减少编制人员自由填写的内容，绝大多数项目由系统自动映射完成，基本上做到只有更改（偏离）内容这一项需要根据实际情况编写，大大减少了由于对标准掌握不到位而带来的文件编制不确定性。配合定期举行的强制性标准宣贯，可达到提高三单类文件标审通过率的目标，经过实践检验，措施有效。

在接下来的型号文件标审工作中，除发生问题一对一指导解答外，还将依托PDM 系统坚持定期汇总技术文件标审节点不通过情况，分析深层次原因，适当范围公示及开展针对性宣贯。另外，重点将在广泛调研的基础上，根据一线员工实际需求，在设计文件、研试文件和工艺文件中选择一定数量的模板，推广三单类文件模板PDM 实施经验，修订完善现有模板，优化流程，制定规范性作业指导书固化经验，进一步提升公司型号技术文件标审通过率。